Giao trọn một nhiệm vụ cho AI mà vẫn giữ quyền kiểm soát

Bạn sẽ học được gì

• Cách dự án, bộ nhớ và AI agent cho phép bạn giao trọn một nhiệm vụ, chứ không phải từng đoạn một
• Cách viết bản giao việc: mục tiêu, đầu vào, thế nào là xong, và giới hạn
• Cách giữ quyền kiểm soát với một kế hoạch do bạn phê duyệt, các điểm kiểm tra giữa chừng và một lần rà soát cuối cùng

Ý tưởng

Nhiều việc lặp lại lớn hơn một prompt, chẳng hạn một báo cáo hằng tuần. Ba tính năng giúp bạn giao trọn nhiệm vụ. ChatGPT, Claude, Microsoft Copilot, Gemini và Perplexity là ví dụ về các sản phẩm có một số tính năng trong đó. Các trang công cụ cho thấy sản phẩm nào có tính năng nào, trong phạm vi chúng tôi đã xác nhận, và trên những gói nào.

Dự án, hay không gian làm việc, giữ các tệp và chỉ dẫn cố định cho một loại công việc ở cùng một chỗ. Bạn tải lên báo cáo của tháng trước và viết “cùng cấu trúc, dưới một trang” một lần, và mọi cuộc trò chuyện trong dự án đều bắt đầu từ đó. Bạn không phải lặp lại nữa.

Bộ nhớ là những gì một công cụ lưu giữ về bạn giữa các cuộc trò chuyện, chẳng hạn vai trò hoặc phong cách bạn ưa thích. Thường bạn có thể xem những gì nó đã lưu, xóa từng mục hoặc tắt bộ nhớ. Thỉnh thoảng hãy kiểm tra: một chi tiết cũ hoặc sai có thể âm thầm định hình các câu trả lời mới.

Một AI agent làm việc hướng tới một mục tiêu qua nhiều bước, tự quyết định làm gì tiếp theo và dùng các công cụ như tìm kiếm, tệp hoặc ứng dụng khác. Một số agent có thể duyệt trang web, điền biểu mẫu hoặc làm việc trong email và tài liệu của bạn. Đó cũng là chỗ mọi thứ có thể hỏng: agent có thể hiểu sai chỉ dẫn hoặc bị lừa bởi những chỉ dẫn ẩn. Chỉ cấp cho agent quyền truy cập vào những gì nhiệm vụ cần.

Hãy giao việc cho công cụ như bạn giao cho một đồng nghiệp mới. Nêu mục tiêu, đầu vào, thế nào là xong, và các giới hạn, chẳng hạn “không gửi, xóa, mua hoặc chia sẻ bất cứ thứ gì”. Yêu cầu một kế hoạch trước và phê duyệt nó trước khi công việc bắt đầu. Đặt các điểm kiểm tra giữa chừng, nơi nó dừng lại và cho bạn xem những gì đã có. Sau đó, rà soát mọi thứ trước khi bất cứ thứ gì rời khỏi tay bạn.

Ví dụ

Jonas, một quản lý văn phòng, mỗi năm so sánh ba công ty vệ sinh. Anh tạo một dự án với bảng so sánh của năm ngoái và viết:

Mục tiêu: so sánh ba công ty vệ sinh văn phòng để quản lý của tôi chọn một.
Đầu vào: chỉ dùng trang web của họ: [liên kết 1], [liên kết 2], [liên kết 3]. Dùng
các cột trong bảng của năm ngoái trong dự án này.
Thế nào là xong: một bảng gồm dịch vụ, giá đã công bố, thời hạn hợp đồng
và thông tin liên hệ, kèm liên kết nguồn cho mọi ô. Viết “không tìm
thấy” ở chỗ trang web không nêu.
Giới hạn: chỉ đọc. Không điền biểu mẫu, đăng ký, gửi, mua hoặc chia sẻ bất cứ thứ gì.
Trước tiên hãy cho tôi xem kế hoạch của bạn và chờ tôi đồng ý.
Dừng lại sau công ty đầu tiên và cho tôi xem kết quả.

