工作上的 AI：會議、數字、報告和整項任務

做法

1. 1會議開始時就說明會錄音以及原因；各國對錄音的規定不同。
2. 2把本頁的提示詞存成會議紀錄工具中的範本：Granola 的 Recipes，或 Fireflies 的 AI Skills，可以套用在每場會議上。
3. 3送出結果之前，修正負責人，並刪除只是被提議過的事項。
4. 4幾週後，在工具的聊天功能中跨會議提問，例如「我們 9 月對定價做了什麼決定？」

內建功能

• Granola · Recipes
• Fireflies.ai · AI Skills
• Otter.ai · Otter AI Chat

可複製的提示詞

根據這份會議逐字稿，列出：
1. 決議：決定了什麼、由誰決定，以及時間戳記。
2. 任務：負責人、會議中提到的截止日期（沒提到就寫「未提及」），以及負責人同意時的時間戳記。
3. 沒有人回答的未決問題。
只是被提議過的事項不要列入。如果你不確定某件事是否已經決定，就把它放在未決問題中。

容易出錯的地方

• 大家同時說話時，逐字稿會標錯發言者。有了時間戳記，你就能查證到底是誰同意的。
• AI 會把「我們可以」變成「我們會」。每一項決議都應該是有人真正同意過的。

做法

1. 1把 Google Calendar 連接到 Granola。對於外部會議，它會在前一晚準備好會前摘要（Business 和 Enterprise 方案提供）。
2. 2打開這場會議的筆記：會前摘要在聊天面板的最上方。如果也想把最近的電子郵件納入，就連接 Gmail。
3. 3加入會議之前，把你需要從這場會議得到的一兩件事寫進筆記。
4. 4如果沒有會前摘要功能，就在會議紀錄工具的聊天功能中，針對你過去和同一批人開過的會議，使用本頁的提示詞提問。

內建功能

• Granola · Pre-meeting briefs
• Granola · Granola Chat

可複製的提示詞

根據我過去和 [姓名或公司] 的會議與筆記：我們達成了什麼共識、我承諾了什麼、還有哪些事懸而未決，以及他們最在意什麼？
每一點都註明是哪場會議和日期。找不到就說「找不到」，不要猜。

容易出錯的地方

• 會前摘要只知道有被記錄下來的內容。如果上次的對話是一通沒人做紀錄的電話，那部分就不會出現。
• 它重述的是當時說過的話，而不是這些話現在是否仍然成立。引用價格和日期之前要先確認。

做法

1. 1在任何分析之前，先請它描述資料：列、欄、空白儲存格、重複項目和異常值。
2. 2修正它找到的問題，再提出你的問題。在 Excel 中，Copilot 會直接在工作表裡操作；在其他地方，就請它提供每個數字背後的公式或程式碼。
3. 3自己重新計算一個關鍵數字，例如用篩選功能算出總額。
4. 4要求任何圖表時，都連同圖表所呈現的數字表格一起要。

內建功能

• Microsoft Copilot · Copilot in Word, Excel, PowerPoint and Outlook

可複製的提示詞

在任何分析之前，先描述這份資料：列數、每一欄及其類型、空白儲存格、重複的列，以及看起來有誤的值。
然後回答：[問題]。
你回報的每個數字，都要列出產生它的公式或程式碼。如果某個數字需要假設，請說明假設。

容易出錯的地方

• 重複項目和空白列會在沒人察覺的情況下改變總額。所以要先描述資料。
• 平均值會掩蓋離群值。也要請它提供中位數，以及最大值和最小值。

做法

1. 1啟動 Gemini 的 Deep Research，或 Microsoft Copilot 的 Researcher，告訴它這份簡報是為了哪個決策，而不只是主題。
2. 2閱讀 Gemini 提出的研究計畫，或回答 Researcher 的追問，並指明哪些來源算數，例如主管機關、官方統計和公司公開申報資料。
3. 3報告完成後，列出你的決策所依賴的三個說法，並自己打開它們的來源查看。
4. 4刪減到一頁：建議、證據，以及什麼情況會讓你改變主意。

內建功能

• Gemini · Deep Research
• Microsoft Copilot · Researcher

可複製的提示詞

我需要一份給 [對象] 的簡報，用來在 [日期] 前決定 [決策]。
優先使用官方和第一手來源：主管機關、官方統計、公司公開申報資料。把廠商的行銷內容當成說法，而不是證據。
結構：建議；建議所依據的 3 項事實，每項附來源和日期；主要的反方論點；什麼情況會改變這項建議。

容易出錯的地方

• 看起來彼此獨立的來源，常常是抄自同一個原始出處。把你的關鍵說法追溯回最初的出處。
• 三年前的市場數字不等於今年的。檢查每個數字的日期。

做法

1. 1使用你已經付費的工具中的代理模式：ChatGPT 的 Work、Claude 的 Cowork，或 Microsoft Copilot 的 Cowork。
2. 2用本頁的提示詞寫好任務說明，並附上它該使用的檔案。
3. 3追蹤它的進度。ChatGPT Work 和 Copilot Cowork 會請你核准重要的動作；同意之前，先讀清楚它接下來要做什麼。
4. 4像檢查同事的初稿一樣檢查結果：事實、數字，以及它做出的任何假設。

內建功能

• ChatGPT · ChatGPT Work
• Claude · Claude Cowork
• Microsoft Copilot · Cowork

可複製的提示詞

任務：[要交出的成果]，給 [對象]，在 [期限] 前完成。
使用這些檔案：[清單]。除非你告訴我出處，否則不要使用其他任何資料。
格式：[n 張投影片的簡報 / 包含這些欄位的試算表 / 2 頁的報告]。
不要傳送、刪除或分享任何東西。
開始之前，用 5 個步驟告訴我你的計畫，以及你會做哪些假設。

容易出錯的地方

• 誤解任務說明的代理，會很快做出一大堆錯誤的成果。它的計畫就是你抓出問題的地方。
• 它是用你的權限在行動。先從讀取和建立檔案的任務開始，不要一開始就做傳送或刪除的任務。

做法

1. 1為一個工作領域（例如一個客戶或一份報告）建立 Claude 的 Project，或 Microsoft Copilot 的筆記本。
2. 2加入它應該一直知道的內容：範本、風格指南，以及兩三份你喜歡的完成作品範例。
3. 3用本頁的提示詞寫好固定指示。
4. 4檔案有變動時就替換掉；工作區裡留著舊範本，產出的就是舊的成果。

內建功能

• Claude · Projects
• Microsoft Copilot · Copilot Notebooks

可複製的提示詞

這個工作區的固定指示：
我是 [公司類型] 的 [職務]。讀者通常是 [對象]。
照著這個工作區中的範例來寫：[長度、語氣、格式]。
撰寫 [文件類型] 時一律使用我們的範本。
如果某個要求和這些檔案相衝突，請直接說明，不要猜。
如果某個要求不清楚，問我一個問題，而不是自己填補空白。

容易出錯的地方

• 把公司檔案放進個人帳號，可能違反公司的規定。使用公司核准的帳號。
• 範例會被高度模仿。只加入你樂意看到被重複的範例。