Antes de usar IA no trabalho

O que você vai aprender

• Os três tipos de informação de trabalho: pode colar, limpe antes, nunca cole
• Por que uma ferramenta aprovada pela empresa e uma conta pessoal não são a mesma coisa
• O que as configurações de privacidade controlam
• O que perguntar à TI ou ao seu gestor antes de começar, e por que você continua responsável pelo que é enviado

A ideia

O que você digita ou envia para uma ferramenta de IA normalmente vai para o provedor da ferramenta. No trabalho, esse material muitas vezes pertence à sua empresa, aos clientes dela ou aos seus colegas. Por isso, antes do primeiro prompt, separe tudo em três tipos.

• Pode colar: informações públicas, como uma página da web publicada, e textos sem nada sobre clientes, colegas ou o negócio.
• Limpe antes: material de trabalho que pode ser usado depois que você tira ou substitui nomes, contatos, números de pedido, preços e tudo o que aponte para uma pessoa ou um cliente. A maioria das anotações de reunião e dos e-mails de clientes está aqui.
• Nunca cole: senhas, dados bancários e números de documentos, informações de saúde, salário ou RH sobre qualquer pessoa, e tudo o que as regras da sua empresa mantêm fora das ferramentas de IA. Se não tiver certeza, trate como “nunca cole” até perguntar.

Depois, a conta. Muitos produtos de IA oferecem tanto uma conta pessoal quanto uma conta de trabalho configurada pela sua empresa, e o que acontece com os seus dados depende de qual delas você usa. Uma conta de trabalho normalmente vem com termos que a sua empresa combinou com o provedor. Os administradores dela podem controlar muitas configurações e talvez possam guardar e revisar o que você pergunta. Uma conta pessoal é um acordo entre você e o provedor, e a sua empresa normalmente não tem controle sobre o que há nela. Por isso, material da empresa só vai para a ferramenta e a conta aprovadas.

Muitas ferramentas também têm configurações de privacidade que controlam se os seus chats podem ser usados para melhorar os modelos do provedor e se o seu histórico de chats é guardado. Em uma conta de trabalho, a sua empresa pode ter definido essas opções por você. Confira-as antes de começar.

Por fim, a ferramenta pode rascunhar, mas quem envia é você. Leia e confira tudo antes que saia.

Exemplo

Lena trabalha no escritório de uma transportadora. Ela quer ajuda para escrever uma resposta calma a um cliente cuja encomenda chegou atrasada. No celular dela há um chatbot em uma conta pessoal. Primeiro ela separa o que a resposta precisa:

Pode colar:   nossas condições de entrega, publicadas no nosso site
Limpe antes:  a reclamação (nome do cliente, endereço, número do pedido)
Nunca cole:   o print da transferência bancária do cliente

Ela pergunta ao gerente do escritório. A resposta: usar o assistente aprovado com a conta de trabalho dela, e não o chatbot do celular. Nomes de clientes e números de pedido são permitidos nele, dados bancários nunca. Casos duvidosos vão para o contato de proteção de dados.

Lena faz login e cola a reclamação sem o print. O rascunho promete um reembolso que só o gestor dela pode aprovar, então ela tira essa frase e envia a resposta ela mesma.

Pratique agora

1. Escolha uma tarefa de trabalho, como uma resposta ou um resumo.
2. Liste as informações de que ela precisa e classifique cada item: pode colar, limpe antes ou nunca cole.
3. Descubra quem decide sobre ferramentas de IA onde você trabalha: a TI, o seu gestor ou um contato de proteção de dados.
4. Envie hoje a mensagem abaixo para essa pessoa. Descreva o seu material; não o anexe.
5. Até ela responder, use só o que pode colar. Quando ela responder, anote a ferramenta, a conta, o que está proibido e a quem perguntar, e depois confira as configurações de privacidade dessa conta.

No fim, você deve ter uma lista classificada, uma pergunta enviada à pessoa certa e, quando ela responder, as regras da sua empresa em um só lugar.

Copie este modelo

Assunto: Uso de ferramentas de IA no meu trabalho

Olá, [nome],

Eu gostaria de usar uma ferramenta de IA para me ajudar com [tarefa, por
exemplo respostas a e-mails de clientes]. Antes de começar, você poderia
me dizer:

1. Quais ferramentas de IA são aprovadas para o trabalho?
2. Que conta devo usar e como consigo acesso?
3. Que informações nunca podem ir para uma ferramenta de IA?
4. Quais configurações devo conferir, como o histórico de chats ou se
   os chats podem ser usados para treinar os modelos do provedor?
5. A quem devo perguntar quando tiver dúvida sobre um caso específico?

O material seria [descreva-o sem colá-lo, por exemplo
“e-mails de clientes com nomes e números de pedido”].

Agradeço desde já,
[seu nome]

Se a resposta for “depende”, peça um exemplo do que é permitido e um do que não é.

Confira o resultado

• Você sabe qual é a ferramenta aprovada, que conta usar e a quem perguntar da próxima vez?
• Você sabe o que está proibido, em palavras claras, e não só “tome cuidado”?
• Antes de colar, cada item pode ser colado ou foi limpo, sem nada da lista “nunca cole”?
• Você fez login com a conta de trabalho e leu o texto da IA antes que qualquer outra pessoa o visse?

Erros comuns

• Usar a conta que já está aberta. O chatbot do seu celular muitas vezes está em uma conta pessoal, fora do controle da sua empresa.
• Achar que um plano pago faz dela uma ferramenta de trabalho. Um plano pessoal que você paga continua sendo uma conta pessoal.
• Limpar só os nomes. Números de pedido, assinaturas de e-mail e nomes de arquivo ainda podem apontar para uma pessoa ou um cliente.
• Deixar a ferramenta falar por você. Um rascunho pode prometer um reembolso ou uma data que ninguém combinou. Quem envia é você, então quem confere é você.