Прежде чем использовать ИИ на работе

Чему вы научитесь

• Три вида рабочей информации: можно вставлять, сначала очистить, никогда не вставлять
• Почему инструмент, одобренный компанией, и личный аккаунт — не одно и то же
• Чем управляют настройки конфиденциальности
• О чём спросить ИТ-отдел или руководителя, прежде чем начать, и почему за отправленное отвечаете вы

Идея

То, что вы вводите или загружаете в ИИ-инструмент, обычно передаётся его поставщику. На работе эти материалы часто принадлежат вашей компании, её клиентам или вашим коллегам. Поэтому до первого промпта разделите их на три вида.

• Можно вставлять: общедоступная информация, например опубликованная веб-страница, и текст, в котором нет ничего о клиентах, коллегах или бизнесе.
• Сначала очистить: рабочие материалы, которые можно использовать, если удалить или заменить имена, контактные данные, номера заказов, цены и всё остальное, что указывает на человека или клиента. Сюда относится большинство заметок со встреч и писем клиентов.
• Никогда не вставлять: пароли, банковские реквизиты и номера документов, сведения о чьём-либо здоровье, зарплате или кадровые данные, а также всё, что правила вашей компании запрещают передавать в ИИ-инструменты. Если вы не уверены, относите это к «никогда не вставлять», пока не спросите.

Далее — аккаунт. Многие ИИ-продукты предлагают и личный аккаунт, и рабочий, который настраивает ваша компания, и от того, каким вы пользуетесь, зависит, что происходит с вашими данными. На рабочий аккаунт обычно распространяются условия, которые ваша компания согласовала с поставщиком. Его администраторы могут управлять многими настройками и, возможно, хранить и просматривать ваши запросы. Личный аккаунт — это отношения между вами и поставщиком, и ваша компания обычно никак не контролирует, что в нём находится. Поэтому материалы компании попадают только в одобренный инструмент и аккаунт.

Во многих инструментах также есть настройки конфиденциальности, которые определяют, можно ли использовать ваши чаты для улучшения моделей поставщика и сохраняется ли история чатов. В рабочем аккаунте компания могла уже задать их за вас. Посмотрите на них, прежде чем начать.

И наконец: инструмент может подготовить черновик, но отправитель — вы. Прочитайте и проверьте всё, прежде чем это уйдёт адресату.

Пример

Lena работает в офисе службы доставки. Она хочет помощи с выдержанным ответом клиенту, чья посылка пришла с опозданием. На её телефоне есть чат-бот с личным аккаунтом. Сначала она сортирует то, что нужно для ответа:

Можно вставлять:      наши условия доставки, опубликованные на сайте
Сначала очистить:     жалоба (имя клиента, адрес, номер заказа)
Никогда не вставлять: скриншот банковского перевода клиента

Она спрашивает офис-менеджера. Ответ: использовать одобренного ассистента со своим рабочим аккаунтом, а не чат-бот на телефоне. Имена клиентов и номера заказов в нём допустимы, банковские данные — никогда. С неясными случаями — к ответственному за защиту данных.

Lena входит в рабочий аккаунт и вставляет жалобу без скриншота. В черновике обещан возврат денег, который может одобрить только её руководитель, поэтому она удаляет это предложение и отправляет ответ сама.

Попробуйте сами

1. Выберите одну рабочую задачу, например ответ на письмо или краткое изложение.
2. Перечислите информацию, которая для неё нужна, и отнесите каждый пункт к одному из видов: можно вставлять, сначала очистить или никогда не вставлять.
3. Узнайте, кто у вас на работе решает вопросы об ИИ-инструментах: ИТ-отдел, ваш руководитель или ответственный за защиту данных.
4. Отправьте этому человеку сообщение ниже сегодня же. Опишите свои материалы, но не прикладывайте их.
5. Пока нет ответа, используйте только то, что можно вставлять. Когда ответ придёт, запишите инструмент, аккаунт, что запрещено и к кому обращаться, а затем посмотрите настройки конфиденциальности этого аккаунта.

В итоге у вас должен быть рассортированный список, вопрос, отправленный нужному человеку, и, когда он ответит, правила вашей компании в одном месте.

Скопируйте этот шаблон

Тема: Использование ИИ-инструментов в моей работе

Добрый день, [имя].

Я хотел(а) бы использовать ИИ-инструмент для помощи с [задача, например
ответы на письма клиентов]. Прежде чем начать, подскажите, пожалуйста:

1. Какие ИИ-инструменты одобрены для работы?
2. Какой аккаунт мне использовать и как получить доступ?
3. Какую информацию ни в коем случае нельзя вводить в ИИ-инструмент?
4. Какие настройки стоит проверить, например историю чатов или то,
   можно ли использовать чаты для обучения моделей поставщика?
5. К кому обращаться, если я не уверен(а) насчёт конкретного случая?

Речь идёт о таких материалах: [опишите их, не вставляя, например
«письма клиентов с именами и номерами заказов»].

Спасибо,
[ваше имя]

Если ответ — «зависит от ситуации», попросите один пример того, что разрешено, и один — того, что нет.

Проверьте результат

• Знаете ли вы одобренный инструмент, нужный аккаунт и к кому обращаться в следующий раз?
• Знаете ли вы, что запрещено, простыми словами, а не только «будьте осторожны»?
• Прежде чем вставить, каждый ли пункт можно вставлять или он уже очищен, и нет ли ничего из списка «никогда не вставлять»?
• Вошли ли вы в рабочий аккаунт и прочитали ли текст ИИ до того, как его увидел кто-то ещё?

Частые ошибки

• Пользоваться тем аккаунтом, который уже открыт. Чат-бот на телефоне часто работает с личным аккаунтом, вне контроля вашей компании.
• Думать, что платный тариф делает инструмент рабочим. Личный тариф, за который вы платите, всё равно остаётся личным аккаунтом.
• Очищать только имена. Номера заказов, подписи в письмах и названия файлов всё ещё могут указывать на человека или клиента.
• Позволять инструменту говорить за вас. Черновик может пообещать возврат денег или срок, о которых никто не договаривался. Отправляете вы, значит, и проверяете вы.