AI trong công việc: cuộc họp, số liệu, báo cáo và giao trọn việc

Cách làm

1. 1Nói ngay từ đầu rằng cuộc họp được ghi âm và vì sao; quy định về ghi âm khác nhau giữa các quốc gia.
2. 2Lưu prompt trên trang này thành một mẫu trong công cụ ghi chú của bạn: Recipes trong Granola, hoặc AI Skills trong Fireflies, có thể chạy cho mọi cuộc họp.
3. 3Trước khi gửi kết quả, hãy sửa lại người phụ trách và xóa những gì chỉ mới là đề xuất.
4. 4Vài tuần sau, hãy hỏi trên nhiều cuộc họp trong khung trò chuyện của công cụ, ví dụ “chúng ta đã quyết định gì về giá vào tháng Chín?”

Tích hợp sẵn

• Granola · Recipes
• Fireflies.ai · AI Skills
• Otter.ai · Otter AI Chat

Prompt để sao chép

Từ bản ghi cuộc họp này, hãy liệt kê:
1. Quyết định: quyết định gì, ai quyết định, và mốc thời gian.
2. Nhiệm vụ: người phụ trách, hạn chót như đã nói trong cuộc họp (ghi “chưa nói” nếu không có), và mốc thời gian lúc người phụ trách đồng ý.
3. Câu hỏi còn bỏ ngỏ mà chưa ai trả lời.
Bỏ qua những gì chỉ mới là đề xuất. Nếu bạn không chắc điều gì đó đã được quyết định, hãy đưa nó vào mục câu hỏi còn bỏ ngỏ.

Chỗ dễ sai

• Bản ghi hay nhầm người nói khi mọi người nói chen nhau. Mốc thời gian giúp bạn kiểm tra ai thực sự đã đồng ý.
• AI biến “chúng ta có thể” thành “chúng ta sẽ”. Mỗi quyết định phải là điều có người thực sự đã đồng ý.

Cách làm

1. 1Kết nối Google Calendar với Granola. Với các cuộc họp có người ngoài công ty, Granola chuẩn bị bản tóm lược qua đêm (trên các gói Business và Enterprise).
2. 2Mở ghi chú của cuộc họp: bản tóm lược nằm ở đầu khung trò chuyện. Kết nối Gmail nếu bạn muốn có cả các email gần đây trong đó.
3. 3Viết một hai điều bạn cần đạt được từ cuộc họp này vào ghi chú trước khi vào họp.
4. 4Nếu không có bản tóm lược, hãy hỏi khung trò chuyện của công cụ ghi chú bằng prompt trên trang này, trên các cuộc họp trước với cùng những người đó.

Tích hợp sẵn

• Granola · Pre-meeting briefs
• Granola · Granola Chat

Prompt để sao chép

Từ các cuộc họp và ghi chú trước đây của tôi với [tên người hoặc công ty]: chúng tôi đã thống nhất gì, tôi đã hứa gì, điều gì còn bỏ ngỏ, và họ quan tâm nhất đến điều gì?
Ghi cuộc họp và ngày cho từng ý. Hãy ghi “không tìm thấy” thay vì đoán.

Chỗ dễ sai

• Bản tóm lược chỉ biết những gì đã được ghi lại. Nếu lần trao đổi gần nhất là một cuộc điện thoại không ai ghi chép, nó sẽ không có trong đó.
• Nó nhắc lại những gì đã nói, không cho biết điều đó còn đúng không. Hãy kiểm tra giá và ngày trước khi nhắc lại với khách hàng.

Cách làm

1. 1Yêu cầu nó mô tả dữ liệu trước mọi phân tích: số dòng, các cột, ô trống, dòng trùng lặp và giá trị bất thường.
2. 2Sửa những gì nó tìm thấy, rồi đặt câu hỏi của bạn. Trong Excel, Copilot làm việc ngay trong bảng tính; ở nơi khác, hãy yêu cầu công thức hoặc code đằng sau mỗi con số.
3. 3Tự tính lại một con số quan trọng, ví dụ một tổng bằng bộ lọc.
4. 4Khi yêu cầu biểu đồ, hãy yêu cầu kèm bảng số liệu mà biểu đồ thể hiện.

Tích hợp sẵn

• Microsoft Copilot · Copilot in Word, Excel, PowerPoint and Outlook

Prompt để sao chép

Trước mọi phân tích, hãy mô tả dữ liệu này: số dòng, từng cột và kiểu dữ liệu của cột, ô trống, dòng trùng lặp và các giá trị trông có vẻ sai.
Sau đó trả lời: [câu hỏi].
Với mọi con số bạn đưa ra, hãy cho xem công thức hoặc code đã tạo ra nó. Nếu một con số cần đến giả định, hãy nêu giả định đó.

Chỗ dễ sai

• Dòng trùng lặp và dòng trống làm thay đổi tổng mà không ai để ý. Vì vậy phần mô tả phải đi trước.
• Giá trị trung bình che giấu các giá trị ngoại lai. Hãy yêu cầu cả trung vị cùng giá trị lớn nhất và nhỏ nhất.

