Sebelum memakai AI di tempat kerja

Yang akan Anda pelajari

• Tiga jenis informasi kerja: boleh ditempel, bersihkan dulu, jangan pernah ditempel
• Mengapa alat yang disetujui perusahaan dan akun pribadi bukan hal yang sama
• Apa yang diatur oleh pengaturan privasi
• Apa yang perlu ditanyakan kepada tim TI atau manajer Anda sebelum mulai, dan mengapa Anda tetap bertanggung jawab atas apa yang dikirim

Gagasannya

Apa yang Anda ketik atau unggah ke alat AI biasanya dikirim ke penyedia alat itu. Di tempat kerja, bahan itu sering kali milik perusahaan Anda, klien perusahaan, atau rekan kerja Anda. Jadi sebelum prompt pertama, pilah bahan itu ke dalam tiga jenis.

• Boleh ditempel: informasi publik, seperti halaman web yang sudah diterbitkan, dan teks yang sama sekali tidak menyangkut klien, rekan kerja, atau bisnis.
• Bersihkan dulu: bahan kerja yang boleh dipakai setelah Anda menghapus atau mengganti nama, detail kontak, nomor pesanan, harga, dan apa pun yang menunjuk ke seseorang atau klien. Sebagian besar catatan rapat dan email pelanggan masuk ke sini.
• Jangan pernah ditempel: kata sandi, nomor rekening bank dan nomor identitas, detail kesehatan, gaji, atau kepegawaian siapa pun, dan apa pun yang dijauhkan dari alat AI oleh aturan perusahaan Anda. Jika Anda ragu, anggap saja “jangan pernah ditempel” sampai Anda bertanya.

Berikutnya, akun. Banyak produk AI menawarkan akun pribadi sekaligus akun kerja yang disiapkan oleh perusahaan Anda, dan apa yang terjadi pada data Anda bergantung pada akun mana yang Anda pakai. Akun kerja biasanya disertai ketentuan yang sudah disepakati perusahaan Anda dengan penyedia. Administratornya bisa mengatur banyak pengaturan dan mungkin bisa menyimpan serta meninjau apa yang Anda tanyakan. Akun pribadi adalah urusan antara Anda dan penyedia, dan perusahaan Anda biasanya tidak punya kendali atas isinya. Jadi bahan perusahaan hanya masuk ke alat dan akun yang disetujui.

Banyak alat juga punya pengaturan privasi yang mengatur apakah chat Anda boleh dipakai untuk meningkatkan model penyedia dan apakah riwayat chat Anda disimpan. Di akun kerja, perusahaan Anda mungkin sudah mengaturnya untuk Anda. Lihat pengaturan itu sebelum mulai.

Terakhir, alat itu bisa membuat draf, tetapi Anda pengirimnya. Baca dan periksa semuanya sebelum dikirim keluar.

Contoh

Lena bekerja di kantor sebuah perusahaan jasa pengiriman. Ia ingin dibantu menulis balasan yang tenang untuk pelanggan yang paketnya datang terlambat. Di ponselnya ada chatbot dengan akun pribadi. Pertama, ia memilah apa yang dibutuhkan balasan itu:

Boleh ditempel:          ketentuan pengiriman kami, yang diterbitkan di situs web kami
Bersihkan dulu:          keluhannya (nama pelanggan, alamat, nomor pesanan)
Jangan pernah ditempel:  tangkapan layar bukti transfer bank pelanggan

Ia bertanya kepada manajer kantor. Jawabannya: pakai asisten yang disetujui dengan akun kerjanya, bukan chatbot di ponselnya. Nama pelanggan dan nomor pesanan boleh dimasukkan ke asisten itu, detail bank tidak pernah boleh. Kasus yang tidak jelas diserahkan ke kontak perlindungan data.

Lena masuk ke akunnya dan menempelkan keluhan itu tanpa tangkapan layar. Draf yang dihasilkan menjanjikan pengembalian dana yang hanya bisa disetujui manajernya, jadi ia menghapus kalimat itu dan mengirim balasannya sendiri.

Berlatih sekarang

1. Pilih satu tugas kerja, seperti balasan atau ringkasan.
2. Daftar informasi yang dibutuhkan tugas itu dan pilah setiap item: boleh ditempel, bersihkan dulu, atau jangan pernah ditempel.
3. Cari tahu siapa yang memutuskan soal alat AI di tempat kerja Anda: tim TI, manajer Anda, atau kontak perlindungan data.
4. Kirim pesan di bawah ini kepada orang itu hari ini. Jelaskan bahan Anda; jangan melampirkannya.
5. Sampai mereka menjawab, pakai hanya yang boleh ditempel. Setelah mereka menjawab, catat alatnya, akunnya, apa yang terlarang, dan kepada siapa harus bertanya, lalu lihat pengaturan privasi akun itu.

Di akhir latihan, Anda seharusnya memiliki daftar yang sudah dipilah, pertanyaan yang sudah dikirim ke orang yang tepat, dan, setelah mereka menjawab, aturan perusahaan Anda di satu tempat.

Salin templat ini

Subjek: Memakai alat AI untuk pekerjaan saya

Halo [nama],

Saya ingin memakai alat AI untuk membantu [tugas, misalnya membalas
email pelanggan]. Sebelum mulai, bisakah Anda memberi tahu saya:

1. Alat AI mana yang disetujui untuk pekerjaan?
2. Akun mana yang harus saya pakai, dan bagaimana cara mendapatkan aksesnya?
3. Informasi apa yang sama sekali tidak boleh dimasukkan ke alat AI?
4. Pengaturan apa yang perlu saya periksa, seperti riwayat chat atau apakah
   chat boleh dipakai untuk melatih model penyedia?
5. Kepada siapa saya harus bertanya jika ragu tentang kasus tertentu?

Bahannya berupa [jelaskan tanpa menempelkannya, misalnya
“email pelanggan dengan nama dan nomor pesanan”].

Terima kasih,
[nama Anda]

Jika jawabannya “tergantung”, minta satu contoh yang boleh dan satu contoh yang tidak boleh.

Periksa hasilnya

• Apakah Anda tahu alat yang disetujui, akun yang harus dipakai, dan kepada siapa harus bertanya lain kali?
• Apakah Anda tahu apa yang terlarang, dengan kata-kata yang jelas, bukan hanya “hati-hati”?
• Sebelum menempelkan, apakah setiap item boleh ditempel atau sudah dibersihkan, tanpa ada yang berasal dari daftar “jangan pernah ditempel”?
• Apakah Anda masuk dengan akun kerja, dan apakah Anda membaca teks dari AI sebelum orang lain melihatnya?

Kesalahan umum

• Memakai akun yang kebetulan sedang terbuka. Chatbot di ponsel Anda sering kali memakai akun pribadi, di luar kendali perusahaan Anda.
• Mengira paket berbayar menjadikannya alat kerja. Paket pribadi yang Anda bayar tetap saja akun pribadi.
• Hanya membersihkan nama. Nomor pesanan, tanda tangan email, dan nama file tetap bisa menunjuk ke seseorang atau klien.
• Membiarkan alat berbicara atas nama Anda. Draf bisa menjanjikan pengembalian dana atau tanggal yang tidak pernah disepakati siapa pun. Anda yang mengirimnya, jadi Anda yang memeriksanya.