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Guía para trabajadores de oficina · 6 tareas

IA en el trabajo: reuniones, cifras, informes y tareas completas

La mayoría usa la IA en el trabajo para escribir correos un poco más rápido. Las mayores ventajas están en otra parte: decisiones que no se pierden después de una reunión, cifras que puedes comprobar, investigaciones que puedes defender y tareas completas delegadas con instrucciones claras.

  1. 01

    Convierte cada reunión en decisiones y responsables

    Lo que necesitas de una reunión no es el resumen, sino las decisiones y quién se encarga de qué. Guarda un formato que se aplique a todas las reuniones, para que nada dependa de acordarte de pedirlo, y más adelante pregunta sobre varias reuniones a la vez en lugar de buscar en las notas.

    Ejemplo

    Una reunión semanal de proyecto de 45 minutos. La plantilla devuelve cuatro decisiones con marcas de tiempo, seis tareas (dos marcadas con «plazo: no indicado») y una pregunta abierta sobre el presupuesto. Corregir dos responsables lleva un minuto; tres semanas después, «¿qué decidimos sobre la fecha de lanzamiento?» lo encuentra.

    Cómo hacerlo

    1. 1Avisa al principio de que la reunión se graba y por qué; las normas sobre grabaciones varían según el país.
    2. 2Guarda el prompt de esta página como plantilla en tu herramienta de notas: Recipes en Granola, o AI Skills en Fireflies, que puede ejecutarse en todas las reuniones.
    3. 3Antes de enviar el resultado, corrige los responsables y quita todo lo que solo se sugirió.
    4. 4Semanas después, pregunta sobre varias reuniones en el chat de la herramienta, por ejemplo «¿qué decidimos sobre los precios en septiembre?»

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    A partir de esta transcripción de la reunión, enumera:
1. Decisiones: qué se decidió, quién lo decidió y la marca de tiempo.
2. Tareas: responsable, plazo tal como se dijo en la reunión («no indicado» si falta) y la marca de tiempo en la que el responsable aceptó.
3. Preguntas abiertas que nadie respondió.
Deja fuera todo lo que solo se sugirió. Si no estás seguro de que algo se decidiera, ponlo en preguntas abiertas.

    Dónde falla

    • Las transcripciones se equivocan de interlocutor cuando la gente habla a la vez. La marca de tiempo te permite comprobar quién aceptó de verdad.
    • La IA convierte «podríamos» en «vamos a». Cada decisión debería ser algo que alguien aceptó de verdad.
  2. 02

    Llega preparado a cada reunión

    La mayoría se prepara repasando correos antiguos cinco minutos antes de la llamada. Un resumen previo hecho a partir de tus reuniones anteriores te dice quién asiste, qué se dijo la última vez y qué sigue pendiente, antes de que te conectes.

    Ejemplo

    Una llamada de renovación con un cliente con el que hablaste por última vez en junio. El resumen previo enumera a las tres personas que asisten, el descuento que mencionaste en junio y la pregunta pendiente sobre dónde se almacenan sus datos. Añades «¿podemos acordar la duración del contrato?» a la nota y entras preparado.

    Cómo hacerlo

    1. 1Conecta Google Calendar a Granola. Para reuniones externas, prepara un resumen previo durante la noche (en sus planes Business y Enterprise).
    2. 2Abre la nota de la reunión: el resumen previo está en la parte superior del panel de chat. Conecta Gmail si también quieres que incluya correos recientes.
    3. 3Antes de conectarte, escribe en la nota lo que necesitas sacar de esta reunión: una o dos cosas.
    4. 4Si no tienes resúmenes previos, usa el prompt de esta página en el chat de tu herramienta de notas para preguntar por tus reuniones anteriores con las mismas personas.

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    A partir de mis reuniones y notas anteriores con [nombres o empresa]: ¿qué acordamos, qué prometí, qué sigue pendiente y qué era lo que más les importaba?
Indica la reunión y la fecha de cada punto. Di «no encontrado» en lugar de adivinar.

