업무에 AI를 쓰기 전에

이번에 배울 내용

• 업무 정보의 세 가지 종류: 붙여 넣어도 되는 것, 먼저 정리할 것, 절대 붙여 넣지 말 것
• 회사가 승인한 도구와 개인 계정이 같지 않은 이유
• 개인정보 설정이 정하는 것
• 시작하기 전에 IT 담당자나 상사에게 물어볼 것, 그리고 보내는 내용에 대한 책임이 여전히 나에게 있는 이유

핵심 개념

AI 도구에 입력하거나 업로드한 내용은 보통 도구 제공업체로 전송돼요. 업무에서는 그 자료가 회사, 고객, 동료의 것인 경우가 많아요. 그러니 첫 프롬프트를 쓰기 전에 자료를 세 가지로 나누세요.

• 붙여 넣어도 되는 것: 공개된 웹 페이지 같은 공개 정보, 그리고 고객, 동료, 회사 사업에 관한 내용이 전혀 없는 글.
• 먼저 정리할 것: 이름, 연락처, 주문 번호, 가격, 그 밖에 특정 사람이나 고객을 가리키는 내용을 지우거나 바꾸면 써도 되는 업무 자료. 회의 메모와 고객 이메일은 대부분 여기에 속해요.
• 절대 붙여 넣지 말 것: 비밀번호, 계좌 번호와 신분증 번호, 누구에 대한 것이든 건강, 급여, 인사 관련 정보, 그리고 회사 규정상 AI 도구에 넣으면 안 되는 모든 것. 확실하지 않으면 물어볼 때까지 절대 붙여 넣지 말 것으로 다루세요.

다음은 계정이에요. 많은 AI 제품에는 개인 계정과 회사가 만들어 준 업무용 계정이 모두 있고, 내 데이터가 어떻게 되는지는 어느 계정을 쓰느냐에 달려 있어요. 업무용 계정에는 보통 회사가 제공업체와 합의한 약관이 적용돼요. 관리자가 많은 설정을 관리할 수 있고, 내가 요청한 내용을 보관하고 검토할 수도 있어요. 개인 계정은 나와 제공업체 사이의 일이라, 그 안에 무엇이 있는지 회사가 관리할 수 없는 경우가 많아요. 그러니 회사 자료는 승인된 도구와 계정에만 넣으세요.

많은 도구에는 내 채팅을 제공업체의 모델 개선에 써도 되는지, 채팅 기록을 보관할지를 정하는 개인정보 설정도 있어요. 업무용 계정에서는 회사가 이미 설정해 두었을 수도 있어요. 시작하기 전에 살펴보세요.

마지막으로, 초안은 도구가 쓸 수 있지만 보내는 사람은 나예요. 내보내기 전에 모든 내용을 읽고 확인하세요.

예시

Lena는 택배 회사 사무실에서 일해요. 소포가 늦게 도착한 고객에게 보낼 차분한 답장을 쓰는 데 도움을 받고 싶어요. 휴대폰에는 개인 계정으로 쓰는 챗봇이 있어요. Lena는 먼저 답장에 필요한 것을 나눠요.

붙여 넣어도 되는 것:   웹사이트에 공개된 우리 회사 배송 약관
먼저 정리할 것:        고객 불만 내용(고객 이름, 주소, 주문 번호)
절대 붙여 넣지 말 것:  고객의 계좌 이체 화면 캡처

Lena는 사무실 관리자에게 물어봐요. 답은 이랬어요. 휴대폰의 챗봇이 아니라 업무용 계정으로 승인된 어시스턴트를 쓸 것. 고객 이름과 주문 번호는 넣어도 되지만 계좌 정보는 절대 안 됨. 애매한 경우는 개인정보 보호 담당자에게 문의할 것.

Lena는 로그인해서 화면 캡처를 뺀 불만 내용을 붙여 넣어요. 초안에 상사만 승인할 수 있는 환불 약속이 들어 있어서, Lena는 그 문장을 지우고 직접 답장을 보내요.

직접 해 보기

1. 답장이나 요약처럼 업무 작업을 하나 고르세요.
2. 그 작업에 필요한 정보를 적고, 항목마다 붙여 넣어도 되는 것, 먼저 정리할 것, 절대 붙여 넣지 말 것으로 나누세요.
3. 직장에서 AI 도구에 대해 누가 결정하는지 알아보세요. IT 담당자, 상사, 또는 개인정보 보호 담당자일 수 있어요.
4. 오늘 아래 메시지를 그 사람에게 보내세요. 자료는 첨부하지 말고 어떤 자료인지 설명만 하세요.
5. 답을 받기 전까지는 붙여 넣어도 되는 것만 쓰세요. 답을 받으면 도구, 계정, 금지된 것, 물어볼 사람을 적어 두고, 그 계정의 개인정보 설정을 살펴보세요.

마지막에는 분류한 목록, 알맞은 사람에게 보낸 질문, 그리고 답이 오면 한곳에 정리한 회사 규정이 남아 있어야 해요.

이 템플릿 복사하기

제목: 업무에 AI 도구 사용 관련 문의

[이름] 님, 안녕하세요.

[작업, 예: 고객 이메일 답장]에 AI 도구를 활용하고 싶어요. 시작하기 전에
다음을 알려 주실 수 있을까요?

1. 업무용으로 승인된 AI 도구는 무엇인가요?
2. 어떤 계정을 써야 하고, 사용 권한은 어떻게 받을 수 있나요?
3. AI 도구에 절대 넣으면 안 되는 정보는 무엇인가요?
4. 채팅 기록이나, 채팅이 제공업체의 모델 학습에 쓰일 수 있는지 같은
   설정 중에서 확인해야 할 것은 무엇인가요?
5. 특정 사례가 애매할 때는 누구에게 물어봐야 하나요?

사용할 자료는 [붙여 넣지 말고 설명하기, 예: “이름과 주문 번호가 들어 있는
고객 이메일”]이에요.

감사합니다.
[내 이름]

답이 “상황에 따라 달라요”라면, 허용되는 것의 예 하나와 허용되지 않는 것의 예 하나를 요청하세요.

결과 확인하기

• 승인된 도구, 써야 할 계정, 다음에 물어볼 사람을 알고 있나요?
• 금지된 것이 무엇인지 “조심하세요” 수준이 아니라 쉬운 말로 알고 있나요?
• 붙여 넣기 전에 모든 항목이 붙여 넣어도 되는 것이거나 정리된 상태이고, 절대 붙여 넣지 말 것 목록에 있는 것은 하나도 없나요?
• 업무용 계정으로 로그인했고, 다른 사람이 보기 전에 AI가 쓴 글을 읽었나요?

자주 하는 실수

• 이미 열려 있는 계정 쓰기. 휴대폰의 챗봇은 회사가 관리할 수 없는 개인 계정인 경우가 많아요.
• 유료 플랜이면 업무용 도구라고 생각하기. 돈을 내는 개인 플랜도 여전히 개인 계정이에요.
• 이름만 지우기. 주문 번호, 이메일 서명, 파일 이름으로도 특정 사람이나 고객을 알아낼 수 있어요.
• 도구가 나 대신 말하게 두기. 초안이 아무도 합의하지 않은 환불이나 날짜를 약속할 수 있어요. 보내는 사람이 나니까 확인도 내가 해야 해요.