KI im Job: Meetings, Zahlen, Berichte und ganze Aufgaben

So geht's

1. 1Sag zu Beginn, dass das Meeting aufgezeichnet wird und warum; die Regeln für Aufzeichnungen unterscheiden sich je nach Land.
2. 2Speichere den Prompt auf dieser Seite als Vorlage in deinem Notiz-Tool: Recipes in Granola oder AI Skills in Fireflies, die bei jedem Meeting laufen können.
3. 3Korrigiere vor dem Versenden die Verantwortlichen und entferne alles, was nur vorgeschlagen wurde.
4. 4Frag Wochen später im Chat des Tools über mehrere Meetings hinweg, zum Beispiel „Was haben wir im September zu den Preisen entschieden?“

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• Granola · Recipes
• Fireflies.ai · AI Skills
• Otter.ai · Otter AI Chat

Prompt zum Kopieren

Liste aus diesem Meeting-Transkript auf:
1. Entscheidungen: was entschieden wurde, wer entschieden hat und der Zeitstempel.
2. Aufgaben: verantwortliche Person, Frist wie im Meeting genannt („nicht genannt“, falls keine) und der Zeitstempel, an dem die verantwortliche Person zugestimmt hat.
3. Offene Fragen, die niemand beantwortet hat.
Lass alles weg, was nur vorgeschlagen wurde. Wenn du nicht sicher bist, ob etwas entschieden wurde, setz es unter offene Fragen.

Wo es schiefgeht

• Transkripte ordnen Sprecher falsch zu, wenn Leute durcheinanderreden. Mit dem Zeitstempel kannst du prüfen, wer wirklich zugestimmt hat.
• KI macht aus „wir könnten“ ein „wir werden“. Jede Entscheidung sollte etwas sein, dem jemand tatsächlich zugestimmt hat.

So geht's

1. 1Verbinde Google Calendar mit Granola. Für externe Meetings bereitet es über Nacht ein Briefing vor (in den Tarifen Business und Enterprise).
2. 2Öffne die Notiz zum Meeting: Das Briefing steht oben im Chat-Bereich. Verbinde Gmail, wenn auch aktuelle E-Mails darin auftauchen sollen.
3. 3Schreib die ein, zwei Dinge, die du aus diesem Meeting brauchst, in die Notiz, bevor du beitrittst.
4. 4Ohne Briefings: Stell den Prompt auf dieser Seite im Chat deines Notiz-Tools, bezogen auf deine früheren Meetings mit denselben Personen.

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• Granola · Pre-meeting briefs
• Granola · Granola Chat

Prompt zum Kopieren

Aus meinen früheren Meetings und Notizen mit [Namen oder Firma]: Was haben wir vereinbart, was habe ich versprochen, was ist noch offen, und was war ihnen am wichtigsten?
Nenne zu jedem Punkt das Meeting und das Datum. Schreib „nicht gefunden“, statt zu raten.

Wo es schiefgeht

• Ein Briefing kennt nur, was aufgezeichnet wurde. War das letzte Gespräch ein Telefonat, das niemand notiert hat, fehlt es.
• Das Briefing gibt wieder, was gesagt wurde, nicht ob es noch stimmt. Prüfe Preise und Termine, bevor du sie nennst.

So geht's

1. 1Lass die KI vor jeder Analyse die Daten beschreiben: Zeilen, Spalten, leere Zellen, Duplikate und auffällige Werte.
2. 2Korrigiere, was sie gefunden hat, und stell dann deine Frage. In Excel arbeitet Copilot direkt in der Tabelle; anderswo frag nach der Formel oder dem Code hinter jeder Zahl.
3. 3Rechne eine wichtige Zahl selbst nach, zum Beispiel eine Summe mit einem Filter.
4. 4Lass dir jedes Diagramm zusammen mit der Tabelle der Zahlen geben, die es zeigt.

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• Microsoft Copilot · Copilot in Word, Excel, PowerPoint and Outlook

Prompt zum Kopieren

Beschreibe vor jeder Analyse diese Daten: Anzahl der Zeilen, jede Spalte und ihren Typ, leere Zellen, doppelte Zeilen und Werte, die falsch aussehen.
Beantworte dann: [Frage].
Zeig zu jeder Zahl, die du nennst, die Formel oder den Code, der sie erzeugt hat. Wenn eine Zahl eine Annahme braucht, nenne sie.

Wo es schiefgeht

• Duplikate und leere Zeilen verändern Summen, ohne dass es jemand merkt. Deshalb kommt die Beschreibung zuerst.
• Durchschnitte verbergen Ausreißer. Frag auch nach dem Median sowie dem größten und kleinsten Wert.

