Перш ніж використовувати ШІ на роботі

Чого ви навчитеся

• Три види робочої інформації: можна вставляти, спершу очистити, ніколи не вставляти
• Чому інструмент, схвалений компанією, і особистий обліковий запис — не одне й те саме
• Чим керують налаштування конфіденційності
• Про що запитати ІТ-відділ або керівника, перш ніж почати, і чому за надіслане відповідаєте ви

Ідея

Те, що ви вводите або завантажуєте в інструмент ШІ, зазвичай передається його постачальнику. На роботі ці матеріали часто належать вашій компанії, її клієнтам або вашим колегам. Тому до першого промпту розподіліть їх на три види.

• Можна вставляти: загальнодоступна інформація, наприклад опублікована вебсторінка, і текст, у якому немає нічого про клієнтів, колег чи бізнес.
• Спершу очистити: робочі матеріали, які можна використати, якщо прибрати або замінити імена, контактні дані, номери замовлень, ціни й усе інше, що вказує на людину чи клієнта. Сюди належить більшість нотаток зустрічей і листів клієнтів.
• Ніколи не вставляти: паролі, банківські реквізити й номери документів, відомості про чиєсь здоров'я, зарплату чи кадрові дані, а також усе, що правила вашої компанії забороняють передавати в інструменти ШІ. Якщо ви не певні, вважайте це «ніколи не вставляти», доки не запитаєте.

Далі — обліковий запис. Багато продуктів ШІ пропонують і особистий обліковий запис, і робочий, який налаштовує ваша компанія, і від того, яким ви користуєтеся, залежить, що відбувається з вашими даними. На робочий обліковий запис зазвичай поширюються умови, які ваша компанія погодила з постачальником. Його адміністратори можуть керувати багатьма налаштуваннями і, можливо, зберігати й переглядати ваші запити. Особистий обліковий запис — це стосунки між вами й постачальником, і ваша компанія зазвичай ніяк не контролює, що в ньому є. Тому матеріали компанії потрапляють лише в схвалений інструмент і обліковий запис.

У багатьох інструментах також є налаштування конфіденційності, які визначають, чи можна використовувати ваші чати для покращення моделей постачальника і чи зберігається історія чатів. У робочому обліковому записі компанія могла вже задати їх за вас. Перегляньте їх, перш ніж почати.

І нарешті: інструмент може підготувати чернетку, але відправник — ви. Прочитайте й перевірте все, перш ніж це піде адресату.

Приклад

Lena працює в офісі служби доставки. Вона хоче допомоги зі спокійною відповіддю клієнтові, чия посилка прийшла із запізненням. На її телефоні є чат-бот з особистим обліковим записом. Спершу вона сортує те, що потрібно для відповіді:

Можна вставляти:     наші умови доставки, опубліковані на сайті
Спершу очистити:     скарга (ім'я клієнта, адреса, номер замовлення)
Ніколи не вставляти: знімок екрана банківського переказу клієнта

Вона запитує офіс-менеджера. Відповідь: користуватися схваленим асистентом зі своїм робочим обліковим записом, а не чат-ботом на телефоні. Імена клієнтів і номери замовлень у ньому дозволені, банківські дані — ніколи. З неясними випадками — до відповідального за захист даних.

Lena входить у робочий обліковий запис і вставляє скаргу без знімка екрана. У чернетці обіцяно повернення коштів, яке може схвалити лише її керівник, тож вона видаляє це речення й надсилає відповідь сама.

Спробуйте самі

1. Виберіть одне робоче завдання, наприклад відповідь на лист або підсумок.
2. Перелічіть інформацію, потрібну для нього, і віднесіть кожен пункт до одного з видів: можна вставляти, спершу очистити чи ніколи не вставляти.
3. З'ясуйте, хто у вас на роботі вирішує питання щодо інструментів ШІ: ІТ-відділ, ваш керівник чи відповідальний за захист даних.
4. Надішліть цій людині повідомлення нижче сьогодні ж. Опишіть свої матеріали, але не додавайте їх.
5. Доки немає відповіді, використовуйте лише те, що можна вставляти. Коли відповідь надійде, запишіть інструмент, обліковий запис, що заборонено і кого питати, а потім перегляньте налаштування конфіденційності цього облікового запису.

Наприкінці у вас має бути розсортований список, запитання, надіслане потрібній людині, і, коли вона відповість, правила вашої компанії в одному місці.

Скопіюйте цей шаблон

Тема: Використання інструментів ШІ в моїй роботі

Добрий день, [ім'я].

Я хотів(-ла) б використовувати інструмент ШІ для допомоги з [завдання, наприклад
відповіді на листи клієнтів]. Перш ніж почати, підкажіть, будь ласка:

1. Які інструменти ШІ схвалено для роботи?
2. Яким обліковим записом мені користуватися і як отримати доступ?
3. Яку інформацію в жодному разі не можна вводити в інструмент ШІ?
4. Які налаштування варто перевірити, наприклад історію чатів або те,
   чи можна використовувати чати для навчання моделей постачальника?
5. До кого звертатися, якщо я не певен(-на) щодо конкретного випадку?

Ідеться про такі матеріали: [опишіть їх, не вставляючи, наприклад
«листи клієнтів з іменами й номерами замовлень»].

Дякую,
[ваше ім'я]

Якщо відповідь — «залежить від ситуації», попросіть один приклад того, що дозволено, і один — того, що ні.

Перевірте результат

• Чи знаєте ви схвалений інструмент, потрібний обліковий запис і кого питати наступного разу?
• Чи знаєте ви, що заборонено, простими словами, а не лише «будьте обережні»?
• Перш ніж вставити, чи кожен пункт можна вставляти або його вже очищено, і чи немає нічого зі списку «ніколи не вставляти»?
• Чи ввійшли ви в робочий обліковий запис і чи прочитали текст ШІ до того, як його побачив хтось інший?

Поширені помилки

• Користуватися тим обліковим записом, який уже відкритий. Чат-бот на телефоні часто працює з особистим обліковим записом, поза контролем вашої компанії.
• Думати, що платний план робить інструмент робочим. Особистий план, за який ви платите, однаково залишається особистим обліковим записом.
• Очищати лише імена. Номери замовлень, підписи в листах і назви файлів однаково можуть вказувати на людину чи клієнта.
• Дозволяти інструменту говорити за вас. Чернетка може пообіцяти повернення коштів або дату, про які ніхто не домовлявся. Надсилаєте ви, отже, і перевіряєте ви.