Gids voor kantoormedewerkers · 6 taken
AI op het werk: vergaderingen, cijfers, rapporten en hele taken
De meeste mensen gebruiken AI op het werk om iets sneller e-mails te schrijven. De grotere winst zit ergens anders: besluiten die na een vergadering niet verloren gaan, cijfers die je kunt controleren, onderzoek dat je kunt verdedigen, en hele taken die je uit handen geeft met een duidelijke opdracht.
01
Maak van elke vergadering besluiten en verantwoordelijken
Wat je uit een vergadering nodig hebt, is niet de samenvatting, maar de besluiten en wie waarvoor verantwoordelijk is. Sla één vaste opzet op die bij elke vergadering draait, zodat niets ervan afhangt of je eraan denkt om ernaar te vragen, en stel later vragen over meerdere vergaderingen in plaats van notities door te zoeken.
Voorbeeld
Een wekelijks projectoverleg van 45 minuten. Het sjabloon levert vier besluiten met tijdstempels op, zes taken (twee gemarkeerd met “deadline: niet genoemd”) en één open vraag over het budget. Twee verantwoordelijken corrigeren kost een minuut; drie weken later vindt “wat hebben we besloten over de lanceerdatum?” het terug.
Zo doe je het
- 1Zeg aan het begin dat de vergadering wordt opgenomen en waarom; de regels voor opnemen verschillen per land.
- 2Sla de prompt op deze pagina op als sjabloon in je notitietool: Recipes in Granola, of AI Skills in Fireflies, die bij elke vergadering kunnen draaien.
- 3Corrigeer de verantwoordelijken voordat je het resultaat verstuurt, en haal alles weg wat alleen werd voorgesteld.
- 4Stel weken later in de chat van de tool een vraag over meerdere vergaderingen, bijvoorbeeld “wat hebben we in september besloten over de prijzen?”
Ingebouwd
Prompt om te kopiëren
Maak uit dit vergadertranscript een lijst van: 1. Besluiten: wat er besloten is, wie het besloot en het tijdstempel. 2. Taken: verantwoordelijke, deadline zoals genoemd in de vergadering (“niet genoemd” als die ontbreekt) en het tijdstempel waarop de verantwoordelijke instemde. 3. Open vragen die niemand heeft beantwoord. Laat alles weg wat alleen werd voorgesteld. Als je niet zeker weet of iets besloten is, zet het dan bij de open vragen.Waar het misgaat
- Transcripten halen sprekers door elkaar als mensen door elkaar praten. Met het tijdstempel kun je controleren wie echt instemde.
- AI maakt van “we zouden kunnen” een “we gaan”. Elk besluit moet iets zijn waarmee iemand echt heeft ingestemd.
02
Ga voorbereid elke vergadering in
De meeste mensen bereiden zich voor door vijf minuten voor het gesprek door oude e-mails te scrollen. Een briefing op basis van je eerdere vergaderingen vertelt je wie er komt, wat er de vorige keer is gezegd en wat er nog openstaat, voordat je deelneemt.
Voorbeeld
Een verlengingsgesprek met een klant die je in juni voor het laatst sprak. De briefing noemt de drie deelnemers, de korting die je in juni noemde en de open vraag over waar hun gegevens worden opgeslagen. Je zet “kunnen we het eens worden over de looptijd?” in de notitie en gaat voorbereid het gesprek in.
Zo doe je het
- 1Koppel Google Calendar aan Granola. Voor externe vergaderingen maakt het 's nachts een briefing klaar (in de abonnementen Business en Enterprise).
- 2Open de notitie voor de vergadering: de briefing staat bovenaan het chatpaneel. Koppel Gmail als je er ook recente e-mails in wilt hebben.
- 3Schrijf de een of twee dingen die je uit deze vergadering nodig hebt in de notitie, voordat je deelneemt.
- 4Heb je geen briefings, stel dan de prompt op deze pagina in de chat van je notitietool, over je eerdere vergaderingen met dezelfde mensen.
Ingebouwd
Prompt om te kopiëren
Uit mijn eerdere vergaderingen en notities met [namen of bedrijf]: wat hebben we afgesproken, wat heb ik beloofd, wat staat er nog open, en wat vonden zij het belangrijkst? Geef bij elk punt de vergadering en de datum. Zeg “niet gevonden” in plaats van te gokken.Waar het misgaat
- Een briefing weet alleen wat er is vastgelegd. Was het laatste gesprek een telefoontje waarvan niemand iets heeft genoteerd, dan ontbreekt het.
- De briefing herhaalt wat er is gezegd, niet of het nog klopt. Controleer prijzen en data voordat je ze noemt.
