Yapay zekayı işte kullanmadan önce

Neler öğreneceksiniz

• Üç tür iş bilgisi: yapıştırılabilir, önce temizlenmeli, asla yapıştırılmaz
• Şirketin onayladığı bir araçla kişisel bir hesabın neden aynı şey olmadığı
• Gizlilik ayarlarının neyi belirlediği
• Başlamadan önce BT ekibine veya yöneticinize ne sormanız gerektiği ve gönderilenlerden neden yine sizin sorumlu olduğunuz

Fikir

Bir yapay zeka aracına yazdıklarınız veya yükledikleriniz genellikle aracın sağlayıcısına gönderilir. İşte bu materyal çoğu zaman şirketinize, şirketinizin müşterilerine veya iş arkadaşlarınıza aittir. Bu yüzden ilk istemden önce onu üç türe ayırın.

• Yapıştırılabilir: yayımlanmış bir web sayfası gibi herkese açık bilgiler ve müşteriler, iş arkadaşları veya şirketin işleri hakkında hiçbir şey içermeyen metinler.
• Önce temizlenmeli: isimleri, iletişim bilgilerini, sipariş numaralarını, fiyatları ve bir kişiyi veya müşteriyi işaret eden her şeyi çıkardığınızda ya da değiştirdiğinizde kullanılabilecek iş materyali. Toplantı notlarının ve müşteri e-postalarının çoğu buraya girer.
• Asla yapıştırılmaz: parolalar, banka ve kimlik numaraları, herhangi birine ait sağlık, maaş veya insan kaynakları bilgileri ve şirketinizin kurallarının yapay zeka araçlarından uzak tuttuğu her şey. Emin değilseniz, sorana kadar “asla yapıştırılmaz” olarak kabul edin.

Sonra hesap gelir. Birçok yapay zeka ürünü hem kişisel bir hesap hem de şirketinizin kurduğu bir iş hesabı sunar ve verilerinize ne olacağı hangisini kullandığınıza bağlıdır. İş hesabı genellikle şirketinizin sağlayıcıyla anlaştığı koşullarla gelir. Bu hesabın yöneticileri birçok ayarı belirleyebilir ve sorduklarınızı saklayıp inceleyebilir. Kişisel hesap sizinle sağlayıcı arasındadır ve şirketinizin genellikle içindekiler üzerinde hiçbir denetimi yoktur. Bu yüzden şirket materyali yalnızca onaylanmış araca ve hesaba girer.

Birçok aracın, sohbetlerinizin sağlayıcının modellerini geliştirmek için kullanılıp kullanılamayacağını ve sohbet geçmişinizin saklanıp saklanmayacağını belirleyen gizlilik ayarları da vardır. İş hesabında bunları şirketiniz sizin için ayarlamış olabilir. Başlamadan önce bunlara bakın.

Son olarak, araç taslak hazırlayabilir ama gönderen sizsiniz. Dışarı çıkmadan önce her şeyi okuyun ve kontrol edin.

Örnek

Lena bir kargo şirketinin ofisinde çalışıyor. Kargosu geç gelen bir müşteriye sakin bir yanıt yazmak için yardım istiyor. Telefonunda kişisel bir hesapla kullandığı bir sohbet botu var. Önce yanıtın neye ihtiyaç duyduğunu ayırıyor:

Yapıştırılabilir:    web sitemizde yayımlanan teslimat koşullarımız
Önce temizlenmeli:   şikâyet (müşteri adı, adres, sipariş numarası)
Asla yapıştırılmaz:  müşterinin banka havalesinin ekran görüntüsü

Ofis müdürüne soruyor. Yanıt: telefonundaki sohbet botunu değil, iş hesabıyla onaylanmış asistanı kullanmalı. Bu asistanda müşteri adlarına ve sipariş numaralarına izin var, banka bilgilerine asla. Belirsiz durumlar veri koruma sorumlusuna gidiyor.

