Bevor du KI bei der Arbeit nutzt

Das lernst du

• Die drei Arten von Arbeitsinformationen: unbedenklich, erst bereinigen, nie einfügen
• Warum ein von der Firma freigegebenes Tool und ein privates Konto nicht dasselbe sind
• Was Datenschutzeinstellungen steuern
• Was du vor dem Start die IT oder deine Führungskraft fragst und warum du für das verantwortlich bleibst, was verschickt wird

Die Idee

Was du in ein KI-Tool eingibst oder hochlädst, wird in der Regel an den Anbieter des Tools geschickt. Bei der Arbeit gehört dieses Material oft deiner Firma, ihren Kunden oder deinen Kolleginnen und Kollegen. Sortiere es deshalb vor dem ersten Prompt in drei Arten.

• Unbedenklich: öffentliche Informationen, etwa eine veröffentlichte Webseite, und Text, in dem nichts über Kunden, Kollegen oder das Geschäft steht.
• Erst bereinigen: Arbeitsmaterial, das in Ordnung ist, sobald du Namen, Kontaktdaten, Bestellnummern, Preise und alles andere entfernst oder ersetzt, was auf eine Person oder einen Kunden hinweist. Die meisten Meeting-Notizen und Kunden-E-Mails gehören hierher.
• Nie einfügen: Passwörter, Bank- und Ausweisnummern, Gesundheits-, Gehalts- oder Personaldaten über irgendwen und alles, was die Regeln deiner Firma von KI-Tools fernhalten. Wenn du unsicher bist, behandle es als „nie einfügen“, bis du nachgefragt hast.

Dann das Konto. Viele KI-Produkte bieten sowohl ein privates Konto als auch ein Arbeitskonto, das deine Firma einrichtet, und was mit deinen Daten passiert, hängt davon ab, welches du nutzt. Für ein Arbeitskonto gelten meist Bedingungen, die deine Firma mit dem Anbieter vereinbart hat. Seine Administratoren können viele Einstellungen steuern und womöglich speichern und einsehen, was du fragst. Ein privates Konto ist eine Sache zwischen dir und dem Anbieter, und deine Firma hat meist keinen Einfluss darauf, was darin steht. Firmenmaterial kommt deshalb nur in das freigegebene Tool und Konto.

Viele Tools haben außerdem Datenschutzeinstellungen, die steuern, ob deine Chats zur Verbesserung der Modelle des Anbieters genutzt werden dürfen und ob dein Chatverlauf gespeichert wird. Bei einem Arbeitskonto hat deine Firma sie womöglich schon für dich eingestellt. Sieh sie dir an, bevor du loslegst.

Und zuletzt: Das Tool kann Entwürfe schreiben, aber der Absender bist du. Lies und prüfe alles, bevor es rausgeht.

Beispiel

Lena arbeitet im Büro eines Lieferdienstes. Sie möchte Hilfe bei einer ruhigen Antwort an einen Kunden, dessen Paket zu spät ankam. Auf ihrem Handy ist ein Chatbot mit einem privaten Konto. Zuerst sortiert sie, was die Antwort braucht:

Unbedenklich:     unsere Lieferbedingungen, veröffentlicht auf unserer Website
Erst bereinigen:  die Beschwerde (Name, Adresse und Bestellnummer des Kunden)
Nie einfügen:     der Screenshot der Banküberweisung des Kunden

Sie fragt die Büroleitung. Die Antwort: den freigegebenen Assistenten mit ihrem Arbeitskonto nutzen, nicht den Chatbot auf ihrem Handy. Kundennamen und Bestellnummern sind darin erlaubt, Bankdaten nie. Unklare Fälle gehen an die Ansprechperson für Datenschutz.

Lena meldet sich an und fügt die Beschwerde ohne den Screenshot ein. Der Entwurf verspricht eine Erstattung, die nur ihre Führungskraft genehmigen kann, also streicht sie diesen Satz und schickt die Antwort selbst ab.

Jetzt üben

1. Such dir eine Arbeitsaufgabe aus, etwa eine Antwort oder eine Zusammenfassung.
2. Liste die Informationen auf, die sie braucht, und sortiere jeden Punkt: unbedenklich, erst bereinigen oder nie einfügen.
3. Finde heraus, wer bei dir über KI-Tools entscheidet: die IT, deine Führungskraft oder die Ansprechperson für Datenschutz.
4. Schick ihnen heute die Nachricht unten. Beschreibe dein Material, hänge es nicht an.
5. Bis sie antworten, nutze nur, was unbedenklich ist. Wenn die Antwort da ist, notiere das Tool, das Konto, was tabu ist und wen du fragen kannst, und sieh dir dann die Datenschutzeinstellungen dieses Kontos an.

Am Ende solltest du eine sortierte Liste haben, eine Frage bei der richtigen Person und, sobald sie antwortet, die Regeln deiner Firma an einem Ort.

Diese Vorlage kopieren

Betreff: KI-Tools für meine Arbeit nutzen

Hallo [Name],

ich würde gern ein KI-Tool nutzen, das mir bei [Aufgabe, zum Beispiel
Antworten auf Kunden-E-Mails] hilft. Bevor ich anfange: Könnten Sie mir sagen,

1. Welche KI-Tools sind für die Arbeit freigegeben?
2. Welches Konto soll ich nutzen, und wie bekomme ich Zugang?
3. Welche Informationen dürfen nie in ein KI-Tool?
4. Welche Einstellungen soll ich prüfen, etwa den Chatverlauf oder ob
   Chats zum Training der Modelle des Anbieters genutzt werden dürfen?
5. Wen soll ich fragen, wenn ich bei einem bestimmten Fall unsicher bin?

Das Material wären [beschreib es, ohne es einzufügen, zum Beispiel
„Kunden-E-Mails mit Namen und Bestellnummern“].

Vielen Dank
[dein Name]

Wenn die Antwort „kommt darauf an“ lautet, bitte um ein Beispiel dafür, was erlaubt ist, und eines dafür, was nicht erlaubt ist.

Das Ergebnis prüfen

• Kennst du das freigegebene Tool, das Konto, das du nutzen sollst, und die Person, die du beim nächsten Mal fragst?
• Weißt du in klaren Worten, was tabu ist, und nicht nur „sei vorsichtig“?
• Ist vor dem Einfügen jeder Punkt unbedenklich oder bereinigt, ohne etwas von der Nie-einfügen-Liste?
• Bist du mit dem Arbeitskonto angemeldet, und hast du den Text der KI gelesen, bevor ihn jemand anderes gesehen hat?

Häufige Fehler

• Das Konto nutzen, das gerade offen ist. Der Chatbot auf deinem Handy läuft oft über ein privates Konto, außerhalb der Kontrolle deiner Firma.
• Glauben, ein bezahlter Tarif mache es zum Arbeitstool. Ein privater Tarif, den du bezahlst, bleibt ein privates Konto.
• Nur die Namen bereinigen. Bestellnummern, E-Mail-Signaturen und Dateinamen können trotzdem auf eine Person oder einen Kunden hinweisen.
• Das Tool für dich sprechen lassen. Ein Entwurf kann eine Erstattung oder einen Termin versprechen, dem niemand zugestimmt hat. Du verschickst ihn, also prüfst du ihn.