在工作中使用 AI 之前

你将学到什么

• 工作信息分三类：可以直接粘贴、先清理再粘贴、绝不能粘贴
• 为什么公司批准的工具和个人账号不是一回事
• 隐私设置控制的是什么
• 开始之前要问 IT 部门或经理什么，以及为什么发出去的内容仍由你负责

核心概念

你在 AI 工具里输入或上传的内容，通常会被发送给工具的提供商。在工作中，这些材料往往属于你的公司、公司的客户或你的同事。所以在写第一条提示词之前，先把它们分成三类。

• 可以直接粘贴：公开信息，例如已经发布的网页，以及不涉及客户、同事或业务的文字。
• 先清理再粘贴：删除或替换姓名、联系方式、订单号、价格，以及其他任何能指向某个人或某个客户的信息之后，就可以使用的工作材料。大多数会议笔记和客户邮件属于这一类。
• 绝不能粘贴：密码、银行账号和证件号码，任何人的健康、薪资或人事信息，以及公司规定不能放进 AI 工具的任何内容。如果拿不准，在问清楚之前，一律当作绝不能粘贴。

接下来是账号。很多 AI 产品既提供个人账号，也提供由公司开通的工作账号，你的数据会怎样处理，取决于你用的是哪一个。工作账号通常附带公司与提供商商定的条款。它的管理员可以控制许多设置，还可能保存并查看你提问的内容。个人账号只涉及你和提供商，公司通常无法管控里面的内容。所以，公司材料只能放进经过批准的工具和账号。

很多工具还有隐私设置，用来控制你的对话能否被用于改进提供商的模型，以及是否保留你的聊天记录。在工作账号上，公司可能已经替你设置好了。开始之前先看一看。

最后，工具可以起草，但发件人是你。任何内容发出去之前，都要先读一遍并核对。

示例

Lena 在一家快递公司的办公室工作。一位客户的包裹送晚了，她想请 AI 帮忙写一封语气平和的回复。她手机上有一个用个人账号登录的聊天机器人。她先把这封回复需要的信息分好类：

可以直接粘贴：  我们的配送条款，已在公司网站上公布
先清理再粘贴：  投诉内容（客户姓名、地址、订单号）
绝不能粘贴：    客户银行转账的截图

她去问办公室经理。答复是：用公司批准的助手，并用她的工作账号登录，不要用手机上的聊天机器人。在这个助手里可以使用客户姓名和订单号，银行信息绝对不行。拿不准的情况交给数据保护联系人。

Lena 登录后粘贴了投诉内容，没有附上截图。草稿里承诺了一笔只有她的经理才能批准的退款，所以她删掉了这句话，然后自己发出了回复。

动手练习

1. 选一项工作任务，例如写一封回复或做一份总结。
2. 列出这项任务需要的信息，并给每一项分类：可以直接粘贴、先清理再粘贴，或绝不能粘贴。
3. 弄清楚你的单位由谁决定 AI 工具的使用：IT 部门、你的经理，还是数据保护联系人。
4. 今天就把下面的消息发给他们。描述你的材料，不要附上材料本身。
5. 在他们回复之前，只使用可以直接粘贴的内容。收到回复后，记下工具、账号、哪些内容不能用以及该问谁，然后查看这个账号的隐私设置。

最后，你应该得到一份分好类的清单、一个已经交给合适的人的问题，以及在对方回复后集中记在一处的公司规定。

复制这个模板

主题：在工作中使用 AI 工具

[姓名]，你好：

我想用一个 AI 工具来帮忙处理[任务，例如回复客户邮件]。
开始之前，能否请你告诉我：

1. 哪些 AI 工具获准用于工作？
2. 我应该使用哪个账号，如何获得使用权限？
3. 哪些信息绝不能放进 AI 工具？
4. 我应该检查哪些设置，例如聊天记录，或者对话是否可能被用于
   训练提供商的模型？
5. 遇到具体情况拿不准时，我应该问谁？

涉及的材料是[描述材料但不要粘贴，例如
“带有姓名和订单号的客户邮件”]。

谢谢，
[你的姓名]

如果对方回答“要看情况”，就请他们各举一个例子：一个允许的，一个不允许的。

检查结果

• 你知道获准使用的工具、要用的账号，以及下次该问谁吗？
• 你清楚哪些内容不能用吗？要说得具体，而不只是一句“小心点”。
• 粘贴之前，每一项都是可以直接粘贴或已经清理过的吗？有没有混进绝不能粘贴清单上的内容？
• 你是用工作账号登录的吗？在别人看到 AI 写的文字之前，你读过了吗？

常见错误

• 用已经登录的那个账号。手机上的聊天机器人往往是个人账号，不在公司的管控范围内。
• 以为付费方案就等于工作工具。你自己付费的个人方案，仍然是个人账号。
• 只清理姓名。订单号、邮件签名和文件名仍可能指向某个人或某个客户。
• 让工具替你说话。草稿可能承诺一笔没人同意过的退款，或一个没人答应过的日期。发件人是你，所以由你来检查。