Trước khi dùng AI trong công việc

Bạn sẽ học được gì

• Ba loại thông tin công việc: dán được, làm sạch trước, không bao giờ dán
• Vì sao một công cụ được công ty phê duyệt và một tài khoản cá nhân không giống nhau
• Cài đặt quyền riêng tư kiểm soát những gì
• Cần hỏi bộ phận IT hoặc quản lý của bạn điều gì trước khi bắt đầu, và vì sao bạn vẫn chịu trách nhiệm về những gì được gửi đi

Ý tưởng

Những gì bạn gõ hoặc tải lên một công cụ AI thường được gửi đến nhà cung cấp của công cụ đó. Ở nơi làm việc, tài liệu đó thường thuộc về công ty bạn, khách hàng của công ty hoặc đồng nghiệp của bạn. Vì vậy, trước prompt đầu tiên, hãy chia nó thành ba loại.

• Dán được: thông tin công khai, chẳng hạn một trang web đã đăng, và văn bản không có gì về khách hàng, đồng nghiệp hay hoạt động kinh doanh.
• Làm sạch trước: tài liệu công việc dùng được sau khi bạn xóa hoặc thay thế tên, thông tin liên lạc, số đơn hàng, giá cả và mọi thứ khác chỉ đến một người hoặc một khách hàng. Phần lớn ghi chú cuộc họp và email của khách hàng thuộc loại này.
• Không bao giờ dán: mật khẩu, số tài khoản ngân hàng và số giấy tờ tùy thân, thông tin sức khỏe, lương hoặc nhân sự về bất kỳ ai, và mọi thứ mà quy định của công ty bạn không cho đưa vào công cụ AI. Nếu bạn không chắc, hãy coi nó là không bao giờ dán cho đến khi bạn đã hỏi.

Tiếp theo là tài khoản. Nhiều sản phẩm AI có cả tài khoản cá nhân và tài khoản công việc do công ty bạn thiết lập, và những gì xảy ra với dữ liệu của bạn phụ thuộc vào việc bạn dùng tài khoản nào. Tài khoản công việc thường đi kèm các điều khoản mà công ty bạn đã thỏa thuận với nhà cung cấp. Quản trị viên của tài khoản đó có thể kiểm soát nhiều cài đặt và có thể lưu giữ và xem lại những gì bạn hỏi. Tài khoản cá nhân là chuyện giữa bạn và nhà cung cấp, và công ty bạn thường không kiểm soát được những gì có trong đó. Vì vậy, tài liệu của công ty chỉ được đưa vào công cụ và tài khoản đã được phê duyệt.

Nhiều công cụ còn có cài đặt quyền riêng tư quyết định việc các cuộc trò chuyện của bạn có thể được dùng để cải thiện mô hình của nhà cung cấp hay không và lịch sử trò chuyện của bạn có được lưu lại hay không. Trên tài khoản công việc, công ty bạn có thể đã đặt sẵn chúng cho bạn. Hãy xem chúng trước khi bắt đầu.

Cuối cùng, công cụ có thể soạn nháp, nhưng bạn là người gửi. Hãy đọc và kiểm tra mọi thứ trước khi gửi đi.

Ví dụ

Lena làm việc ở văn phòng của một công ty giao hàng. Cô muốn được giúp viết một thư trả lời bình tĩnh cho một khách hàng có bưu kiện đến muộn. Điện thoại của cô có một chatbot dùng tài khoản cá nhân. Trước tiên, cô phân loại những gì thư trả lời cần:

Dán được:          điều khoản giao hàng của chúng tôi, đã đăng trên trang web
Làm sạch trước:    đơn khiếu nại (tên khách hàng, địa chỉ, số đơn hàng)
Không bao giờ dán: ảnh chụp màn hình giao dịch chuyển khoản của khách hàng

Cô hỏi quản lý văn phòng. Câu trả lời: dùng trợ lý đã được phê duyệt với tài khoản công việc của cô, không dùng chatbot trên điện thoại. Tên khách hàng và số đơn hàng được phép đưa vào đó, thông tin ngân hàng thì không bao giờ. Các trường hợp chưa rõ thì hỏi người phụ trách bảo vệ dữ liệu.

