Avant d'utiliser l'IA au travail

Ce que vous allez apprendre

• Les trois types d'informations professionnelles : à coller sans risque, à nettoyer d'abord, à ne jamais coller
• Pourquoi un outil validé par l'entreprise et un compte personnel ne sont pas la même chose
• Ce que contrôlent les paramètres de confidentialité
• Ce qu'il faut demander au service informatique ou à votre responsable avant de commencer, et pourquoi vous restez responsable de ce qui est envoyé

L'idée

Ce que vous tapez ou importez dans un outil d'IA est généralement envoyé au fournisseur de l'outil. Au travail, ce contenu appartient souvent à votre entreprise, à ses clients ou à vos collègues. Avant le premier prompt, classez-le donc en trois catégories.

• À coller sans risque : les informations publiques, comme une page web publiée, et les textes qui ne disent rien des clients, des collègues ni de l'activité de l'entreprise.
• À nettoyer d'abord : le contenu professionnel utilisable une fois que vous avez retiré ou remplacé les noms, les coordonnées, les numéros de commande, les prix et tout ce qui permet de reconnaître une personne ou un client. La plupart des notes de réunion et des e-mails de clients sont dans ce cas.
• À ne jamais coller : les mots de passe, les numéros bancaires et d'identité, les informations de santé, de salaire ou de ressources humaines concernant qui que ce soit, et tout ce que les règles de votre entreprise excluent des outils d'IA. En cas de doute, considérez que c'est à ne jamais coller tant que vous n'avez pas posé la question.

Ensuite, le compte. Beaucoup de produits d'IA proposent à la fois un compte personnel et un compte professionnel configuré par votre entreprise, et ce qu'il advient de vos données dépend de celui que vous utilisez. Un compte professionnel s'accompagne généralement de conditions que votre entreprise a négociées avec le fournisseur. Ses administrateurs peuvent contrôler de nombreux réglages et peuvent parfois conserver et consulter ce que vous demandez. Un compte personnel ne concerne que vous et le fournisseur, et votre entreprise n'a généralement aucun contrôle sur son contenu. Le contenu de l'entreprise ne va donc que dans l'outil et le compte validés.

Beaucoup d'outils ont aussi des paramètres de confidentialité qui déterminent si vos conversations peuvent servir à améliorer les modèles du fournisseur et si votre historique de conversations est conservé. Sur un compte professionnel, votre entreprise les a peut-être déjà réglés pour vous. Consultez-les avant de commencer.

Enfin, l'outil peut rédiger, mais c'est vous l'expéditeur. Lisez et vérifiez tout avant que cela parte.

Exemple

Lena travaille dans le bureau d'une entreprise de livraison. Elle veut de l'aide pour écrire une réponse posée à un client dont le colis est arrivé en retard. Sur son téléphone, elle a un chatbot avec un compte personnel. Elle commence par classer ce dont la réponse a besoin :

À coller sans risque : nos conditions de livraison, publiées sur notre site
À nettoyer d'abord :   la réclamation (nom, adresse et numéro de commande du client)
À ne jamais coller :   la capture d'écran du virement bancaire du client

Elle pose la question au responsable du bureau. La réponse : utiliser l'assistant validé avec son compte professionnel, pas le chatbot de son téléphone. Les noms de clients et les numéros de commande y sont autorisés, les coordonnées bancaires jamais. Les cas douteux sont à soumettre au référent protection des données.

Lena se connecte et colle la réclamation sans la capture d'écran. Le brouillon promet un remboursement que seul son responsable peut accorder : elle supprime donc cette phrase et envoie la réponse elle-même.

À vous de pratiquer

1. Choisissez une tâche professionnelle, comme une réponse ou un résumé.
2. Listez les informations dont elle a besoin et classez chaque élément : à coller sans risque, à nettoyer d'abord ou à ne jamais coller.
3. Renseignez-vous sur qui décide des outils d'IA là où vous travaillez : le service informatique, votre responsable ou un référent protection des données.
4. Envoyez-lui aujourd'hui le message ci-dessous. Décrivez votre contenu, sans le joindre.
5. En attendant la réponse, n'utilisez que ce qui est à coller sans risque. Une fois la réponse reçue, notez l'outil, le compte, ce qui est interdit et à qui demander, puis consultez les paramètres de confidentialité de ce compte.

À la fin, vous devriez avoir une liste classée, une question posée à la bonne personne et, une fois la réponse reçue, les règles de votre entreprise réunies au même endroit.

Copiez ce modèle

Objet : Utilisation d'outils d'IA dans mon travail

Bonjour [nom],

J'aimerais utiliser un outil d'IA pour m'aider à [tâche, par exemple répondre
aux e-mails de clients]. Avant de commencer, pourriez-vous me dire :

1. Quels outils d'IA sont autorisés pour le travail ?
2. Quel compte dois-je utiliser, et comment obtenir un accès ?
3. Quelles informations ne doivent jamais aller dans un outil d'IA ?
4. Quels réglages dois-je vérifier, comme l'historique des conversations ou la
   possibilité que les conversations servent à entraîner les modèles du fournisseur ?
5. À qui dois-je m'adresser en cas de doute sur un cas précis ?

Il s'agirait de [décrivez le contenu sans le coller, par exemple
« des e-mails de clients avec des noms et des numéros de commande »].

Merci,
[votre nom]

Si la réponse est « ça dépend », demandez un exemple de ce qui est autorisé et un exemple de ce qui ne l'est pas.

Vérifiez le résultat

• Savez-vous quel est l'outil autorisé, quel compte utiliser et à qui demander la prochaine fois ?
• Savez-vous ce qui est interdit, en termes clairs et pas seulement « faites attention » ?
• Avant de coller, chaque élément est-il à coller sans risque ou nettoyé, sans rien de la liste « à ne jamais coller » ?
• Êtes-vous connecté avec le compte professionnel, et avez-vous lu le texte de l'IA avant que quelqu'un d'autre le voie ?

Erreurs fréquentes

• Utiliser le compte déjà ouvert. Le chatbot de votre téléphone est souvent un compte personnel, hors du contrôle de votre entreprise.
• Croire qu'un abonnement payant en fait un outil professionnel. Une offre personnelle que vous payez reste un compte personnel.
• Ne nettoyer que les noms. Les numéros de commande, les signatures d'e-mail et les noms de fichiers peuvent encore permettre de reconnaître une personne ou un client.
• Laisser l'outil parler à votre place. Un brouillon peut promettre un remboursement ou une date que personne n'a validés. C'est vous qui l'envoyez, donc c'est vous qui le vérifiez.