قبل أن تستخدم الذكاء الاصطناعي في العمل

ما ستتعلمه

• الأنواع الثلاثة لمعلومات العمل: ما يمكن لصقه، وما يجب تنقيحه أولًا، وما لا يلصق أبدًا
• لماذا لا تتساوى الأداة التي تعتمدها الشركة مع الحساب الشخصي
• ما الذي تتحكم فيه إعدادات الخصوصية
• ما الذي تسأل عنه قسم تقنية المعلومات أو مديرك قبل أن تبدأ، ولماذا تبقى مسؤولًا عما يرسل

الفكرة

ما تكتبه أو ترفعه في أداة ذكاء اصطناعي يرسل عادة إلى الجهة التي تقدم الأداة. وفي العمل، كثيرًا ما تكون هذه المواد ملكًا لشركتك أو لعملائها أو لزملائك. لذلك، قبل أول موجه، صنفها إلى ثلاثة أنواع.

• يمكن لصقه: المعلومات العامة، مثل صفحة ويب منشورة، والنصوص التي لا تتضمن شيئًا عن العملاء أو الزملاء أو أعمال الشركة.
• نقحه أولًا: مواد العمل التي يصبح استخدامها مقبولًا بعد أن تحذف أو تستبدل الأسماء وبيانات الاتصال وأرقام الطلبات والأسعار وكل ما يدل على شخص أو عميل. ومعظم ملاحظات الاجتماعات ورسائل العملاء تقع هنا.
• لا تلصقه أبدًا: كلمات المرور، والأرقام المصرفية وأرقام الهوية، والتفاصيل الصحية أو تفاصيل الرواتب أو الموارد البشرية الخاصة بأي شخص، وكل ما تمنع قواعد شركتك إدخاله في أدوات الذكاء الاصطناعي. وإذا لم تكن متأكدًا، فعامله على أنه «لا تلصقه أبدًا» حتى تسأل.

ثم الحساب. كثير من منتجات الذكاء الاصطناعي تتيح حسابًا شخصيًا وحساب عمل تنشئه شركتك، وما يحدث لبياناتك يتوقف على الحساب الذي تستخدمه. حساب العمل يأتي عادة بشروط اتفقت عليها شركتك مع الجهة المقدمة للخدمة. ويستطيع مسؤولوه التحكم في كثير من الإعدادات، وقد يتمكنون من الاحتفاظ بما تطلبه ومراجعته. أما الحساب الشخصي فهو بينك وبين الجهة المقدمة للخدمة، وعادة لا تتحكم شركتك فيما يحتويه. لذلك لا تدخل مواد الشركة إلا في الأداة والحساب المعتمدين.

وفي كثير من الأدوات أيضًا إعدادات الخصوصية التي تتحكم في ما إذا كان يجوز استخدام محادثاتك لتحسين نماذج الجهة المقدمة للخدمة، وفي ما إذا كان سجل محادثاتك يحفظ. وفي حساب العمل، قد تكون شركتك ضبطتها لك مسبقًا. اطلع عليها قبل أن تبدأ.

وأخيرًا، تستطيع الأداة أن تكتب المسودة، لكنك أنت المرسل. اقرأ كل شيء وتحقق منه قبل أن يخرج.

مثال

تعمل Lena في مكتب شركة توصيل. وتريد مساعدة في كتابة رد هادئ على عميل وصل طرده متأخرًا. على هاتفها روبوت دردشة بحساب شخصي. فتصنف أولًا ما يحتاج إليه الرد:

يمكن لصقه:       شروط التوصيل لدينا، المنشورة على موقعنا
نقحه أولًا:      الشكوى (اسم العميل وعنوانه ورقم الطلب)
لا تلصقه أبدًا:  لقطة شاشة التحويل المصرفي للعميل

تسأل مدير المكتب. والجواب: أن تستخدم المساعد المعتمد بحساب عملها، لا روبوت الدردشة على هاتفها. يسمح فيه بأسماء العملاء وأرقام الطلبات، ولا يسمح أبدًا بالبيانات المصرفية. وتحال الحالات غير الواضحة إلى مسؤول حماية البيانات.

