Geef een hele taak aan AI en houd zelf de regie

Wat je leert

• Hoe je met projecten, geheugen en AI-agents een hele taak overdraagt, in plaats van één alinea per keer
• Hoe je een briefing schrijft: doel, input, wanneer het klaar is, en grenzen
• Hoe je de regie houdt met een plan dat je goedkeurt, controlemomenten en een laatste controle

Het idee

Veel terugkerende taken zijn groter dan één prompt, zoals een weekrapport. Drie functies helpen je om de hele taak over te dragen. ChatGPT, Claude, Microsoft Copilot, Gemini en Perplexity zijn voorbeelden van producten die er een aantal van hebben. De toolpagina's laten zien welk product welke functie heeft, voor zover we dat hebben bevestigd, en bij welke abonnementen.

Een project, of werkruimte, houdt de bestanden en vaste instructies voor één soort werk op één plek bij elkaar. Je uploadt het rapport van vorige maand en schrijft één keer “zelfde opbouw, korter dan één pagina”, en elke chat in het project begint daar. Je hoeft jezelf niet meer te herhalen.

Geheugen is wat een tool tussen chats over je onthoudt, zoals je functie of je voorkeursstijl. Vaak kun je zien wat hij heeft opgeslagen, items verwijderen of het geheugen uitzetten. Kijk er af en toe naar: een oud of verkeerd detail kan nieuwe antwoorden ongemerkt beïnvloeden.

Een AI-agent werkt in meerdere stappen naar een doel toe, beslist wat hij daarna doet en gebruikt hulpmiddelen zoals zoeken, bestanden of andere apps. Sommige kunnen websites bezoeken, formulieren invullen of in je e-mail en documenten werken. Daar gaat het ook mis: agents kunnen instructies verkeerd begrijpen of zich laten misleiden door verborgen instructies. Geef een agent alleen toegang tot wat de taak nodig heeft.

Instrueer de tool zoals je een nieuwe collega zou instrueren. Geef het doel, de input, wanneer het klaar is, en de grenzen, zoals “verstuur, verwijder, koop of deel niets”. Vraag eerst om een plan en keur het goed voordat het werk begint. Spreek controlemomenten af waarop hij stopt en laat zien wat hij heeft. Controleer daarna alles voordat er iets uit handen gaat.

Voorbeeld

Jonas, officemanager, vergelijkt elk jaar drie schoonmaakbedrijven. Hij maakt een project aan met de vergelijkingstabel van vorig jaar en schrijft:

Doel: vergelijk drie schoonmaakbedrijven voor kantoren zodat mijn leidinggevende er een kan kiezen.
Input: alleen hun websites: [link 1], [link 2], [link 3]. Gebruik de
kolommen uit de tabel van vorig jaar in dit project.
Klaar betekent: één tabel met diensten, gepubliceerde prijzen, contractduur
en contactgegevens, en een bronlink voor elke cel. Schrijf “niet
gevonden” waar een website het niet vermeldt.
Grenzen: alleen lezen. Vul geen formulieren in, meld je nergens aan, verstuur, koop of deel niets.
Laat me eerst je plan zien en wacht op mijn akkoord.
Stop na het eerste bedrijf en laat me het resultaat zien.

Jonas voegt een stap toe aan het plan: controleer welk gebied elk bedrijf bedient. Bij het eerste controlemoment ziet hij een prijs van een reviewsite, niet van de eigen pagina van het bedrijf, en vraagt hij om alleen officiële pagina's. Voordat hij de tabel naar zijn leidinggevende stuurt, opent hij elke bronlink voor prijzen en contractvoorwaarden.

Nu oefenen

1. Kies één kleine taak die je vaak doet, zoals een weekrapport of een vergelijking van drie leveranciers op basis van hun websites.
2. Als je tool projecten heeft, maak er dan een aan voor deze taak met een eerder voorbeeld en je vaste instructies. Laat bestanden weg die je bedrijf of school niet toestaat.
3. Open je geheugeninstellingen en verwijder alles wat onjuist of ongewenst is.
4. Vul het sjabloon hieronder in, inclusief de grenzen.
5. Lees het plan, pas het zo nodig aan en keur het dan goed.
6. Controleer bij elk controlemoment, en vergelijk daarna het resultaat met je regel “Klaar betekent”.

Aan het eind heb je een afgeronde taak die je zelf hebt gecontroleerd, en een briefing die je opnieuw kunt gebruiken. Lees hierna Voordat je AI op je werk gebruikt en de gids over AI op het werk.

Kopieer dit sjabloon

Taak: [de hele taak in één zin]
Doel: [waarvoor het resultaat is en wie het gaat gebruiken]
Input: [bestanden, links of notities die je moet gebruiken, en verder niets]
Klaar betekent: [vorm, lengte, en wat elk punt nodig heeft, zoals een bronlink]
Grenzen: verstuur, verwijder, koop of deel niets. Doe ook niet: [andere grenzen].
Als er informatie ontbreekt, schrijf dan “niet gevonden” in plaats van te gokken.

Laat me voordat je begint een kort plan zien en wacht op mijn goedkeuring.
Controlemoment: stop na [stap] en laat me zien wat je hebt.
Noem aan het eind wat je niet kon doen en waar je niet zeker van bent.

Als je AI vraagt om onzekerheid aan te geven, is het antwoord daarmee nog niet juist. Blijf de delen controleren die ertoe doen.

Controleer het resultaat

• Voldoet het resultaat aan elk punt in je regel “Klaar betekent”?
• Heeft hij alleen jouw input gebruikt en is hij binnen je grenzen gebleven? Controleer zijn stappen als de tool die laat zien.
• Zijn gaten gemarkeerd met “niet gevonden” in plaats van ingevuld met gokwerk?
• Staat er nu iets in het geheugen of het project opgeslagen dat er niet hoort?

Veelgemaakte fouten

• De taak in één regel overdragen. Bij een vage taak moet de agent gokken. Schrijf de briefing.
• Het plan overslaan. Een plan lezen kost een minuut en vangt een verkeerde richting vroeg op.
• De grenzen weglaten. Sommige tools vragen het eerst bij gevoelige acties, maar reken daar niet op. Schrijf op wat hij niet mag doen.
• Nooit naar het geheugen kijken. Een verkeerd detail blijft antwoorden beïnvloeden tot je het verwijdert. Het geheugen uitzetten wist misschien niet wat al is opgeslagen.
• Alleen de samenvatting controleren. Die kan goed klinken terwijl er een getal in staat dat niet klopt. Open de bronnen voor wat ertoe doet.