Voordat je AI op je werk gebruikt

Wat je leert

• De drie soorten werkinformatie: mag je plakken, eerst opschonen, nooit plakken
• Waarom een tool die je bedrijf heeft goedgekeurd en een persoonlijk account niet hetzelfde zijn
• Wat privacyinstellingen regelen
• Wat je IT of je leidinggevende vraagt voordat je begint, en waarom je verantwoordelijk blijft voor wat er wordt verstuurd

Het idee

Wat je in een AI-tool typt of uploadt, gaat meestal naar de aanbieder van de tool. Op je werk is dat materiaal vaak van je bedrijf, de klanten of je collega's. Deel het daarom vóór de eerste prompt in drie soorten in.

• Mag je plakken: openbare informatie, zoals een gepubliceerde webpagina, en tekst zonder iets over klanten, collega's of het bedrijf.
• Eerst opschonen: werkmateriaal dat in orde is zodra je namen, contactgegevens, ordernummers, prijzen en alles wat naar een persoon of klant verwijst hebt verwijderd of vervangen. De meeste vergadernotities en klantmails vallen hieronder.
• Nooit plakken: wachtwoorden, bank- en identiteitsnummers, gegevens over de gezondheid, het salaris of personeelszaken van wie dan ook, en alles wat de regels van je bedrijf buiten AI-tools houden. Twijfel je, behandel het dan als “nooit plakken” tot je het hebt gevraagd.

Dan het account. Veel AI-producten hebben zowel een persoonlijk account als een werkaccount dat je bedrijf inricht, en wat er met je gegevens gebeurt, hangt af van welk account je gebruikt. Voor een werkaccount gelden meestal voorwaarden die je bedrijf met de aanbieder heeft afgesproken. De beheerders ervan kunnen veel instellingen regelen en kunnen mogelijk bewaren en bekijken wat je vraagt. Een persoonlijk account is iets tussen jou en de aanbieder, en je bedrijf heeft meestal geen zeggenschap over wat erin staat. Bedrijfsmateriaal gaat dus alleen in de goedgekeurde tool en het goedgekeurde account.

Veel tools hebben ook privacyinstellingen die bepalen of je chats mogen worden gebruikt om de modellen van de aanbieder te verbeteren en of je chatgeschiedenis wordt bewaard. Bij een werkaccount heeft je bedrijf ze misschien al voor je ingesteld. Bekijk ze voordat je begint.

Tot slot: de tool kan een concept schrijven, maar jij bent de afzender. Lees en controleer alles voordat het de deur uitgaat.

Voorbeeld

Lena werkt op het kantoor van een bezorgbedrijf. Ze wil hulp bij een rustig antwoord aan een klant van wie het pakket te laat kwam. Op haar telefoon staat een chatbot met een persoonlijk account. Eerst deelt ze in wat het antwoord nodig heeft:

Mag je plakken:   onze bezorgvoorwaarden, gepubliceerd op onze website
Eerst opschonen:  de klacht (naam, adres en ordernummer van de klant)
Nooit plakken:    de screenshot van de bankoverschrijving van de klant

Ze vraagt het aan de officemanager. Het antwoord: gebruik de goedgekeurde assistent met haar werkaccount, niet de chatbot op haar telefoon. Klantnamen en ordernummers mogen erin, bankgegevens nooit. Twijfelgevallen gaan naar de contactpersoon voor gegevensbescherming.

Lena logt in en plakt de klacht zonder de screenshot. Het concept belooft een terugbetaling die alleen haar leidinggevende kan goedkeuren, dus ze haalt die zin weg en verstuurt het antwoord zelf.

Nu oefenen

1. Kies één werktaak, zoals een antwoord of een samenvatting.
2. Maak een lijst van de informatie die ervoor nodig is en deel elk punt in: mag je plakken, eerst opschonen of nooit plakken.
3. Zoek uit wie er bij jou op het werk over AI-tools beslist: IT, je leidinggevende of een contactpersoon voor gegevensbescherming.
4. Stuur die persoon vandaag het bericht hieronder. Beschrijf je materiaal; voeg het niet toe.
5. Gebruik tot er een antwoord komt alleen wat je mag plakken. Komt het antwoord, noteer dan de tool, het account, wat niet mag en wie je kunt vragen, en bekijk daarna de privacyinstellingen van dat account.

Aan het eind heb je een ingedeelde lijst, een vraag bij de juiste persoon en, zodra die antwoordt, de regels van je bedrijf op één plek.

Kopieer dit sjabloon

Onderwerp: AI-tools gebruiken voor mijn werk

Hoi [naam],

Ik wil graag een AI-tool gebruiken om me te helpen met [taak, bijvoorbeeld
antwoorden op klantmails]. Kun je me vertellen voordat ik begin:

1. Welke AI-tools zijn goedgekeurd voor het werk?
2. Welk account moet ik gebruiken, en hoe krijg ik toegang?
3. Welke informatie mag nooit in een AI-tool?
4. Welke instellingen moet ik controleren, zoals de chatgeschiedenis en of
   chats mogen worden gebruikt om de modellen van de aanbieder te trainen?
5. Aan wie kan ik het vragen als ik twijfel over een specifiek geval?

Het gaat om [beschrijf het materiaal zonder het te plakken, bijvoorbeeld
“klantmails met namen en ordernummers”].

Bedankt,
[je naam]

Als het antwoord “dat hangt ervan af” is, vraag dan om één voorbeeld van wat mag en één van wat niet mag.

Controleer het resultaat

• Weet je welke tool is goedgekeurd, welk account je moet gebruiken en aan wie je het de volgende keer vraagt?
• Weet je in gewone woorden wat niet mag, en niet alleen “wees voorzichtig”?
• Is vóór het plakken elk punt toegestaan of opgeschoond, zonder iets van de lijst “nooit plakken”?
• Ben je ingelogd met het werkaccount, en heb je de tekst van de AI gelezen voordat iemand anders hem zag?

Veelgemaakte fouten

• Het account gebruiken dat toevallig openstaat. De chatbot op je telefoon is vaak een persoonlijk account, buiten de controle van je bedrijf.
• Denken dat een betaald abonnement er een werktool van maakt. Een persoonlijk abonnement dat je zelf betaalt, blijft een persoonlijk account.
• Alleen de namen opschonen. Ordernummers, e-mailhandtekeningen en bestandsnamen kunnen nog steeds naar een persoon of klant verwijzen.
• De tool namens jou laten spreken. Een concept kan een terugbetaling of datum beloven waar niemand mee heeft ingestemd. Jij verstuurt het, dus jij controleert het.