Cách làm

1. 1Bắt đầu Deep Research trong Gemini, hoặc Researcher trong Microsoft Copilot, và cho nó biết bản tóm lược phục vụ quyết định gì, không chỉ chủ đề.
2. 2Đọc kế hoạch nghiên cứu mà Gemini đề xuất, hoặc trả lời các câu hỏi làm rõ của Researcher, và nêu tên các nguồn được tính, chẳng hạn cơ quan quản lý, số liệu thống kê chính thức và hồ sơ công bố của doanh nghiệp.
3. 3Khi báo cáo xong, hãy liệt kê ba khẳng định mà quyết định của bạn phụ thuộc vào và tự mở nguồn của chúng.
4. 4Rút gọn còn một trang: khuyến nghị, bằng chứng, và điều gì sẽ khiến bạn đổi ý.

Tích hợp sẵn

• Gemini · Deep Research
• Microsoft Copilot · Researcher

Prompt để sao chép

Tôi cần một bản tóm lược để quyết định [quyết định] trước [ngày], dành cho [đối tượng].
Ưu tiên nguồn chính thức và nguồn gốc: cơ quan quản lý, số liệu thống kê chính thức, hồ sơ công bố của doanh nghiệp. Coi nội dung tiếp thị của nhà cung cấp là khẳng định, không phải bằng chứng.
Cấu trúc: khuyến nghị; 3 dữ kiện mà khuyến nghị dựa vào, mỗi dữ kiện kèm nguồn và ngày; phản biện chính; điều gì sẽ làm thay đổi khuyến nghị.

Chỗ dễ sai

• Những nguồn trông có vẻ độc lập thường chép lại từ cùng một bản gốc. Hãy truy các khẳng định quan trọng về tận nơi chúng xuất phát.
• Số liệu thị trường từ ba năm trước không phải số liệu năm nay. Hãy kiểm tra ngày của mọi con số.

Cách làm

1. 1Dùng chế độ agent của một công cụ bạn đã trả tiền: Work trong ChatGPT, Cowork trong Claude, hoặc Cowork trong Microsoft Copilot.
2. 2Viết yêu cầu bằng prompt trên trang này và đính kèm các tệp nó cần dùng.
3. 3Theo dõi tiến độ. ChatGPT Work và Copilot Cowork yêu cầu bạn phê duyệt các thao tác quan trọng; hãy đọc nó sắp làm gì trước khi đồng ý.
4. 4Kiểm tra kết quả như bản nháp đầu tiên của một đồng nghiệp: dữ kiện, con số, và mọi điều nó đã tự giả định.

Tích hợp sẵn

• ChatGPT · ChatGPT Work
• Claude · Claude Cowork
• Microsoft Copilot · Cowork

Prompt để sao chép

Nhiệm vụ: [cần giao gì], cho [đối tượng], trước [khi nào].
Dùng các tệp này: [danh sách]. Không dùng gì khác trừ khi bạn cho tôi biết nó lấy từ đâu.
Định dạng: [bộ n slide / bảng tính với các cột này / báo cáo 2 trang].
Không gửi, xóa hay chia sẻ bất cứ thứ gì.
Trước khi bắt đầu, hãy cho tôi biết kế hoạch của bạn trong 5 bước và những gì bạn sẽ giả định.

Chỗ dễ sai

• Một agent hiểu sai yêu cầu sẽ làm rất nhiều việc sai trong thời gian ngắn. Kế hoạch của nó là chỗ bạn phát hiện ra điều đó.
• Nó hành động bằng quyền truy cập của bạn. Hãy bắt đầu với những việc đọc và tạo tệp, không phải những việc gửi đi hay xóa.

Cách làm

1. 1Tạo một Project trong Claude, hoặc một notebook trong Microsoft Copilot, cho một mảng công việc, chẳng hạn một khách hàng hoặc một báo cáo.
2. 2Thêm những gì nó luôn cần biết: các mẫu, hướng dẫn văn phong, và hai hoặc ba ví dụ về sản phẩm hoàn chỉnh mà bạn thích.
3. 3Viết hướng dẫn cố định bằng prompt trên trang này.
4. 4Thay tệp khi chúng thay đổi; một mẫu cũ trong không gian làm việc sẽ cho ra sản phẩm cũ.

Tích hợp sẵn

• Claude · Projects
• Microsoft Copilot · Copilot Notebooks

Prompt để sao chép

Hướng dẫn cố định cho không gian làm việc này:
Tôi là [vai trò] tại [loại công ty]. Người đọc thường là [đối tượng].
Hãy viết giống các ví dụ trong không gian làm việc này: [độ dài, giọng văn, định dạng].
Luôn dùng mẫu của chúng tôi cho [loại tài liệu].
Nếu một yêu cầu mâu thuẫn với các tệp này, hãy nói rõ thay vì đoán.
Nếu một yêu cầu chưa rõ, hãy hỏi tôi một câu thay vì tự lấp chỗ trống.

Chỗ dễ sai

• Tệp của công ty trong tài khoản cá nhân có thể vi phạm quy định của công ty bạn. Hãy dùng tài khoản mà công ty bạn phê duyệt.
• Ví dụ sẽ bị bắt chước rất sát. Chỉ thêm những ví dụ mà bạn sẵn lòng thấy được lặp lại.