Lena oturum açıyor ve şikâyeti ekran görüntüsü olmadan yapıştırıyor. Taslak, yalnızca yöneticisinin onaylayabileceği bir para iadesi vaat ediyor; bu yüzden Lena o cümleyi çıkarıyor ve yanıtı kendisi gönderiyor.

Şimdi pratik yapın

1. Bir yanıt veya özet gibi bir iş görevi seçin.
2. Görevin ihtiyaç duyduğu bilgileri listeleyin ve her birini sınıflandırın: yapıştırılabilir, önce temizlenmeli veya asla yapıştırılmaz.
3. Çalıştığınız yerde yapay zeka araçları hakkında kimin karar verdiğini öğrenin: BT ekibi, yöneticiniz veya bir veri koruma sorumlusu.
4. Aşağıdaki mesajı bugün o kişiye gönderin. Materyalinizi tarif edin; eklemeyin.
5. Yanıt gelene kadar yalnızca yapıştırılabilir olanları kullanın. Yanıt geldiğinde aracı, hesabı, nelerin yasak olduğunu ve kime sorulacağını not edin, ardından o hesabın gizlilik ayarlarına bakın.

Sonunda sınıflandırılmış bir listeniz, doğru kişiye iletilmiş bir sorunuz ve yanıt geldiğinde şirketinizin kuralları tek bir yerde olmalı.

Bu şablonu kopyalayın

Konu: İşimde yapay zeka araçlarını kullanmak

Merhaba [ad],

[Görev, örneğin müşteri e-postalarına yanıt yazmak] konusunda bana
yardımcı olması için bir yapay zeka aracı kullanmak istiyorum. Başlamadan
önce şunları söyleyebilir misiniz:

1. İş için hangi yapay zeka araçları onaylı?
2. Hangi hesabı kullanmalıyım ve erişimi nasıl alırım?
3. Hangi bilgiler asla bir yapay zeka aracına girmemeli?
4. Sohbet geçmişi veya sohbetlerin sağlayıcının modellerini eğitmek için
   kullanılıp kullanılamayacağı gibi hangi ayarları kontrol etmeliyim?
5. Belirli bir durumdan emin olmadığımda kime sormalıyım?

Materyal [yapıştırmadan tarif edin, örneğin
“isimler ve sipariş numaraları içeren müşteri e-postaları”] olacak.

Teşekkürler,
[adınız]

Yanıt “duruma göre değişir” olursa, neye izin verildiğine dair bir örnek ve neye izin verilmediğine dair bir örnek isteyin.

Sonucu kontrol edin

• Onaylı aracı, kullanılacak hesabı ve bir dahaki sefere kime soracağınızı biliyor musunuz?
• Nelerin yasak olduğunu yalnızca “dikkatli olun” diye değil, açık sözcüklerle biliyor musunuz?
• Yapıştırmadan önce her öğe yapıştırılabilir mi ya da temizlendi mi, “asla yapıştırılmaz” listesinden hiçbir şey kalmadı mı?
• İş hesabıyla oturum açtınız mı ve yapay zekanın metnini başka biri görmeden önce okudunuz mu?

Sık yapılan hatalar

• Zaten açık olan hesabı kullanmak. Telefonunuzdaki sohbet botu çoğu zaman şirketinizin denetimi dışındaki kişisel bir hesaptır.
• Ücretli bir planın onu iş aracı yaptığını düşünmek. Parasını ödediğiniz kişisel bir plan yine de kişisel bir hesaptır.
• Yalnızca isimleri temizlemek. Sipariş numaraları, e-posta imzaları ve dosya adları yine de bir kişiyi veya müşteriyi işaret edebilir.
• Aracın sizin adınıza konuşmasına izin vermek. Bir taslak, kimsenin kabul etmediği bir para iadesi veya tarih vaat edebilir. Gönderen siz olduğunuz için kontrol eden de siz olmalısınız.