    Dónde falla

    • Un resumen previo solo sabe lo que quedó registrado. Si la última conversación fue una llamada que nadie anotó, no aparece.
    • Repite lo que se dijo, no si sigue siendo cierto. Comprueba precios y fechas antes de citarlos.
  3. 03

    Analiza una hoja de cálculo de forma que cada cifra se pueda comprobar

    Una cifra que la IA escribe en una frase puede estar calculada o inventada, y no puedes saber cuál de las dos. Haz que primero describa los datos, que calcule solo con fórmulas o código que puedas ver, y comprueba tú una cifra a mano.

    Ejemplo

    Una exportación de ventas de 4.800 filas. La descripción encuentra 37 pedidos duplicados y una región escrita de tres maneras. Una vez corregido eso, los ingresos por región son una fórmula en la hoja, y compruebas el total de la región más grande con un filtro antes de que pase al informe.

    Cómo hacerlo

    1. 1Pídele que describa los datos antes de cualquier análisis: filas, columnas, celdas vacías, duplicados y valores raros.
    2. 2Corrige lo que encontró y luego haz tu pregunta. En Excel, Copilot trabaja en la propia hoja; en otras herramientas, pide la fórmula o el código que hay detrás de cada cifra.
    3. 3Recalcula tú mismo una cifra clave, por ejemplo un total con un filtro.
    4. 4Pide cualquier gráfico junto con la tabla de cifras que muestra.

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    Antes de cualquier análisis, describe estos datos: número de filas, cada columna y su tipo, celdas vacías, filas duplicadas y valores que parezcan erróneos.
Luego responde: [pregunta].
Para cada cifra que des, muestra la fórmula o el código que la generó. Si una cifra depende de un supuesto, indícalo.

    Dónde falla

    • Los duplicados y las filas en blanco cambian los totales sin que nadie lo note. Por eso la descripción va primero.
    • Las medias ocultan los valores atípicos. Pide también la mediana y los valores máximo y mínimo.
  4. 04

    Escribe un informe de investigación que puedas defender

    Las herramientas de Deep research leen cientos de páginas, pero pueden dar al blog de un proveedor el mismo peso que a un regulador. Aprueba el plan de investigación antes de que se ejecute, indica qué fuentes cuentan y comprueba las tres afirmaciones en las que se apoya tu decisión.

    Ejemplo

    Tienes que decidir si vender en Suiza el próximo trimestre. El plan que apruebas nombra como fuentes la oficina federal de estadística y el regulador, y trata los informes de consultoras como afirmaciones. Las tres afirmaciones que importan son el tamaño del mercado, la norma sobre licencias y el arancel de importación, y abres cada fuente.

    Cómo hacerlo

    1. 1Inicia Deep Research en Gemini, o Researcher en Microsoft Copilot, y dale la decisión para la que sirve el informe, no solo el tema.
    2. 2Lee el plan de investigación que propone Gemini, o responde a las preguntas de seguimiento de Researcher, e indica las fuentes que cuentan, como reguladores, estadísticas oficiales e informes oficiales de las empresas.
    3. 3Cuando el informe esté listo, enumera las tres afirmaciones de las que depende tu decisión y abre tú mismo sus fuentes.
    4. 4Redúcelo a una página: la recomendación, la evidencia y lo que te haría cambiar de opinión.

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    Necesito un informe para decidir [decisión] antes del [fecha], para [público].
Da preferencia a fuentes oficiales y primarias: reguladores, estadísticas oficiales, informes oficiales de las empresas. Trata el marketing de los proveedores como una afirmación, no como evidencia.
Estructura: recomendación; los 3 datos de los que depende, cada uno con fuente y fecha; el principal contraargumento; qué cambiaría la recomendación.

    Dónde falla

    • Las fuentes que parecen independientes a menudo copian un mismo original. Rastrea tus afirmaciones clave hasta su origen.
    • Una cifra de mercado de hace tres años no es la de este año. Comprueba la fecha de cada cifra.
  5. 05

    Delega una tarea completa, no un párrafo

    La ventaja ha pasado de redactar texto a recibir trabajo terminado: una presentación, una hoja de cálculo o un informe hecho a partir de tus archivos. Dale instrucciones al agente como a un compañero nuevo, con el resultado, el público, los archivos y lo que no debe hacer, y lee su plan antes de que empiece.

