काम पर AI इस्तेमाल करने से पहले

आप क्या सीखेंगे

• काम की जानकारी के तीन प्रकार: पेस्ट करने में ठीक, पहले साफ़ करें, कभी पेस्ट न करें
• कंपनी का मंज़ूर किया हुआ टूल और निजी अकाउंट एक जैसे क्यों नहीं हैं
• निजता सेटिंग्स क्या तय करती हैं
• शुरू करने से पहले IT या अपने मैनेजर से क्या पूछें, और जो भेजा जाता है उसकी ज़िम्मेदारी आपकी ही क्यों रहती है

मूल विचार

आप किसी AI टूल में जो टाइप या अपलोड करते हैं, वह आम तौर पर टूल के प्रोवाइडर को भेजा जाता है। काम पर, वह सामग्री अक्सर आपकी कंपनी, उसके क्लाइंट या आपके सहकर्मियों की होती है। इसलिए पहले प्रॉम्प्ट से पहले उसे तीन प्रकारों में बाँटें।

• पेस्ट करने में ठीक: सार्वजनिक जानकारी, जैसे कोई प्रकाशित वेब पेज, और ऐसा टेक्स्ट जिसमें क्लाइंट, सहकर्मियों या कारोबार के बारे में कुछ न हो।
• पहले साफ़ करें: काम की ऐसी सामग्री जो तब ठीक है जब आप नाम, संपर्क जानकारी, ऑर्डर नंबर, कीमतें और ऐसी हर चीज़ हटा दें या बदल दें जिससे किसी व्यक्ति या क्लाइंट का पता चले। ज़्यादातर मीटिंग नोट्स और ग्राहकों के ईमेल इसी में आते हैं।
• कभी पेस्ट न करें: पासवर्ड, बैंक और पहचान नंबर, किसी के भी स्वास्थ्य, वेतन या HR से जुड़ी जानकारी, और ऐसी हर चीज़ जिसे आपकी कंपनी के नियम AI टूल से दूर रखते हैं। अगर आपको पक्का न पता हो, तो पूछने तक उसे “कभी पेस्ट न करें” में ही रखें।

इसके बाद अकाउंट। कई AI प्रोडक्ट निजी अकाउंट और आपकी कंपनी का बनाया हुआ वर्क अकाउंट, दोनों देते हैं, और आपके डेटा के साथ क्या होता है, यह इस पर निर्भर करता है कि आप कौन-सा इस्तेमाल करते हैं। वर्क अकाउंट के साथ आम तौर पर वे शर्तें आती हैं जिन पर आपकी कंपनी ने प्रोवाइडर के साथ सहमति दी है। उसके एडमिनिस्ट्रेटर कई सेटिंग्स नियंत्रित कर सकते हैं, और हो सकता है कि वे आपकी पूछी गई बातें रख सकें और उनकी समीक्षा कर सकें। निजी अकाउंट आपके और प्रोवाइडर के बीच की बात है, और उसमें क्या है, इस पर आम तौर पर आपकी कंपनी का कोई नियंत्रण नहीं होता। इसलिए कंपनी की सामग्री सिर्फ़ मंज़ूर किए गए टूल और अकाउंट में ही डालें।

कई टूल में निजता सेटिंग्स भी होती हैं, जो तय करती हैं कि आपकी चैट प्रोवाइडर के मॉडल बेहतर बनाने में इस्तेमाल हो सकती हैं या नहीं, और आपकी चैट हिस्ट्री रखी जाती है या नहीं। वर्क अकाउंट पर हो सकता है कि आपकी कंपनी ने इन्हें आपके लिए पहले से तय कर दिया हो। शुरू करने से पहले इन्हें देख लें।

आखिर में, टूल ड्राफ़्ट लिख सकता है, लेकिन भेजने वाले आप हैं। कुछ भी बाहर जाने से पहले सब कुछ पढ़ें और जाँचें।

उदाहरण

Lena एक डिलीवरी कंपनी के दफ़्तर में काम करती है। उसे एक ऐसे ग्राहक को शांत लहजे में जवाब लिखने में मदद चाहिए जिसका पार्सल देर से पहुँचा। उसके फ़ोन में एक चैटबॉट है जो निजी अकाउंट पर चलता है। पहले वह छाँटती है कि जवाब के लिए क्या-क्या चाहिए:

पेस्ट करने में ठीक:  हमारी डिलीवरी शर्तें, जो हमारी वेबसाइट पर प्रकाशित हैं
पहले साफ़ करें:      शिकायत (ग्राहक का नाम, पता, ऑर्डर नंबर)
कभी पेस्ट न करें:    ग्राहक के बैंक ट्रांसफ़र का स्क्रीनशॉट

वह ऑफ़िस मैनेजर से पूछती है। जवाब मिलता है: फ़ोन वाले चैटबॉट के बजाय वर्क अकाउंट के साथ मंज़ूर किया गया असिस्टेंट इस्तेमाल करना है। उसमें ग्राहकों के नाम और ऑर्डर नंबर डाले जा सकते हैं, बैंक की जानकारी कभी नहीं। जो मामले साफ़ न हों, वे डेटा संरक्षण से जुड़े संपर्क व्यक्ति के पास जाते हैं।

