IA no trabalho: reuniões, números, relatórios e tarefas inteiras

Como fazer

1. 1Avise no começo que a reunião está sendo gravada e por quê; as regras de gravação variam de país para país.
2. 2Salve o prompt desta página como modelo na sua ferramenta de notas: Recipes no Granola ou AI Skills no Fireflies, que podem rodar em todas as reuniões.
3. 3Antes de enviar o resultado, corrija os responsáveis e remova tudo o que foi apenas sugerido.
4. 4Semanas depois, faça perguntas sobre várias reuniões no chat da ferramenta, por exemplo “o que decidimos sobre preços em setembro?”

Recurso nativo

• Granola · Recipes
• Fireflies.ai · AI Skills
• Otter.ai · Otter AI Chat

Prompt para copiar

A partir desta transcrição da reunião, liste:
1. Decisões: o que foi decidido, quem decidiu e a marcação de tempo.
2. Tarefas: responsável, prazo como dito na reunião (“não dito” se faltar) e a marcação de tempo em que o responsável concordou.
3. Questões em aberto que ninguém respondeu.
Deixe de fora tudo o que foi apenas sugerido. Se não tiver certeza de que algo foi decidido, coloque em questões em aberto.

Onde dá errado

• As transcrições erram quem está falando quando as pessoas falam ao mesmo tempo. A marcação de tempo permite conferir quem realmente concordou.
• A IA transforma “poderíamos” em “vamos”. Toda decisão deve ser algo com que alguém de fato concordou.

Como fazer

1. 1Conecte o Google Calendar ao Granola. Para reuniões externas, ele prepara um briefing durante a noite (nos planos Business e Enterprise).
2. 2Abra a nota da reunião: o briefing fica no topo do painel de chat. Conecte o Gmail se quiser incluir também os e-mails recentes.
3. 3Antes de entrar, escreva na nota as uma ou duas coisas que você precisa tirar desta reunião.
4. 4Sem briefings, use o prompt desta página no chat da sua ferramenta de notas, sobre suas reuniões anteriores com as mesmas pessoas.

Recurso nativo

• Granola · Pre-meeting briefs
• Granola · Granola Chat

Prompt para copiar

A partir das minhas reuniões e notas anteriores com [nomes ou empresa]: o que combinamos, o que eu prometi, o que ainda está em aberto e com o que eles mais se importavam?
Indique a reunião e a data de cada ponto. Diga “não encontrado” em vez de adivinhar.

Onde dá errado

• Um briefing só sabe o que foi registrado. Se a última conversa foi um telefonema que ninguém anotou, ela não aparece.
• Ele repete o que foi dito, não se isso ainda é verdade. Confira preços e datas antes de citá-los.

Como fazer

1. 1Peça que a IA descreva os dados antes de qualquer análise: linhas, colunas, células vazias, duplicatas e valores estranhos.
2. 2Corrija o que ela encontrou e então faça sua pergunta. No Excel, o Copilot trabalha na própria planilha; em outros lugares, peça a fórmula ou o código por trás de cada número.
3. 3Recalcule você mesmo um número-chave, por exemplo um total com filtro.
4. 4Peça qualquer gráfico junto com a tabela de números que ele mostra.

Recurso nativo

• Microsoft Copilot · Copilot in Word, Excel, PowerPoint and Outlook

Prompt para copiar

Antes de qualquer análise, descreva estes dados: número de linhas, cada coluna e seu tipo, células vazias, linhas duplicadas e valores que parecem errados.
Depois responda: [pergunta].
Para cada número que você informar, mostre a fórmula ou o código que o gerou. Se um número depender de uma suposição, diga qual.

Onde dá errado

• Duplicatas e linhas em branco mudam os totais sem ninguém perceber. Por isso a descrição vem primeiro.
• Médias escondem valores atípicos. Peça também a mediana e os valores maior e menor.