    Ejemplo

    «Una presentación de 10 diapositivas para la revisión de ventas del jueves a partir de estos tres archivos: las cifras del último trimestre, la exportación del pipeline y mis notas. No envíes correos a nadie.» Su plan usa la exportación del pipeline para la diapositiva de previsión; le indicas que use el archivo de cifras y entonces empieza.

    Cómo hacerlo

    1. 1Usa el modo agente de una herramienta que ya pagas: Work en ChatGPT, Cowork en Claude o Cowork en Microsoft Copilot.
    2. 2Escribe las instrucciones con el prompt de esta página y adjunta los archivos que debe usar.
    3. 3Sigue su progreso. ChatGPT Work y Copilot Cowork te piden aprobar las acciones importantes; lee lo que va a hacer antes de decir que sí.
    4. 4Revisa el resultado como el primer borrador de un compañero: hechos, cifras y todo lo que haya dado por supuesto.

    Integrado en

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    Tarea: [qué entregar], para [público], antes de [cuándo].
Usa estos archivos: [lista]. No uses nada más, salvo que me digas de dónde lo sacas.
Formato: [presentación de n diapositivas / hoja de cálculo con estas columnas / informe de 2 páginas].
No envíes, borres ni compartas nada.
Antes de empezar, explícame tu plan en 5 pasos y qué vas a suponer.

    Dónde falla

    • Un agente que malinterpreta las instrucciones hace mucho trabajo equivocado muy rápido. Su plan es donde lo detectas.
    • Actúa con tus permisos. Empieza con tareas que lean y creen archivos, no con las que envían o borran.
  6. 06

    Deja de explicarle tu trabajo a la IA cada vez

    Si pegas el mismo contexto en cada chat, la IA empieza de cero cada vez. Pon el material fijo (tu puesto, plantillas, guía de estilo y buenos ejemplos anteriores) en un único espacio de trabajo una sola vez, y cada chat partirá de él.

    Ejemplo

    Un consultor que escribe informes semanales de seguimiento para un cliente. El espacio de trabajo contiene el encargo del cliente, la plantilla del informe y tres informes anteriores que le gustaron al cliente. «Redacta el informe de esta semana a partir de estas notas» ahora sale con el formato y el tono correctos, y tú solo compruebas los hechos.

    Cómo hacerlo

    1. 1Crea un Project en Claude, o un cuaderno en Microsoft Copilot, para un área de trabajo, como un cliente o un informe.
    2. 2Añade lo que siempre debe saber: plantillas, la guía de estilo y dos o tres ejemplos de trabajos terminados que te gustaron.
    3. 3Escribe las instrucciones permanentes con el prompt de esta página.
    4. 4Sustituye los archivos cuando cambien; una plantilla antigua en el espacio de trabajo produce trabajo desfasado.

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    Instrucciones permanentes para este espacio de trabajo:
Soy [puesto] en [tipo de empresa]. El público suele ser [público].
Escribe como los ejemplos de este espacio de trabajo: [extensión, tono, formato].
Usa siempre nuestra plantilla para [tipo de documento].
Si una petición contradice estos archivos, dilo en lugar de adivinar.
Si una petición no está clara, hazme una pregunta en lugar de rellenar el hueco.

    Dónde falla

    • Los archivos de la empresa en una cuenta personal pueden incumplir las normas de tu empresa. Usa la cuenta que apruebe tu empresa.
    • Los ejemplos se imitan casi al pie de la letra. Añade solo ejemplos que no te importe ver repetidos.

Reglas para trabajadores de oficina

  • Usa las herramientas y los planes que apruebe tu empresa; una cuenta personal no está cubierta por un contrato de empresa.
  • No metas datos de clientes, contratos ni contraseñas en cuentas personales de IA.
  • Comprueba si tu plan usa tus chats para entrenar modelos: la página de cada herramienta lo indica en «Tus datos».
  • Recalcula cualquier cifra en la que vayas a basar una decisión, y lee todo lo que la IA redacte en tu nombre antes de que se envíe.

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