Lena साइन इन करती है और स्क्रीनशॉट के बिना शिकायत पेस्ट करती है। ड्राफ़्ट में ऐसे रिफ़ंड का वादा है जिसे सिर्फ़ उसका मैनेजर मंज़ूर कर सकता है, इसलिए वह उस वाक्य को हटा देती है और जवाब खुद भेजती है।

अभी अभ्यास करें

1. दफ़्तर का कोई एक काम चुनें, जैसे कोई जवाब या सारांश।
2. उसके लिए ज़रूरी जानकारी की सूची बनाएँ और हर चीज़ को छाँटें: पेस्ट करने में ठीक, पहले साफ़ करें या कभी पेस्ट न करें।
3. पता करें कि आपके यहाँ AI टूल के बारे में फ़ैसला कौन करता है: IT, आपका मैनेजर या डेटा संरक्षण से जुड़ा संपर्क व्यक्ति।
4. आज ही उन्हें नीचे दिया गया मैसेज भेजें। अपनी सामग्री के बारे में बताएँ, उसे अटैच न करें।
5. जब तक जवाब न आए, सिर्फ़ वही इस्तेमाल करें जो पेस्ट करने में ठीक है। जवाब आने पर टूल, अकाउंट, क्या मना है और किससे पूछना है, यह लिख लें, फिर उस अकाउंट की निजता सेटिंग्स देखें।

आखिर में आपके पास एक छँटी हुई सूची, सही व्यक्ति के पास पहुँचा एक सवाल और, जवाब आने के बाद, एक जगह लिखे आपकी कंपनी के नियम होने चाहिए।

यह टेम्पलेट कॉपी करें

विषय: अपने काम के लिए AI टूल का इस्तेमाल

नमस्ते [नाम],

मैं [काम, जैसे ग्राहकों के ईमेल के जवाब] में मदद के लिए किसी AI टूल का
इस्तेमाल करना चाहता/चाहती हूँ। शुरू करने से पहले, क्या आप मुझे बता सकते हैं:

1. काम के लिए कौन-से AI टूल मंज़ूर हैं?
2. मुझे कौन-सा अकाउंट इस्तेमाल करना चाहिए, और उसका एक्सेस कैसे मिलेगा?
3. कौन-सी जानकारी कभी भी किसी AI टूल में नहीं जानी चाहिए?
4. मुझे कौन-सी सेटिंग्स देखनी चाहिए, जैसे चैट हिस्ट्री या यह कि चैट
   प्रोवाइडर के मॉडल को ट्रेन करने में इस्तेमाल हो सकती हैं या नहीं?
5. किसी खास मामले में पक्का न होने पर मुझे किससे पूछना चाहिए?

सामग्री [उसे पेस्ट किए बिना उसके बारे में बताएँ, जैसे
“नाम और ऑर्डर नंबर वाले ग्राहकों के ईमेल”] होगी।

धन्यवाद,
[आपका नाम]

अगर जवाब “यह निर्भर करता है” हो, तो एक उदाहरण माँगें कि किस चीज़ की इजाज़त है और एक कि किसकी नहीं।

आउटपुट जाँचें

• क्या आपको पता है कि कौन-सा टूल मंज़ूर है, कौन-सा अकाउंट इस्तेमाल करना है और अगली बार किससे पूछना है?
• क्या आपको साफ़ शब्दों में पता है कि क्या मना है, सिर्फ़ “सावधान रहें” नहीं?
• पेस्ट करने से पहले, क्या हर चीज़ पेस्ट करने में ठीक है या साफ़ की हुई है, और “कभी पेस्ट न करें” वाली सूची से कुछ भी नहीं है?
• क्या आपने वर्क अकाउंट से साइन इन किया है, और क्या आपने किसी और के देखने से पहले AI का लिखा टेक्स्ट पढ़ा?

आम गलतियाँ

• जो अकाउंट पहले से खुला है, वही इस्तेमाल करना। आपके फ़ोन वाला चैटबॉट अक्सर निजी अकाउंट होता है, जो आपकी कंपनी के नियंत्रण से बाहर है।
• यह सोचना कि पेड प्लान से वह काम का टूल बन जाता है। जिस निजी प्लान के लिए आप पैसे देते हैं, वह भी निजी अकाउंट ही है।
• सिर्फ़ नाम हटाना। ऑर्डर नंबर, ईमेल सिग्नेचर और फ़ाइलों के नाम से भी किसी व्यक्ति या क्लाइंट का पता चल सकता है।
• टूल को अपनी ओर से बोलने देना। ड्राफ़्ट में ऐसे रिफ़ंड या तारीख का वादा हो सकता है जिस पर किसी ने सहमति नहीं दी। भेजते आप हैं, इसलिए जाँचते भी आप हैं।