03
Analyseer een spreadsheet zo dat elk getal te controleren is
Een getal dat de AI in een zin schrijft, kan berekend of gegokt zijn, en je kunt niet zien welke van de twee. Laat de AI eerst de gegevens beschrijven en alleen rekenen met formules of code die je kunt zien, en controleer één getal met de hand.
Voorbeeld
Een verkoopexport van 4.800 rijen. De beschrijving vindt 37 dubbele bestellingen en één regio die op drie manieren is gespeld. Nadat je die hebt hersteld, is de omzet per regio een formule in het werkblad, en je controleert het totaal van de grootste regio met een filter voordat het in het rapport komt.
Zo doe je het
- 1Vraag de AI om vóór elke analyse de gegevens te beschrijven: rijen, kolommen, lege cellen, dubbele rijen en vreemde waarden.
- 2Herstel wat de AI vond en stel dan je vraag. In Excel werkt Copilot in het werkblad zelf; elders vraag je om de formule of code achter elk getal.
- 3Reken één belangrijk getal zelf na, bijvoorbeeld een totaal met een filter.
- 4Vraag bij elke grafiek ook om de tabel met de getallen die erin staan.
Ingebouwd
Prompt om te kopiëren
Beschrijf vóór elke analyse deze gegevens: aantal rijen, elke kolom en het type ervan, lege cellen, dubbele rijen en waarden die er verkeerd uitzien. Beantwoord daarna: [vraag]. Laat bij elk getal dat je noemt de formule of code zien waarmee het is berekend. Als een getal een aanname nodig heeft, noem die dan.Waar het misgaat
- Dubbele en lege rijen veranderen totalen zonder dat iemand het merkt. Daarom komt de beschrijving eerst.
- Gemiddelden verbergen uitschieters. Vraag ook om de mediaan en de grootste en kleinste waarden.
04
Schrijf een onderzoeksnotitie die je kunt verdedigen
Tools voor diepgaand onderzoek lezen honderden pagina's, maar ze kunnen een blog van een leverancier evenveel gewicht geven als een toezichthouder. Keur het onderzoeksplan goed voordat het start, zeg welke bronnen meetellen, en controleer de drie beweringen waarop je besluit rust.
Voorbeeld
Je besluit of je volgend kwartaal in Zwitserland gaat verkopen. Het plan dat je goedkeurt, noemt het federale bureau voor statistiek en de toezichthouder als bronnen en behandelt rapporten van adviesbureaus als beweringen. De drie beweringen die ertoe doen, zijn de marktomvang, de vergunningsregel en het invoerrecht, en je opent elke bron.
Zo doe je het
- 1Start Deep Research in Gemini, of Researcher in Microsoft Copilot, en noem het besluit waarvoor de notitie bedoeld is, niet alleen het onderwerp.
- 2Lees het onderzoeksplan dat Gemini voorstelt, of beantwoord de vervolgvragen van Researcher, en noem de bronnen die meetellen, zoals toezichthouders, officiële statistieken en officiële bedrijfspublicaties.
- 3Als het rapport klaar is, zet je de drie beweringen op een rij waarvan je besluit afhangt, en open je zelf hun bronnen.
- 4Kort het in tot één pagina: de aanbeveling, het bewijs en wat je van gedachten zou doen veranderen.
Ingebouwd
Prompt om te kopiëren
Ik heb een notitie nodig om vóór [datum] te besluiten over [besluit], voor [publiek]. Geef de voorkeur aan officiële en primaire bronnen: toezichthouders, officiële statistieken, officiële bedrijfspublicaties. Behandel marketing van leveranciers als bewering, niet als bewijs. Opbouw: aanbeveling; de 3 feiten waarvan die afhangt, elk met bron en datum; het belangrijkste tegenargument; wat de aanbeveling zou veranderen.Waar het misgaat
- Bronnen die onafhankelijk lijken, nemen vaak één origineel over. Ga bij je belangrijkste beweringen na waar ze vandaan komen.
- Een marktcijfer van drie jaar geleden is niet het cijfer van dit jaar. Controleer bij elk getal de datum.
05
Geef een hele taak uit handen, niet een alinea
De winst is verschoven van tekst opstellen naar af werk: een presentatie, een spreadsheet of een rapport op basis van je bestanden. Instrueer de agent als een nieuwe collega, met het resultaat, het publiek, de bestanden en wat hij niet mag doen, en lees zijn plan voordat hij begint.
Voorbeeld
“Een presentatie van 10 dia's voor het salesoverleg van donderdag, op basis van deze drie bestanden: de cijfers van vorig kwartaal, de pipeline-export en mijn notities. Mail niemand.” Het plan gebruikt de pipeline-export voor de dia met de prognose; jij verwijst de agent in plaats daarvan naar het cijferbestand, en dan begint hij.