تسجل Lena الدخول وتلصق الشكوى دون لقطة الشاشة. تتضمن المسودة وعدًا باسترداد المبلغ لا يملك الموافقة عليه إلا مديرها، فتحذف تلك الجملة وترسل الرد بنفسها.

تدرب الآن

1. اختر مهمة عمل واحدة، مثل رد أو ملخص.
2. اكتب المعلومات التي تحتاج إليها المهمة وصنف كل عنصر: يمكن لصقه، أو نقحه أولًا، أو لا تلصقه أبدًا.
3. اعرف من يقرر بشأن أدوات الذكاء الاصطناعي في مكان عملك: قسم تقنية المعلومات، أو مديرك، أو مسؤول حماية البيانات.
4. أرسل إليه الرسالة أدناه اليوم. صف موادك ولا ترفقها.
5. إلى أن يأتيك الرد، لا تستخدم إلا ما يمكن لصقه. وعندما يصل، دون الأداة والحساب وما هو ممنوع ومن تسأل، ثم اطلع على إعدادات الخصوصية في ذلك الحساب.

في النهاية يجب أن تكون لديك قائمة مصنفة، وسؤال وصل إلى الشخص المناسب، وبعد الرد، قواعد شركتك في مكان واحد.

انسخ هذا القالب

الموضوع: استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي في عملي

مرحبًا [الاسم]،

أود استخدام أداة ذكاء اصطناعي للمساعدة في [المهمة، مثل الرد على رسائل
العملاء]. قبل أن أبدأ، هل يمكنك أن تخبرني:

1. ما أدوات الذكاء الاصطناعي المعتمدة للعمل؟
2. أي حساب يجب أن أستخدم، وكيف أحصل على صلاحية الوصول؟
3. ما المعلومات التي يجب ألا تدخل أبدًا في أداة ذكاء اصطناعي؟
4. ما الإعدادات التي يجب أن أراجعها، مثل سجل المحادثات أو ما إذا كان يجوز
   استخدام المحادثات لتدريب نماذج الجهة المقدمة للخدمة؟
5. من أسأل عندما لا أكون متأكدًا من حالة معينة؟

المواد ستكون [صفها دون لصقها، مثل
«رسائل عملاء تتضمن أسماء وأرقام طلبات»].

شكرًا لك،
[اسمك]

إذا كان الجواب «حسب الحالة»، فاطلب مثالًا واحدًا على ما هو مسموح ومثالًا واحدًا على ما ليس مسموحًا.

تحقق من النتيجة

• هل تعرف الأداة المعتمدة والحساب الذي تستخدمه ومن تسأل في المرة القادمة؟
• هل تعرف ما هو ممنوع بكلمات واضحة، لا مجرد «كن حذرًا»؟
• قبل اللصق، هل كل عنصر يمكن لصقه أو جرى تنقيحه، دون أي شيء من قائمة «لا تلصقه أبدًا»؟
• هل سجلت الدخول بحساب العمل، وهل قرأت نص الذكاء الاصطناعي قبل أن يراه أي شخص آخر؟

أخطاء شائعة

• استخدام الحساب المفتوح أصلًا. روبوت الدردشة على هاتفك غالبًا حساب شخصي، خارج سيطرة شركتك.
• الظن أن الخطة المدفوعة تجعلها أداة عمل. الخطة الشخصية التي تدفع ثمنها تبقى حسابًا شخصيًا.
• تنقيح الأسماء فقط. أرقام الطلبات وتوقيعات البريد الإلكتروني وأسماء الملفات قد تدل أيضًا على شخص أو عميل.
• ترك الأداة تتحدث باسمك. قد تعد المسودة باسترداد مبلغ أو بموعد لم يتفق عليه أحد. أنت من يرسلها، لذا أنت من يتحقق منها.