Lena đăng nhập và dán đơn khiếu nại mà không kèm ảnh chụp màn hình. Bản nháp hứa hoàn tiền, điều mà chỉ quản lý của cô mới có thể phê duyệt, nên cô xóa câu đó và tự gửi thư trả lời.

Thực hành ngay

1. Chọn một việc trong công việc, chẳng hạn một thư trả lời hoặc một bản tóm tắt.
2. Liệt kê thông tin mà việc đó cần và phân loại từng mục: dán được, làm sạch trước hoặc không bao giờ dán.
3. Tìm hiểu ai quyết định về công cụ AI ở nơi bạn làm việc: bộ phận IT, quản lý của bạn hoặc người phụ trách bảo vệ dữ liệu.
4. Gửi cho họ tin nhắn bên dưới ngay hôm nay. Mô tả tài liệu của bạn; đừng đính kèm nó.
5. Cho đến khi họ trả lời, chỉ dùng những gì dán được. Khi họ trả lời, hãy ghi lại công cụ, tài khoản, những gì không được phép và người cần hỏi, rồi xem cài đặt quyền riêng tư của tài khoản đó.

Cuối cùng, bạn sẽ có một danh sách đã phân loại, một câu hỏi đã gửi đến đúng người và, khi họ trả lời, các quy định của công ty bạn ở cùng một chỗ.

Sao chép mẫu này

Tiêu đề: Dùng công cụ AI cho công việc của tôi

Chào [tên],

Tôi muốn dùng một công cụ AI để hỗ trợ [nhiệm vụ, ví dụ trả lời
email của khách hàng]. Trước khi bắt đầu, anh/chị có thể cho tôi biết:

1. Những công cụ AI nào được phê duyệt cho công việc?
2. Tôi nên dùng tài khoản nào, và làm sao để được cấp quyền truy cập?
3. Những thông tin nào không bao giờ được đưa vào công cụ AI?
4. Tôi nên kiểm tra những cài đặt nào, chẳng hạn lịch sử trò chuyện hoặc
   việc các cuộc trò chuyện có thể được dùng để huấn luyện mô hình của
   nhà cung cấp hay không?
5. Tôi nên hỏi ai khi không chắc về một trường hợp cụ thể?

Tài liệu sẽ là [mô tả mà không dán nó, ví dụ
“email của khách hàng có tên và số đơn hàng”].

Cảm ơn anh/chị,
[tên của bạn]

Nếu câu trả lời là “còn tùy”, hãy xin một ví dụ về điều được phép và một ví dụ về điều không được phép.

Kiểm tra kết quả

• Bạn có biết công cụ được phê duyệt, tài khoản cần dùng và người cần hỏi lần sau không?
• Bạn có biết những gì không được phép, bằng lời lẽ rõ ràng chứ không chỉ là “hãy cẩn thận” không?
• Trước khi dán, mọi mục có thuộc loại dán được hoặc đã được làm sạch, và không có gì từ danh sách không bao giờ dán không?
• Bạn có đăng nhập bằng tài khoản công việc không, và bạn đã đọc văn bản của AI trước khi bất kỳ ai khác nhìn thấy chưa?

Lỗi thường gặp

• Dùng tài khoản đang mở sẵn. Chatbot trên điện thoại của bạn thường là tài khoản cá nhân, nằm ngoài sự kiểm soát của công ty bạn.
• Nghĩ rằng gói trả phí biến nó thành công cụ công việc. Một gói cá nhân mà bạn trả tiền vẫn là tài khoản cá nhân.
• Chỉ làm sạch tên. Số đơn hàng, chữ ký email và tên tệp vẫn có thể chỉ đến một người hoặc một khách hàng.
• Để công cụ nói thay bạn. Một bản nháp có thể hứa hoàn tiền hoặc một ngày mà không ai đồng ý. Bạn là người gửi, nên bạn kiểm tra nó.