Zo doe je het
- 1Gebruik de agentmodus van een tool waarvoor je al betaalt: Work in ChatGPT, Cowork in Claude of Cowork in Microsoft Copilot.
- 2Schrijf de opdracht met de prompt op deze pagina en voeg de bestanden toe die de agent moet gebruiken.
- 3Volg de voortgang. ChatGPT Work en Copilot Cowork vragen je om belangrijke acties goed te keuren; lees wat de agent gaat doen voordat je ja zegt.
- 4Controleer het resultaat zoals de eerste versie van een collega: feiten, getallen en alles wat de agent heeft aangenomen.
Ingebouwd
Prompt om te kopiëren
Taak: [wat je oplevert], voor [publiek], uiterlijk [wanneer]. Gebruik deze bestanden: [lijst]. Gebruik niets anders, tenzij je me vertelt waar het vandaan komt. Vorm: [presentatie van n dia's / spreadsheet met deze kolommen / rapport van 2 pagina's]. Verstuur, verwijder of deel niets. Vertel me voordat je begint je plan in 5 stappen en wat je gaat aannemen.Waar het misgaat
- Een agent die de opdracht verkeerd leest, doet snel veel verkeerd werk. In zijn plan zie je dat op tijd.
- De agent handelt met jouw toegangsrechten. Begin met taken die bestanden lezen en maken, niet met taken die iets versturen of verwijderen.
06
Leg AI niet elke keer opnieuw je werk uit
Als je in elke chat dezelfde achtergrond plakt, begint de AI elke keer bij nul. Zet het vaste materiaal (je rol, sjablonen, stijlgids en goede eerdere voorbeelden) één keer in één werkruimte, en elke chat begint daarmee.
Voorbeeld
Een consultant die wekelijkse updates voor een klant schrijft. De werkruimte bevat de opdracht van de klant, het sjabloon voor de update en drie eerdere updates die de klant goed vond. “Stel de update van deze week op uit deze notities” komt nu terug in de juiste vorm en toon, en je controleert alleen de feiten.
Zo doe je het
- 1Maak een Project in Claude, of een notebook in Microsoft Copilot, voor één werkgebied, zoals één klant of één rapport.
- 2Voeg toe wat de AI altijd moet weten: sjablonen, de stijlgids en twee of drie voorbeelden van af werk dat je goed vond.
- 3Schrijf de vaste instructies met de prompt op deze pagina.
- 4Vervang bestanden als ze veranderen; een oud sjabloon in de werkruimte levert oud werk op.
Ingebouwd
Prompt om te kopiëren
Vaste instructies voor deze werkruimte: Ik ben [functie] bij [soort bedrijf]. Het publiek is meestal [publiek]. Schrijf zoals de voorbeelden in deze werkruimte: [lengte, toon, vorm]. Gebruik altijd ons sjabloon voor [documenttype]. Als een verzoek in strijd is met deze bestanden, zeg dat dan in plaats van te gokken. Als een verzoek onduidelijk is, stel me dan één vraag in plaats van het gat zelf op te vullen.Waar het misgaat
- Bedrijfsbestanden in een persoonlijk account kunnen in strijd zijn met de regels van je bedrijf. Gebruik het account dat je bedrijf goedkeurt.
- Voorbeelden worden nauwkeurig nagevolgd. Voeg alleen voorbeelden toe die je graag herhaald ziet.
Regels voor kantoormedewerkers
- Gebruik de tools en abonnementen die je bedrijf goedkeurt; een persoonlijk account valt niet onder een bedrijfscontract.
- Houd klantgegevens, contracten en wachtwoorden buiten persoonlijke AI-accounts.
- Controleer of je abonnement je chats gebruikt voor training: elke toolpagina laat dat zien onder “Je gegevens”.
- Reken elk getal na waarop je gaat handelen, en lees alles wat AI in jouw naam opstelt voordat het wordt verstuurd.
Verder verdiepen
- Zo controleer je wat AI je vertelt les, ongeveer 8 min
- Geef de juiste context les, ongeveer 8 min
- Verbeter het antwoord stap voor stap les, ongeveer 8 min
- Een kantoortaak opdelen les, ongeveer 8 min
- Google AI Essentials Google (on Coursera)
- Applied AI Foundations OpenAI (OpenAI Academy)
- Draft, analyze, and present with Microsoft Copilot Microsoft (Microsoft Learn)
- A Practical Guide to Using AI for Work - FULL COURSE | Make AI Work for You | Google Grow with Google on YouTube