Encarga una tarea completa a la IA sin perder el control

Lo que aprenderás

• Cómo los proyectos, la memoria y los agentes de IA te permiten encargar una tarea completa, no un párrafo cada vez
• Cómo escribir unas instrucciones: objetivo, material de partida, cómo es el trabajo terminado y límites
• Cómo mantener el control con un plan que apruebas, puntos de control y una revisión final

La idea

Muchas tareas que se repiten son más grandes que un prompt, como un informe semanal. Tres funciones te ayudan a encargar la tarea completa. ChatGPT, Claude, Microsoft Copilot, Gemini y Perplexity son ejemplos de productos que tienen algunas de ellas. Las páginas de las herramientas muestran qué producto tiene cada una, hasta donde lo hemos confirmado, y en qué planes.

Un proyecto, o espacio de trabajo, reúne en un solo sitio los archivos y las instrucciones permanentes para un tipo de trabajo. Subes el informe del mes pasado y escribes una vez «misma estructura, menos de una página», y cada chat del proyecto parte de ahí. Dejas de repetirte.

La memoria es lo que una herramienta guarda sobre ti entre chats, como tu puesto o tu estilo preferido. A menudo puedes ver lo que ha guardado, borrar elementos o desactivar la memoria. Revísala de vez en cuando: un dato antiguo o erróneo puede influir sin que lo notes en las respuestas nuevas.

Un agente de IA trabaja hacia un objetivo a lo largo de varios pasos, decide qué hacer a continuación y usa herramientas como la búsqueda, los archivos u otras apps. Algunos pueden navegar por sitios web, rellenar formularios o trabajar en tu correo y tus documentos. Ahí es también donde las cosas salen mal: los agentes pueden malinterpretar instrucciones o dejarse engañar por instrucciones ocultas. Da a un agente acceso solo a lo que necesita la tarea.

Dale instrucciones a la herramienta como lo harías con un compañero nuevo. Indica el objetivo, el material de partida, cómo es el trabajo terminado y los límites, como «no envíes, borres, compres ni compartas nada». Pide primero un plan y apruébalo antes de que empiece el trabajo. Fija puntos de control en los que se detenga y te muestre lo que tiene. Después, revísalo todo antes de que nada salga de tus manos.

Ejemplo

Jonas, responsable de oficina, compara cada año tres empresas de limpieza. Crea un proyecto con la tabla comparativa del año pasado y escribe:

Objetivo: comparar tres empresas de limpieza de oficinas para que mi responsable pueda elegir una.
Material de partida: solo sus sitios web: [enlace 1], [enlace 2], [enlace 3]. Usa las
columnas de la tabla del año pasado que está en este proyecto.
Terminado cuando: haya una tabla con servicios, precios publicados, duración del contrato
y datos de contacto, y un enlace a la fuente en cada celda. Escribe «no
encontrado» donde un sitio web no lo diga.
Límites: solo lectura. No rellenes formularios, no te registres, no envíes, compres ni compartas nada.
Muéstrame primero tu plan y espera mi visto bueno.
Detente después de la primera empresa y muéstrame el resultado.

Jonas añade un paso al plan: comprobar qué zona cubre cada empresa. En el primer punto de control ve un precio sacado de un sitio de reseñas, no de la página de la propia empresa, y pide solo páginas oficiales. Antes de enviar la tabla a su responsable, abre cada enlace a la fuente de los precios y las condiciones del contrato.

Practica ahora

1. Elige una tarea pequeña que repitas, como un informe semanal o una comparación de tres proveedores a partir de sus sitios web.
2. Si tu herramienta tiene proyectos, crea uno para esta tarea con un ejemplo anterior y tus instrucciones permanentes. Deja fuera los archivos que tu empresa o tu centro de estudios no permita.
3. Abre la configuración de la memoria y borra todo lo que sea erróneo o no quieras.
4. Rellena la plantilla de abajo, incluidos los límites.
5. Lee el plan, cámbialo si hace falta y luego apruébalo.
6. Revisa en cada punto de control y luego compara el resultado con tu línea «Terminado cuando».

Al final deberías tener una tarea terminada que has revisado tú mismo y unas instrucciones que puedes reutilizar. A continuación, lee Antes de usar la IA en el trabajo y la guía sobre la IA en el trabajo.

Copia esta plantilla

Tarea: [la tarea completa en una frase]
Objetivo: [para qué es el resultado y quién lo usará]
Material de partida: [archivos, enlaces o notas que usar, y nada más]
Terminado cuando: [formato, extensión y lo que necesita cada punto, como un enlace a la fuente]
Límites: No envíes, borres, compres ni compartas nada. Tampoco [otros límites].
Si falta información, escribe «no encontrado» en lugar de adivinar.

Antes de empezar, muéstrame un plan breve y espera mi aprobación.
Punto de control: detente después de [paso] y muéstrame lo que tienes.
Al final, enumera lo que no pudiste hacer y cualquier cosa de la que no estés seguro.

Pedirle a la IA que señale lo que no sabe con seguridad no hace que su respuesta sea correcta. Sigue comprobando las partes importantes.

Revisa el resultado

• ¿El resultado cumple cada punto de tu línea «Terminado cuando»?
• ¿Usó solo tu material de partida y se mantuvo dentro de tus límites? Revisa sus pasos si la herramienta los muestra.
• ¿Los huecos están marcados como «no encontrado» en lugar de rellenarse con suposiciones?
• ¿Hay ahora algo guardado en la memoria o en el proyecto que no debería estar ahí?

Errores comunes

• Encargar la tarea en una sola línea. Una tarea imprecisa obliga al agente a adivinar. Escribe las instrucciones.
• Saltarse el plan. Leer un plan lleva un minuto y detecta pronto un rumbo equivocado.
• Olvidar los límites. Algunas herramientas preguntan antes de hacer algo delicado, pero no cuentes con ello. Escribe lo que no debe hacer.
• No mirar nunca la memoria. Un dato erróneo sigue influyendo en las respuestas hasta que lo quitas. Desactivar la memoria puede no borrar lo que ya está guardado.
• Revisar solo el resumen. Puede sonar bien aunque una cifra que contiene esté mal. Abre las fuentes de lo que importa.