仕事でAIを使う：会議、数字、報告書、そして作業の丸ごと

やり方

1. 1会議の冒頭で、録音していることとその理由を伝えましょう。録音のルールは国によって異なります。
2. 2このページのプロンプトを、議事録ツールのテンプレートとして保存します。GranolaのRecipesや、FirefliesのAI Skillsなら、すべての会議で実行できます。
3. 3結果を送る前に担当者を修正し、提案されただけのものは削除します。
4. 4数週間後には、ツールのチャットで会議をまたいで質問します。たとえば「9月に価格について何を決めた？」のように。

組み込み機能

• Granola · Recipes
• Fireflies.ai · AI Skills
• Otter.ai · Otter AI Chat

コピーできるプロンプト

この会議の文字起こしから、次の一覧を作ってください：
1. 決定事項：何が決まったか、誰が決めたか、そのタイムスタンプ。
2. タスク：担当者、会議で言われた期限（なければ「言及なし」）、担当者が引き受けた箇所のタイムスタンプ。
3. 誰も答えなかった未解決の質問。
提案されただけのものは除いてください。決まったかどうか確信が持てないものは、未解決の質問に入れてください。

失敗しやすい点

• 発言が重なると、文字起こしは話者を取り違えます。タイムスタンプがあれば、本当に誰が同意したかを確認できます。
• AIは「〜できるかも」を「〜します」に変えてしまいます。決定事項はどれも、誰かが実際に同意したものであるべきです。

やり方

1. 1Google CalendarをGranolaに接続します。外部との会議については、前日の夜のうちにブリーフを用意してくれます（BusinessプランとEnterpriseプランの場合）。
2. 2その会議のメモを開きます。ブリーフはチャットパネルの一番上にあります。最近のメールも含めたいなら、Gmailを接続します。
3. 3参加する前に、この会議で必要なことを1つか2つメモに書いておきます。
4. 4ブリーフがない場合は、議事録ツールのチャットで、同じ相手との過去の会議を対象にこのページのプロンプトを使います。

組み込み機能

• Granola · Pre-meeting briefs
• Granola · Granola Chat

コピーできるプロンプト

[名前または会社名]との過去の会議とメモから：何に合意したか、私は何を約束したか、何が未解決か、相手が最も重視していたことは何か。
各項目について、その会議と日付を示してください。推測せず「見つかりません」と答えてください。

失敗しやすい点

• ブリーフにわかるのは記録されたことだけです。前回の会話が誰もメモを取らなかった電話なら、その内容は抜けています。
• ブリーフが繰り返すのは話された内容であって、それが今も正しいかどうかではありません。価格や日付は、伝える前に確認しましょう。

やり方

1. 1分析の前に、データを説明してもらいます。行、列、空のセル、重複、おかしな値です。
2. 2見つかった問題を直してから質問します。ExcelではCopilotがシートの中で直接動きます。それ以外では、各数字の裏にある数式やコードを求めましょう。
3. 3重要な数字を1つ、自分で計算し直します。たとえばフィルターを使った合計です。
4. 4グラフは、そのグラフが示す数字の表と一緒に求めます。

組み込み機能

• Microsoft Copilot · Copilot in Word, Excel, PowerPoint and Outlook

コピーできるプロンプト

分析の前に、このデータを説明してください：行数、各列とそのデータ型、空のセル、重複した行、間違っていそうな値。
そのうえで答えてください：[質問]。
報告するすべての数字について、それを出した数式またはコードを示してください。数字に前提が必要な場合は、その前提を明記してください。

失敗しやすい点

• 重複や空白の行は、誰にも気づかれないまま合計を変えてしまいます。だからデータの説明を最初に行います。
• 平均は外れ値を隠します。中央値と、最大値・最小値も求めましょう。

やり方

1. 1GeminiのDeep ResearchかMicrosoft CopilotのResearcherを起動し、テーマだけでなく、そのブリーフで何を決めるのかを伝えます。
2. 2Geminiが提案するリサーチ計画を読むか、Researcherの追加の質問に答え、採用する情報源を指定します。たとえば規制当局、公的統計、企業の開示資料です。
3. 3レポートができたら、決定の拠り所になる3つの主張を書き出し、その情報源を自分で開きます。
4. 41ページに削ります。推奨、証拠、そして考えを変える条件です。

組み込み機能

• Gemini · Deep Research
• Microsoft Copilot · Researcher

コピーできるプロンプト

[対象者]向けに、[期日]までに[決めること]を決めるためのブリーフが必要です。
公式の一次情報源を優先してください：規制当局、公的統計、企業の開示資料。ベンダーの宣伝は証拠ではなく主張として扱ってください。
構成：推奨、推奨の拠り所になる3つの事実（それぞれ出典と日付付き）、主な反論、推奨を変える条件。

失敗しやすい点

• 独立しているように見える情報源が、実は1つの元情報を写していることはよくあります。重要な主張は、出どころまでたどりましょう。
• 3年前の市場データは今年のものではありません。すべての数字の日付を確認しましょう。

やり方

1. 1すでに料金を払っているツールのエージェントモードを使います。ChatGPTのWork、ClaudeのCowork、Microsoft CopilotのCoworkです。
2. 2このページのプロンプトで指示を書き、使うべきファイルを添付します。
3. 3進み具合を見守ります。ChatGPT WorkとCopilot Coworkは、重要な操作の前に承認を求めます。承認する前に、何をしようとしているのかを読みましょう。
4. 4結果は同僚の最初の下書きと同じように確認します。事実、数字、そしてエージェントが前提にしたことです。

組み込み機能

• ChatGPT · ChatGPT Work
• Claude · Claude Cowork
• Microsoft Copilot · Cowork

コピーできるプロンプト

タスク：[納品物]、[対象者]向け、[期限]まで。
使うファイル：[リスト]。それ以外のものは、出どころを私に伝える場合を除き使わないでください。
形式：[n枚のスライド資料／次の列を持つスプレッドシート／2ページの報告書]。
何も送信、削除、共有しないでください。
始める前に、計画を5つのステップで示し、何を前提にするかを教えてください。

失敗しやすい点

• 指示を読み違えたエージェントは、間違った作業を大量に素早くこなします。それに気づけるのは計画の段階です。
• エージェントはあなたの権限で動きます。最初は送信や削除をするタスクではなく、ファイルを読んで作成するタスクから始めましょう。

やり方

1. 11つの仕事の領域ごとに、ClaudeのProjectか、Microsoft Copilotのノートブックを作ります。たとえば1つのクライアントや1つの報告書ごとです。
2. 2常に知っておいてほしいものを追加します。テンプレート、スタイルガイド、気に入った完成例を2〜3点です。
3. 3このページのプロンプトで、常時適用する指示を書きます。
4. 4ファイルが変わったら差し替えましょう。ワークスペースに古いテンプレートがあると、古い成果物ができあがります。

組み込み機能

• Claude · Projects
• Microsoft Copilot · Copilot Notebooks

コピーできるプロンプト

このワークスペースで常に従う指示：
私は[業種]の[役職]です。読み手はたいてい[対象者]です。
このワークスペースの例のように書いてください：[長さ、口調、形式]。
[文書の種類]には必ず私たちのテンプレートを使ってください。
依頼がこれらのファイルと矛盾する場合は、推測せずにそう伝えてください。
依頼がはっきりしない場合は、隙間を埋めずに私に1つ質問してください。

失敗しやすい点

• 会社のファイルを個人アカウントに入れると、会社の規則に違反することがあります。会社が認めているアカウントを使いましょう。
• 例はそっくりまねされます。繰り返されてもかまわない例だけを追加しましょう。