Zanim użyjesz AI w pracy

Czego się nauczysz

• Trzy rodzaje informacji służbowych: można wkleić, najpierw oczyść, nigdy nie wklejaj
• Dlaczego narzędzie zatwierdzone przez firmę i konto prywatne to nie to samo
• Co kontrolują ustawienia prywatności
• O co zapytać dział IT lub przełożonego, zanim zaczniesz, i dlaczego to ty odpowiadasz za to, co zostanie wysłane

Idea

To, co wpisujesz lub przesyłasz do narzędzia AI, zwykle trafia do jego dostawcy. W pracy te materiały często należą do twojej firmy, jej klientów albo twoich współpracowników. Dlatego przed pierwszym promptem podziel je na trzy rodzaje.

• Można wkleić: informacje publiczne, na przykład opublikowana strona internetowa, oraz tekst, w którym nie ma nic o klientach, współpracownikach ani firmie.
• Najpierw oczyść: materiały służbowe, które są w porządku, gdy usuniesz lub zastąpisz imiona i nazwiska, dane kontaktowe, numery zamówień, ceny i wszystko inne, co wskazuje na konkretną osobę lub klienta. Tu trafia większość notatek ze spotkań i e-maili od klientów.
• Nigdy nie wklejaj: hasła, numery kont bankowych i dokumentów tożsamości, informacje o czyimkolwiek zdrowiu, wynagrodzeniu lub sprawach kadrowych oraz wszystko, czego zasady twojej firmy nie pozwalają wprowadzać do narzędzi AI. Jeśli nie masz pewności, traktuj to jako „nigdy nie wklejaj”, dopóki nie zapytasz.

Dalej konto. Wiele produktów AI oferuje zarówno konto prywatne, jak i konto służbowe skonfigurowane przez twoją firmę, a to, co dzieje się z twoimi danymi, zależy od tego, którego używasz. Konto służbowe zwykle podlega warunkom, które firma uzgodniła z dostawcą. Jego administratorzy mogą kontrolować wiele ustawień i mogą mieć możliwość przechowywania i przeglądania twoich zapytań. Konto prywatne to sprawa między tobą a dostawcą, a twoja firma zwykle nie ma wpływu na to, co się w nim znajduje. Dlatego materiały firmowe trafiają tylko do zatwierdzonego narzędzia i na zatwierdzone konto.

Wiele narzędzi ma też ustawienia prywatności, które decydują, czy twoje czaty mogą być wykorzystywane do ulepszania modeli dostawcy i czy historia czatów jest przechowywana. Na koncie służbowym firma mogła już je dla ciebie ustawić. Przejrzyj je, zanim zaczniesz.

Na koniec: narzędzie może przygotować szkic, ale nadawcą jesteś ty. Przeczytaj i sprawdź wszystko, zanim pójdzie dalej.

Przykład

Lena pracuje w biurze firmy kurierskiej. Chce pomocy przy spokojnej odpowiedzi dla klienta, którego paczka dotarła z opóźnieniem. Na telefonie ma chatbota na koncie prywatnym. Najpierw dzieli to, czego potrzebuje odpowiedź:

Można wkleić:       nasze warunki dostawy, opublikowane na naszej stronie
Najpierw oczyść:    reklamacja (imię i nazwisko, adres i numer zamówienia klienta)
Nigdy nie wklejaj:  zrzut ekranu przelewu bankowego klienta

Pyta kierowniczkę biura. Odpowiedź: używać zatwierdzonego asystenta na koncie służbowym, a nie chatbota w telefonie. Imiona i nazwiska klientów oraz numery zamówień są w nim dozwolone, dane bankowe nigdy. Niejasne przypadki trafiają do osoby odpowiedzialnej za ochronę danych.

Lena loguje się i wkleja reklamację bez zrzutu ekranu. Szkic obiecuje zwrot pieniędzy, który może zatwierdzić tylko jej przełożony, więc Lena usuwa to zdanie i sama wysyła odpowiedź.

Poćwicz teraz

1. Wybierz jedno zadanie służbowe, na przykład odpowiedź albo streszczenie.
2. Wypisz informacje, których ono wymaga, i przypisz każdą do rodzaju: można wkleić, najpierw oczyść albo nigdy nie wklejaj.
3. Ustal, kto w twojej pracy decyduje o narzędziach AI: dział IT, przełożony czy osoba odpowiedzialna za ochronę danych.
4. Wyślij tej osobie jeszcze dziś poniższą wiadomość. Opisz swoje materiały; nie załączaj ich.
5. Dopóki nie odpowie, korzystaj tylko z tego, co można wkleić. Gdy odpowie, zapisz narzędzie, konto, to, co jest zakazane, i kogo pytać, a potem przejrzyj ustawienia prywatności tego konta.

Na koniec będziesz mieć uporządkowaną listę, pytanie wysłane do właściwej osoby i, po jej odpowiedzi, zasady swojej firmy w jednym miejscu.

Skopiuj ten szablon

Temat: Korzystanie z narzędzi AI w mojej pracy

Dzień dobry [imię],

chcę korzystać z narzędzia AI przy [zadanie, na przykład odpowiedziach
na e-maile od klientów]. Zanim zacznę, proszę o odpowiedź na kilka pytań:

1. Które narzędzia AI są zatwierdzone do pracy?
2. Z którego konta mam korzystać i jak uzyskać dostęp?
3. Jakie informacje nigdy nie mogą trafić do narzędzia AI?
4. Które ustawienia trzeba sprawdzić, na przykład historię czatów albo to,
   czy czaty mogą być wykorzystywane do trenowania modeli dostawcy?
5. Kogo pytać, gdy nie mam pewności w konkretnej sprawie?

Chodzi o [opisz materiały, nie wklejając ich, na przykład
„e-maile od klientów z imionami, nazwiskami i numerami zamówień”].

Dziękuję
[twoje imię]

Jeśli odpowiedź brzmi „to zależy”, poproś o jeden przykład tego, co jest dozwolone, i jeden tego, co nie jest.

Sprawdź wynik

• Czy wiesz, które narzędzie jest zatwierdzone, z którego konta korzystać i kogo zapytać następnym razem?
• Czy wiesz prostymi słowami, co jest zakazane, a nie tylko „uważaj”?
• Czy przed wklejeniem każdy element można wkleić albo jest oczyszczony i nie ma nic z listy „nigdy nie wklejaj”?
• Czy korzystasz z konta służbowego i czy czytasz tekst AI, zanim zobaczy go ktoś inny?

Częste błędy

• Korzystanie z konta, które akurat jest otwarte. Chatbot w telefonie to często konto prywatne, poza kontrolą twojej firmy.
• Myślenie, że płatny plan robi z niego narzędzie służbowe. Prywatny plan, za który płacisz, to nadal konto prywatne.
• Oczyszczanie samych nazwisk. Numery zamówień, podpisy w e-mailach i nazwy plików nadal mogą wskazywać na konkretną osobę lub klienta.
• Pozwalanie, żeby narzędzie mówiło w twoim imieniu. Szkic może obiecać zwrot pieniędzy albo termin, na który nikt się nie zgodził. To ty go wysyłasz, więc to ty go sprawdzasz.