把一整項任務交給 AI，同時保有掌控權

你將學到什麼

• 專案、記憶和 AI 代理如何讓你交出一整項任務，而不是一次一段
• 如何寫任務說明：目標、輸入、怎樣才算完成，以及限制
• 如何透過你核准的計畫、檢查點和最後的審閱來保有掌控權

核心概念

很多重複性的任務都不是一個提示詞就能搞定的，例如每週報告。有三項功能可以幫你交出整項任務。ChatGPT、Claude、Microsoft Copilot、Gemini 和 Perplexity 都是具備其中部分功能的產品。工具頁面會寫明哪個產品有哪項功能（以我們已確認的為限），以及哪些方案可以使用。

專案（或稱工作區）把某一類工作的檔案和固定指示放在同一個地方。你只要上傳一次上個月的報告，寫一次「結構相同，一頁以內」，專案裡的每段對話都會從這裡開始。你不必再一直重複。

記憶是工具在不同對話之間保留的關於你的資訊，例如你的職務或偏好的風格。你通常可以查看它儲存了什麼、刪除其中的項目，或關閉記憶。偶爾檢查一下：一筆過時或錯誤的資訊，可能會悄悄影響新的回答。

AI 代理會分好幾個步驟朝一個目標前進，自己決定下一步要做什麼，並使用搜尋、檔案或其他應用程式之類的工具。有些代理可以瀏覽網站、填寫表單，或在你的電子郵件和文件中作業。這也正是容易出問題的地方：代理可能誤解指示，也可能被隱藏的指示欺騙。只給代理這項任務需要的存取權限。

像交代工作給新同事一樣，為工具寫任務說明。寫明目標、輸入、怎樣才算完成，以及限制，例如「不要寄送、刪除、購買或分享任何東西」。先請它提出計畫，由你核准後再開始工作。設定檢查點，讓它在那裡停下來，給你看目前的成果。然後在任何東西離開你手上之前，把全部內容審閱一遍。

範例

Jonas 是辦公室經理，每年都要比較三家清潔公司。他建立了一個專案，放入去年的比較表，然後寫下：

目標：比較三家辦公室清潔公司，讓我的主管從中選一家。
輸入：只用它們的網站：[連結 1]、[連結 2]、[連結 3]。使用這個專案裡
去年那張表的欄位。
完成標準：一張表格，包含服務項目、公開的價格、合約期限和聯絡資料，
每個儲存格都附上來源連結。網站上沒寫的地方寫「找不到」。
限制：只能讀取。不要填寫表單、註冊、寄送、購買或分享任何東西。
先給我看你的計畫，等我確認。
完成第一家公司後停下來，給我看結果。

Jonas 在計畫中加了一個步驟：確認每家公司的服務涵蓋哪些區域。在第一個檢查點，他發現有一個價格來自評論網站，而不是公司自己的網頁，於是要求只用官方網頁。把表格寄給主管之前，他打開了價格和合約條款的每一個來源連結。

動手練習

1. 選一項你經常重複的小任務，例如每週報告，或根據三家供應商的網站比較它們。
2. 如果你的工具有專案功能，就為這項任務建立一個專案，放入一個過去的範例和你的固定指示。不要放入公司或學校不允許的檔案。
3. 打開記憶設定，刪除任何錯誤或不想要的內容。
4. 填好下面的範本，包括限制。
5. 讀一讀計畫，需要時修改，然後核准。
6. 在每個檢查點審閱，然後對照你的「完成標準」那一行檢查結果。

最後你應該會有一項由你親自審閱過的完成任務，以及一份可以重複使用的任務說明。接下來，請閱讀在工作中使用 AI 之前和職場 AI 指南。

複製這個範本

任務：[用一句話說明整項任務]
目標：[結果是做什麼用的，誰會使用它]
輸入：[要使用的檔案、連結或筆記，除此之外都不要用]
完成標準：[格式、長度，以及每一點需要什麼，例如來源連結]
限制：不要寄送、刪除、購買或分享任何東西。也不要[其他限制]。
如果缺少資訊，請寫「找不到」，不要用猜的。

開始之前，先給我看一份簡短的計畫，等我核准。
檢查點：完成[某個步驟]後停下來，給我看你目前的成果。
最後，列出你沒辦法完成的事，以及任何你不確定的地方。

要求 AI 標出不確定的地方，並不會讓它的回答變得正確。重要的部分還是要繼續查證。

檢查結果

• 結果符合你「完成標準」那一行裡的每一點嗎？
• 它是否只用了你的輸入，並且沒有超出你的限制？如果工具有顯示它的步驟，就檢查一下。
• 缺少的地方是標成「找不到」，而不是用猜的填上嗎？
• 記憶或專案裡現在有沒有存了不該存的東西？

常見錯誤

• 用一句話交出任務。任務含糊，代理就只能用猜的。寫好任務說明。
• 跳過計畫。讀一份計畫只要一分鐘，卻能及早發現方向錯誤。
• 漏寫限制。有些工具在執行敏感操作前會先詢問，但不要依賴這一點。寫明它不能做什麼。
• 從不查看記憶。一筆錯誤的資訊會一直影響回答，直到你把它刪掉。關閉記憶不一定會刪除已經儲存的內容。
• 只審閱摘要。摘要可能聽起來沒問題，但裡面的某個數字是錯的。重要的內容要打開來源查看。