Prima di usare l'IA al lavoro

Cosa imparerai

• I tre tipi di informazioni di lavoro: si può incollare, da ripulire prima, da non incollare mai
• Perché uno strumento approvato dall'azienda e un account personale non sono la stessa cosa
• Che cosa controllano le impostazioni sulla privacy
• Cosa chiedere all'IT o al tuo responsabile prima di iniziare, e perché resti responsabile di ciò che viene inviato

L'idea

Quello che scrivi o carichi in uno strumento di IA di solito viene inviato al fornitore dello strumento. Al lavoro, quel materiale spesso appartiene alla tua azienda, ai suoi clienti o ai tuoi colleghi. Quindi, prima del primo prompt, suddividilo in tre tipi.

• Si può incollare: informazioni pubbliche, come una pagina web pubblicata, e testi che non dicono nulla di clienti, colleghi o dell'attività dell'azienda.
• Da ripulire prima: materiale di lavoro che va bene una volta tolti o sostituiti nomi, recapiti, numeri d'ordine, prezzi e tutto ciò che rimanda a una persona o a un cliente. La maggior parte degli appunti delle riunioni e delle email dei clienti rientra qui.
• Da non incollare mai: password, coordinate bancarie e numeri di documenti d'identità, dati sulla salute, sullo stipendio o di tipo HR di chiunque, e tutto ciò che le regole della tua azienda tengono fuori dagli strumenti di IA. Se non sei sicuro, consideralo da non incollare mai finché non hai chiesto.

Poi, l'account. Molti prodotti di IA offrono sia un account personale sia un account di lavoro configurato dalla tua azienda, e quello che succede ai tuoi dati dipende da quale usi. Un account di lavoro di solito ha condizioni che la tua azienda ha concordato con il fornitore. I suoi amministratori possono controllare molte impostazioni e potrebbero essere in grado di conservare e rivedere quello che chiedi. Un account personale riguarda solo te e il fornitore, e di solito la tua azienda non ha alcun controllo su ciò che contiene. Quindi il materiale aziendale va solo nello strumento e nell'account approvati.

Molti strumenti hanno anche delle impostazioni sulla privacy che stabiliscono se le tue chat possono essere usate per migliorare i modelli del fornitore e se la cronologia delle chat viene conservata. In un account di lavoro, la tua azienda potrebbe averle già impostate per te. Controllale prima di iniziare.

Infine, lo strumento può scrivere una bozza, ma il mittente sei tu. Leggi e controlla tutto prima che esca.

Esempio

Lena lavora nell'ufficio di una società di consegne. Vuole aiuto per scrivere una risposta pacata a un cliente il cui pacco è arrivato in ritardo. Sul telefono ha un chatbot con un account personale. Prima suddivide quello che serve per la risposta:

Si può incollare:     le nostre condizioni di consegna, pubblicate sul nostro sito
Da ripulire prima:    il reclamo (nome, indirizzo e numero d'ordine del cliente)
Da non incollare mai: lo screenshot del bonifico bancario del cliente

Chiede al responsabile dell'ufficio. La risposta: usare l'assistente approvato con il suo account di lavoro, non il chatbot sul telefono. Lì nomi dei clienti e numeri d'ordine sono ammessi, le coordinate bancarie mai. I casi dubbi vanno sottoposti al referente per la protezione dei dati.

Lena accede e incolla il reclamo senza lo screenshot. La bozza promette un rimborso che solo il suo responsabile può approvare, quindi toglie quella frase e invia la risposta lei stessa.

Esercitati ora

1. Scegli un'attività di lavoro, come una risposta o un riassunto.
2. Elenca le informazioni che le servono e classifica ciascuna voce: si può incollare, da ripulire prima o da non incollare mai.
3. Scopri chi decide sugli strumenti di IA dove lavori: l'IT, il tuo responsabile o un referente per la protezione dei dati.
4. Invia oggi il messaggio qui sotto. Descrivi il tuo materiale; non allegarlo.
5. Finché non rispondono, usa solo ciò che si può incollare. Quando rispondono, annota lo strumento, l'account, cosa è vietato e a chi chiedere, poi controlla le impostazioni sulla privacy di quell'account.

Alla fine dovresti avere un elenco suddiviso, una domanda inviata alla persona giusta e, quando ti risponde, le regole della tua azienda in un unico posto.

Copia questo modello

Oggetto: Uso di strumenti di IA per il mio lavoro

Ciao [nome],

vorrei usare uno strumento di IA per aiutarmi con [attività, per esempio le risposte
alle email dei clienti]. Prima di iniziare, potresti dirmi:

1. Quali strumenti di IA sono approvati per il lavoro?
2. Quale account devo usare e come ottengo l'accesso?
3. Quali informazioni non devono mai finire in uno strumento di IA?
4. Quali impostazioni devo controllare, come la cronologia delle chat o se
   le chat possono essere usate per addestrare i modelli del fornitore?
5. A chi devo chiedere quando ho dubbi su un caso specifico?

Il materiale sarebbe [descrivilo senza incollarlo, per esempio
«email di clienti con nomi e numeri d'ordine»].

Grazie,
[il tuo nome]

Se la risposta è «dipende», chiedi un esempio di cosa è consentito e uno di cosa non lo è.

Controlla il risultato

• Sai qual è lo strumento approvato, quale account usare e a chi chiedere la prossima volta?
• Sai cosa è vietato, detto in parole semplici e non solo «fai attenzione»?
• Prima di incollare, ogni voce si può incollare o è stata ripulita, senza niente dall'elenco «da non incollare mai»?
• Hai fatto l'accesso con l'account di lavoro, e hai letto il testo dell'IA prima che lo vedesse qualcun altro?

Errori comuni

• Usare l'account già aperto. Il chatbot sul telefono spesso è un account personale, fuori dal controllo della tua azienda.
• Pensare che un piano a pagamento lo renda uno strumento di lavoro. Un piano personale che paghi tu resta un account personale.
• Ripulire solo i nomi. Numeri d'ordine, firme email e nomi dei file possono comunque rimandare a una persona o a un cliente.
• Lasciare che lo strumento parli per te. Una bozza può promettere un rimborso o una data che nessuno ha concordato. La invii tu, quindi la controlli tu.