Como fazer

1. 1Inicie o Deep Research no Gemini ou o Researcher no Microsoft Copilot e informe a decisão para a qual o relatório serve, não só o tema.
2. 2Leia o plano de pesquisa que o Gemini propõe, ou responda às perguntas de acompanhamento do Researcher, e indique as fontes que valem, como órgãos reguladores, estatísticas oficiais e relatórios oficiais das empresas.
3. 3Quando o relatório estiver pronto, liste as três afirmações de que sua decisão depende e abra você mesmo as fontes delas.
4. 4Reduza para uma página: a recomendação, as evidências e o que faria você mudar de ideia.

Recurso nativo

• Gemini · Deep Research
• Microsoft Copilot · Researcher

Prompt para copiar

Preciso de um relatório para decidir [decisão] até [data], para [público].
Prefira fontes oficiais e primárias: órgãos reguladores, estatísticas oficiais, relatórios oficiais das empresas. Trate o marketing de fornecedores como afirmação, não como evidência.
Estrutura: recomendação; os 3 fatos de que ela depende, cada um com fonte e data; o principal contra-argumento; o que mudaria a recomendação.

Onde dá errado

• Fontes que parecem independentes muitas vezes copiam um mesmo original. Rastreie suas afirmações principais até a origem.
• Um dado de mercado de três anos atrás não é o deste ano. Confira a data de cada número.

Como fazer

1. 1Use o modo agente de uma ferramenta que você já paga: Work no ChatGPT, Cowork no Claude ou Cowork no Microsoft Copilot.
2. 2Escreva as instruções com o prompt desta página e anexe os arquivos que ele deve usar.
3. 3Acompanhe o progresso. O ChatGPT Work e o Copilot Cowork pedem que você aprove ações importantes; leia o que ele está prestes a fazer antes de dizer sim.
4. 4Confira o resultado como o primeiro rascunho de um colega: fatos, números e tudo o que ele supôs.

Recurso nativo

• ChatGPT · ChatGPT Work
• Claude · Claude Cowork
• Microsoft Copilot · Cowork

Prompt para copiar

Tarefa: [o que entregar], para [público], até [quando].
Use estes arquivos: [lista]. Não use mais nada, a menos que me diga de onde vem.
Formato: [apresentação de n slides / planilha com estas colunas / relatório de 2 páginas].
Não envie, apague nem compartilhe nada.
Antes de começar, me diga seu plano em 5 passos e o que você vai supor.

Onde dá errado

• Um agente que entende mal as instruções faz muito trabalho errado rapidamente. É no plano que você percebe isso.
• Ele age com os seus acessos. Comece com tarefas que leem e criam arquivos, não com as que enviam ou apagam.

Como fazer

1. 1Crie um Project no Claude, ou um notebook no Microsoft Copilot, para uma área de trabalho, como um cliente ou um relatório.
2. 2Adicione o que ele deve sempre saber: modelos, o guia de estilo e dois ou três exemplos de trabalhos prontos de que você gostou.
3. 3Escreva as instruções permanentes com o prompt desta página.
4. 4Substitua os arquivos quando eles mudarem; um modelo antigo no espaço de trabalho produz trabalho desatualizado.

Recurso nativo

• Claude · Projects
• Microsoft Copilot · Copilot Notebooks

Prompt para copiar

Instruções permanentes para este espaço de trabalho:
Sou [função] em [tipo de empresa]. O público normalmente é [público].
Escreva como os exemplos deste espaço de trabalho: [tamanho, tom, formato].
Use sempre nosso modelo para [tipo de documento].
Se um pedido entrar em conflito com estes arquivos, diga isso em vez de adivinhar.
Se um pedido não estiver claro, me faça uma pergunta em vez de preencher a lacuna.

Onde dá errado

• Arquivos da empresa em uma conta pessoal podem violar as regras da sua empresa. Use a conta aprovada pela empresa.
• Os exemplos são copiados de perto. Só adicione exemplos que você gostaria de ver repetidos.