Affida un'intera attività all'IA senza perdere il controllo

Cosa imparerai

• Come progetti, memoria e agenti di IA ti permettono di affidare un'intera attività, non un paragrafo alla volta
• Come scrivere le istruzioni: obiettivo, materiale di partenza, com'è il lavoro finito e limiti
• Come mantenere il controllo con un piano che approvi, punti di verifica e una revisione finale

L'idea

Molte attività ripetute sono più grandi di un singolo prompt, come un report settimanale. Tre funzioni ti aiutano ad affidare l'intera attività. ChatGPT, Claude, Microsoft Copilot, Gemini e Perplexity sono esempi di prodotti che ne hanno alcune. Le pagine degli strumenti mostrano quale prodotto ha quale funzione, per quanto abbiamo potuto confermare, e con quali piani.

Un progetto, o spazio di lavoro, tiene in un unico posto i file e le istruzioni permanenti per un tipo di lavoro. Carichi il report del mese scorso e scrivi una volta sola «stessa struttura, meno di una pagina», e ogni chat del progetto parte da lì. Smetti di ripeterti.

La memoria è ciò che uno strumento conserva su di te da una chat all'altra, come il tuo ruolo o lo stile che preferisci. Spesso puoi vedere cosa ha salvato, eliminare delle voci o disattivare la memoria. Controllala ogni tanto: un dettaglio vecchio o sbagliato può influenzare senza che tu te ne accorga le nuove risposte.

Un agente di IA lavora verso un obiettivo in più passi, decide cosa fare dopo e usa strumenti come la ricerca, i file o altre app. Alcuni possono navigare sui siti web, compilare moduli o lavorare nella tua email e nei tuoi documenti. È anche lì che le cose vanno storte: gli agenti possono fraintendere le istruzioni o farsi ingannare da istruzioni nascoste. Dai a un agente accesso solo a ciò che serve all'attività.

Dai istruzioni allo strumento come faresti con un nuovo collega. Indica l'obiettivo, il materiale di partenza, com'è il lavoro finito e i limiti, come «non inviare, eliminare, acquistare o condividere niente». Chiedi prima un piano e approvalo prima che il lavoro inizi. Fissa dei punti di verifica in cui si ferma e ti mostra cosa ha fatto. Poi rivedi tutto prima che qualcosa esca dalle tue mani.

Esempio

Jonas, office manager, ogni anno mette a confronto tre imprese di pulizie. Crea un progetto con la tabella di confronto dell'anno scorso e scrive:

Obiettivo: confrontare tre imprese di pulizie per uffici, così il mio responsabile può sceglierne una.
Materiale di partenza: solo i loro siti web: [link 1], [link 2], [link 3]. Usa le
colonne della tabella dell'anno scorso che si trova in questo progetto.
Finito quando: c'è una tabella con servizi, prezzi pubblicati, durata del contratto
e recapiti, e un link alla fonte per ogni cella. Scrivi «non
trovato» dove un sito web non lo dice.
Limiti: sola lettura. Non compilare moduli, non registrarti, non inviare, acquistare o condividere niente.
Prima mostrami il tuo piano e aspetta il mio OK.
Fermati dopo la prima impresa e mostrami il risultato.

Jonas aggiunge un passo al piano: verificare quale zona copre ogni impresa. Al primo punto di verifica vede un prezzo preso da un sito di recensioni, non dalla pagina dell'impresa stessa, e chiede solo pagine ufficiali. Prima di inviare la tabella al suo responsabile, apre ogni link alla fonte per prezzi e condizioni contrattuali.

Esercitati ora

1. Scegli una piccola attività che ripeti, come un report settimanale o un confronto tra tre fornitori a partire dai loro siti web.
2. Se il tuo strumento ha i progetti, creane uno per questa attività con un esempio precedente e le tue istruzioni permanenti. Lascia fuori i file che la tua azienda o la tua scuola non consente.
3. Apri le impostazioni della memoria ed elimina tutto ciò che è sbagliato o indesiderato.
4. Compila il modello qui sotto, compresi i limiti.
5. Leggi il piano, modificalo se serve, poi approvalo.
6. Rivedi a ogni punto di verifica, poi confronta il risultato con la tua riga «Finito quando».

Alla fine dovresti avere un'attività finita che hai rivisto tu e delle istruzioni da riutilizzare. Poi leggi Prima di usare l'IA al lavoro e la guida all'IA al lavoro.

Copia questo modello

Attività: [l'intera attività in una frase]
Obiettivo: [a cosa serve il risultato e chi lo userà]
Materiale di partenza: [file, link o appunti da usare, e nient'altro]
Finito quando: [formato, lunghezza e cosa serve a ogni punto, per esempio un link alla fonte]
Limiti: non inviare, eliminare, acquistare o condividere niente. Inoltre non [altri limiti].
Se mancano informazioni, scrivi «non trovato» invece di tirare a indovinare.

Prima di iniziare, mostrami un breve piano e aspetta la mia approvazione.
Punto di verifica: fermati dopo [passo] e mostrami cosa hai fatto.
Alla fine, elenca cosa non sei riuscito a fare e tutto ciò di cui non sei sicuro.

Chiedere all'IA di segnalare le incertezze non rende corretta la sua risposta. Continua a verificare le parti importanti.

Controlla il risultato

• Il risultato soddisfa ogni punto della tua riga «Finito quando»?
• Ha usato solo il tuo materiale di partenza ed è rimasto entro i tuoi limiti? Controlla i suoi passi, se lo strumento li mostra.
• Le lacune sono segnate come «non trovato» invece di essere riempite con supposizioni?
• C'è ora qualcosa salvato nella memoria o nel progetto che non dovrebbe esserci?

Errori comuni

• Affidare l'attività in una sola riga. Un'attività vaga lascia l'agente a tirare a indovinare. Scrivi le istruzioni.
• Saltare il piano. Leggere un piano richiede un minuto e intercetta presto una direzione sbagliata.
• Tralasciare i limiti. Alcuni strumenti chiedono conferma prima delle azioni delicate, ma non contarci. Scrivi cosa non deve fare.
• Non guardare mai la memoria. Un dettaglio sbagliato continua a influenzare le risposte finché non lo togli. Disattivare la memoria potrebbe non eliminare ciò che è già salvato.
• Rivedere solo il riassunto. Può sembrare giusto anche se un numero al suo interno è sbagliato. Apri le fonti per ciò che conta.