So geht's

1. 1Starte Deep Research in Gemini oder Researcher in Microsoft Copilot und nenne die Entscheidung, für die der Kurzbericht gedacht ist, nicht nur das Thema.
2. 2Lies den Rechercheplan, den Gemini vorschlägt, oder beantworte die Rückfragen von Researcher, und nenne die Quellen, die zählen, etwa Aufsichtsbehörden, amtliche Statistiken und Pflichtveröffentlichungen von Unternehmen.
3. 3Wenn der Bericht fertig ist, liste die drei Aussagen auf, von denen deine Entscheidung abhängt, und öffne ihre Quellen selbst.
4. 4Kürze ihn auf eine Seite: die Empfehlung, die Belege und was deine Meinung ändern würde.

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• Gemini · Deep Research
• Microsoft Copilot · Researcher

Prompt zum Kopieren

Ich brauche einen Kurzbericht für [Zielgruppe], um bis [Datum] über [Entscheidung] zu entscheiden.
Bevorzuge offizielle und Primärquellen: Aufsichtsbehörden, amtliche Statistiken, Pflichtveröffentlichungen von Unternehmen. Behandle Marketing von Anbietern als Behauptung, nicht als Beleg.
Aufbau: Empfehlung; die 3 Fakten, auf denen sie beruht, jeweils mit Quelle und Datum; das wichtigste Gegenargument; was die Empfehlung ändern würde.

Wo es schiefgeht

• Quellen, die unabhängig wirken, schreiben oft von einem Original ab. Verfolge deine wichtigsten Aussagen bis zu ihrem Ursprung zurück.
• Eine Marktzahl von vor drei Jahren ist nicht die von diesem Jahr. Prüfe bei jeder Zahl das Datum.

So geht's

1. 1Nutze den Agentenmodus eines Tools, für das du schon zahlst: Work in ChatGPT, Cowork in Claude oder Cowork in Microsoft Copilot.
2. 2Schreib das Briefing mit dem Prompt auf dieser Seite und hänge die Dateien an, die der Agent nutzen soll.
3. 3Verfolge den Fortschritt. ChatGPT Work und Copilot Cowork bitten dich, wichtige Aktionen freizugeben; lies, was der Agent gleich tun will, bevor du zustimmst.
4. 4Prüfe das Ergebnis wie den ersten Entwurf eines Kollegen: Fakten, Zahlen und alles, was der Agent angenommen hat.

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• ChatGPT · ChatGPT Work
• Claude · Claude Cowork
• Microsoft Copilot · Cowork

Prompt zum Kopieren

Aufgabe: [was geliefert werden soll], für [Zielgruppe], bis [wann].
Nutze diese Dateien: [Liste]. Nutze nichts anderes, außer du sagst mir, woher es stammt.
Format: [Präsentation mit n Folien / Tabelle mit diesen Spalten / 2-seitiger Bericht].
Versende, lösche und teile nichts.
Sag mir, bevor du anfängst, deinen Plan in 5 Schritten und welche Annahmen du triffst.

Wo es schiefgeht

• Ein Agent, der das Briefing falsch versteht, erledigt schnell viel falsche Arbeit. In seinem Plan fällt dir das auf.
• Der Agent handelt mit deinen Zugriffsrechten. Fang mit Aufgaben an, die Dateien lesen und erstellen, nicht mit solchen, die versenden oder löschen.

So geht's

1. 1Erstelle ein Project in Claude oder ein Notebook in Microsoft Copilot für ein Arbeitsfeld, etwa einen Kunden oder einen Bericht.
2. 2Füge hinzu, was die KI immer wissen soll: Vorlagen, den Styleguide und zwei oder drei Beispiele fertiger Arbeiten, die dir gefallen haben.
3. 3Schreib die dauerhaften Anweisungen mit dem Prompt auf dieser Seite.
4. 4Ersetze Dateien, wenn sie sich ändern; eine alte Vorlage im Arbeitsbereich erzeugt veraltete Ergebnisse.

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• Claude · Projects
• Microsoft Copilot · Copilot Notebooks

Prompt zum Kopieren

Dauerhafte Anweisungen für diesen Arbeitsbereich:
Ich bin [Rolle] bei [Art des Unternehmens]. Die Zielgruppe ist meist [Zielgruppe].
Schreib wie die Beispiele in diesem Arbeitsbereich: [Länge, Ton, Format].
Nutze für [Dokumentart] immer unsere Vorlage.
Wenn eine Anfrage diesen Dateien widerspricht, sag das, statt zu raten.
Wenn eine Anfrage unklar ist, stell mir eine Frage, statt die Lücke zu füllen.

Wo es schiefgeht

• Firmendateien in einem privaten Konto können gegen die Regeln deiner Firma verstoßen. Nutze das Konto, das deine Firma freigegeben hat.
• Beispiele werden genau nachgeahmt. Füge nur Beispiele hinzu, die du gern wiederholt sehen würdest.