工作中的 AI：会议、数据、报告和完整任务

怎么做

1. 1会议开始时说明会议正在录音以及原因；各国关于录音的规定不同。
2. 2把本页的提示词保存为笔记工具中的模板：Granola 中的 Recipes，或 Fireflies 中可在每次会议上运行的 AI Skills。
3. 3发送结果之前，改正负责人，并删掉那些只是被提议过的内容。
4. 4几周之后，在工具的聊天窗口里跨会议提问，例如“9 月我们关于定价做了什么决定？”

内置功能

• Granola · Recipes
• Fireflies.ai · AI Skills
• Otter.ai · Otter AI Chat

可复制的提示词

根据这份会议文字记录，列出：
1. 决定：决定了什么、由谁决定，以及时间戳。
2. 任务：负责人、会上说的截止日期（没提到就写“未提及”），以及负责人表示同意时的时间戳。
3. 没人回答的未决问题。
只是被提议过的内容不要列。如果你不确定某件事是否已经决定，就把它放进未决问题。

容易出错的地方

• 有人同时说话时，文字记录会把说话人搞错。有了时间戳，你就能核对到底是谁同意的。
• AI 会把“我们可以”变成“我们会”。每一项决定都应该是有人真正同意过的。

怎么做

1. 1把 Google Calendar 连接到 Granola。对于外部会议，它会提前一晚准备好简报（限 Business 和 Enterprise 方案）。
2. 2打开这次会议的笔记：简报在聊天面板的顶部。如果想让简报里也包含最近的邮件，就连接 Gmail。
3. 3加入会议之前，把你需要从这次会议中得到的一两件事写进笔记。
4. 4如果没有简报功能，就在笔记工具的聊天里用本页的提示词，针对你过去与同一批人开过的会议提问。

内置功能

• Granola · Pre-meeting briefs
• Granola · Granola Chat

可复制的提示词

根据我过去和 [姓名或公司] 的会议与笔记：我们达成了哪些共识，我承诺了什么，还有哪些事没有解决，他们最关心的是什么？
每一点都注明出自哪次会议以及日期。找不到就说“未找到”，不要猜。

容易出错的地方

• 简报只知道被记录下来的内容。如果上一次交流是一通没人做记录的电话，它就不在里面。
• 它复述的是当时说了什么，而不是这些话现在是否仍然成立。引用价格和日期之前先核实。

怎么做

1. 1在做任何分析之前，先让它描述数据：行、列、空单元格、重复项和异常值。
2. 2先修正它发现的问题，再提出你的问题。在 Excel 中，Copilot 直接在表格里操作；在其他工具中，要求它给出每个数字背后的公式或代码。
3. 3自己重新计算一个关键数字，例如用筛选求一个总额。
4. 4要图表时，同时要求它给出图表所展示的数字表格。

内置功能

• Microsoft Copilot · Copilot in Word, Excel, PowerPoint and Outlook

可复制的提示词

在做任何分析之前，先描述这份数据：行数、每一列及其类型、空单元格、重复行，以及看起来有误的值。
然后回答：[问题]。
你报告的每个数字，都要给出得出它的公式或代码。如果某个数字依赖某个假设，就把假设写明。

容易出错的地方

• 重复项和空行会在没人察觉的情况下改变总数。所以要先描述数据。
• 平均值会掩盖异常值。还要让它给出中位数，以及最大值和最小值。

怎么做

1. 1在 Gemini 中启动 Deep Research，或在 Microsoft Copilot 中启动 Researcher，告诉它这份简报是为哪个决定服务的，而不只是告诉它主题。
2. 2阅读 Gemini 提出的研究计划，或回答 Researcher 的追问，并指明哪些来源算数，比如监管机构、官方统计数据和公司公开文件。
3. 3报告完成后，列出你的决定所依赖的三个说法，自己打开它们的来源。
4. 4把它压缩到一页：建议、证据，以及什么情况会让你改变主意。

内置功能

• Gemini · Deep Research
• Microsoft Copilot · Researcher

可复制的提示词

我需要一份简报，用于在 [日期] 之前就 [决定] 做出决定，读者是 [读者]。
优先使用官方和一手来源：监管机构、官方统计数据、公司公开文件。把厂商的营销内容视为说法，而不是证据。
结构：建议；建议所依赖的 3 个事实，每个都附来源和日期；主要的反方论点；什么情况会改变这个建议。

容易出错的地方

• 看起来彼此独立的来源，往往抄的是同一个原始出处。把你的关键说法追溯到最初的出处。
• 三年前的市场数据不是今年的数据。核对每个数字的日期。

怎么做

1. 1使用你已经付费的工具的智能体模式：ChatGPT 的 Work、Claude 的 Cowork，或 Microsoft Copilot 的 Cowork。
2. 2用本页的提示词写好任务说明，并附上它应该使用的文件。
3. 3跟进它的进度。ChatGPT Work 和 Copilot Cowork 在执行重要操作前会请你批准；同意之前，先读一读它准备做什么。
4. 4像检查同事的初稿一样检查结果：事实、数字，以及它做出的任何假设。

内置功能

• ChatGPT · ChatGPT Work
• Claude · Claude Cowork
• Microsoft Copilot · Cowork

可复制的提示词

任务：[要交付什么]，给 [读者]，在 [时间] 之前完成。
使用这些文件：[清单]。除此之外什么都不要用，除非你告诉我它来自哪里。
格式：[共 n 页的幻灯片 / 包含以下各列的电子表格 / 2 页的报告]。
不要发送、删除或分享任何东西。
开始之前，用 5 个步骤告诉我你的计划，以及你会做出哪些假设。

容易出错的地方

• 智能体如果误解了任务说明，会很快做出一大堆错误的工作。它的计划，就是你发现问题的地方。
• 它是用你的权限在操作。先从读取和创建文件的任务开始，而不是发送或删除类的任务。

怎么做

1. 1为一个工作领域（比如一个客户或一份报告）在 Claude 中创建一个 Project，或在 Microsoft Copilot 中创建一个笔记本。
2. 2加入它应该始终了解的内容：模板、风格指南，以及两三份你满意的成品范例。
3. 3用本页的提示词写好长期指令。
4. 4文件有变化就替换；工作区里的旧模板只会产出过时的成果。

内置功能

• Claude · Projects
• Microsoft Copilot · Copilot Notebooks

可复制的提示词

这个工作区的长期指令：
我是 [某类公司] 的 [职位]。读者通常是 [读者]。
按这个工作区中的范例来写：[篇幅、语气、格式]。
写 [文件类型] 时始终使用我们的模板。
如果某个请求与这些文件相冲突，就直接指出来，不要猜。
如果某个请求不清楚，就问我一个问题，而不是自己填补空白。

容易出错的地方

• 把公司文件放进个人账号，可能违反公司规定。使用公司批准的账号。
• 范例会被高度模仿。只加入你乐意看到被照着写的范例。