Jonas thêm một bước vào kế hoạch: kiểm tra khu vực mà mỗi công ty phục vụ. Ở điểm kiểm tra đầu tiên, anh thấy một mức giá lấy từ một trang đánh giá, không phải trang của chính công ty, nên anh yêu cầu chỉ dùng trang chính thức. Trước khi gửi bảng cho quản lý, anh mở mọi liên kết nguồn về giá và điều khoản hợp đồng.

Thực hành ngay

1. Chọn một việc nhỏ bạn hay lặp lại, chẳng hạn một báo cáo hằng tuần hoặc so sánh ba nhà cung cấp dựa trên trang web của họ.
2. Nếu công cụ của bạn có dự án, hãy tạo một dự án cho việc này với một ví dụ trước đây và các chỉ dẫn cố định của bạn. Đừng đưa vào các tệp mà công ty hoặc trường học của bạn không cho phép.
3. Mở cài đặt bộ nhớ và xóa mọi thứ sai hoặc không mong muốn.
4. Điền mẫu bên dưới, kể cả các giới hạn.
5. Đọc kế hoạch, thay đổi nếu cần, rồi phê duyệt.
6. Rà soát ở mỗi điểm kiểm tra, rồi đối chiếu kết quả với dòng “thế nào là xong” của bạn.

Cuối cùng, bạn sẽ có một nhiệm vụ đã hoàn thành do chính bạn rà soát, và một bản giao việc dùng lại được. Tiếp theo, hãy đọc bài Trước khi dùng AI trong công việc và hướng dẫn về AI trong công việc.

Sao chép mẫu này

Nhiệm vụ: [toàn bộ nhiệm vụ trong một câu]
Mục tiêu: [kết quả dùng để làm gì và ai sẽ dùng nó]
Đầu vào: [các tệp, liên kết hoặc ghi chú cần dùng, ngoài ra không dùng gì khác]
Thế nào là xong: [định dạng, độ dài, và mỗi mục cần gì, chẳng hạn một liên kết nguồn]
Giới hạn: Không gửi, xóa, mua hoặc chia sẻ bất cứ thứ gì. Cũng không [các giới hạn khác].
Nếu thiếu thông tin, hãy viết “không tìm thấy” thay vì đoán.

Trước khi bắt đầu, hãy cho tôi xem một kế hoạch ngắn và chờ tôi phê duyệt.
Điểm kiểm tra: dừng lại sau [bước] và cho tôi xem những gì bạn có.
Cuối cùng, liệt kê những gì bạn không làm được và bất cứ điều gì bạn không chắc chắn.

Yêu cầu AI nêu chỗ nó không chắc chắn không làm cho câu trả lời của nó đúng. Hãy tiếp tục kiểm tra những phần quan trọng.

Kiểm tra kết quả

• Kết quả có đáp ứng mọi điểm trong dòng “thế nào là xong” của bạn không?
• Nó có chỉ dùng đầu vào của bạn và ở trong giới hạn của bạn không? Hãy kiểm tra các bước của nó ở những chỗ công cụ hiển thị.
• Các chỗ trống có được đánh dấu “không tìm thấy” thay vì được lấp bằng phỏng đoán không?
• Có gì giờ đã được lưu trong bộ nhớ hoặc dự án mà lẽ ra không nên có không?

Lỗi thường gặp

• Giao nhiệm vụ chỉ bằng một dòng. Một nhiệm vụ mơ hồ buộc agent phải đoán. Hãy viết bản giao việc.
• Bỏ qua kế hoạch. Đọc một kế hoạch mất một phút và giúp phát hiện sớm một hướng đi sai.
• Bỏ quên các giới hạn. Một số công cụ hỏi trước khi thực hiện các hành động nhạy cảm, nhưng đừng dựa vào điều đó. Hãy viết rõ những gì nó không được làm.
• Không bao giờ xem bộ nhớ. Một chi tiết sai sẽ tiếp tục định hình câu trả lời cho đến khi bạn xóa nó. Tắt bộ nhớ có thể không xóa những gì đã được lưu.
• Chỉ rà soát bản tóm tắt. Nó có thể nghe đúng trong khi một con số trong đó sai. Hãy mở các nguồn cho những gì quan trọng.