AI di tempat kerja: rapat, angka, laporan, dan tugas utuh

Cara melakukannya

1. 1Sampaikan di awal bahwa rapat direkam dan alasannya; aturan perekaman berbeda di setiap negara.
2. 2Simpan prompt di halaman ini sebagai templat di alat catatan Anda: Recipes di Granola, atau AI Skills di Fireflies, yang bisa berjalan di setiap rapat.
3. 3Sebelum mengirim hasilnya, perbaiki penanggung jawabnya dan hapus apa pun yang hanya berupa usulan.
4. 4Berminggu-minggu kemudian, bertanyalah lintas rapat di chat alat itu, misalnya “apa keputusan kita soal harga pada bulan September?”

Bawaan

• Granola · Recipes
• Fireflies.ai · AI Skills
• Otter.ai · Otter AI Chat

Prompt untuk disalin

Dari transkrip rapat ini, buat daftar:
1. Keputusan: apa yang diputuskan, siapa yang memutuskan, dan penanda waktunya.
2. Tugas: penanggung jawab, tenggat sesuai yang disebutkan dalam rapat (“tidak disebutkan” jika tidak ada), dan penanda waktu saat penanggung jawab menyetujuinya.
3. Pertanyaan terbuka yang tidak dijawab siapa pun.
Abaikan apa pun yang hanya berupa usulan. Jika Anda tidak yakin sesuatu sudah diputuskan, masukkan ke pertanyaan terbuka.

Di mana hasilnya bisa keliru

• Transkrip salah mengenali pembicara saat orang berbicara bersamaan. Penanda waktu memungkinkan Anda memeriksa siapa yang benar-benar setuju.
• AI mengubah “kita bisa” menjadi “kita akan”. Setiap keputusan harus berupa sesuatu yang benar-benar disetujui seseorang.

Cara melakukannya

1. 1Hubungkan Google Calendar ke Granola. Untuk rapat eksternal, Granola menyiapkan ringkasan persiapan semalam sebelumnya (pada paket Business dan Enterprise).
2. 2Buka catatan untuk rapat itu: ringkasan persiapan ada di bagian atas panel chat. Hubungkan Gmail jika Anda juga ingin email terbaru dimasukkan.
3. 3Tulis satu atau dua hal yang Anda butuhkan dari rapat ini di catatan sebelum Anda bergabung.
4. 4Tanpa ringkasan persiapan, ajukan prompt di halaman ini ke chat alat catatan Anda, lintas rapat-rapat sebelumnya dengan orang yang sama.

Bawaan

• Granola · Pre-meeting briefs
• Granola · Granola Chat

Prompt untuk disalin

Dari rapat dan catatan saya sebelumnya dengan [nama atau perusahaan]: apa yang kita sepakati, apa yang saya janjikan, apa yang masih terbuka, dan apa yang paling mereka pedulikan?
Sebutkan rapat dan tanggal untuk setiap poin. Tulis “tidak ditemukan” alih-alih menebak.

Di mana hasilnya bisa keliru

• Ringkasan persiapan hanya tahu apa yang direkam. Jika percakapan terakhir adalah telepon yang tidak dicatat siapa pun, isinya tidak ada.
• Ringkasan itu mengulang apa yang dikatakan, bukan apakah hal itu masih benar. Periksa harga dan tanggal sebelum Anda menyebutkannya.

Cara melakukannya

1. 1Minta AI mendeskripsikan datanya sebelum analisis apa pun: baris, kolom, sel kosong, duplikat, dan nilai yang janggal.
2. 2Perbaiki temuannya, lalu ajukan pertanyaan Anda. Di Excel, Copilot bekerja langsung di lembar kerja; di tempat lain, mintalah rumus atau kode di balik setiap angka.
3. 3Hitung ulang sendiri satu angka kunci, misalnya total dengan filter.
4. 4Mintalah setiap grafik bersama tabel angka yang ditampilkannya.

Bawaan

• Microsoft Copilot · Copilot in Word, Excel, PowerPoint and Outlook

Prompt untuk disalin

Sebelum analisis apa pun, deskripsikan data ini: jumlah baris, setiap kolom dan tipenya, sel kosong, baris duplikat, dan nilai yang tampak salah.
Lalu jawab: [pertanyaan].
Untuk setiap angka yang Anda laporkan, tunjukkan rumus atau kode yang menghasilkannya. Jika suatu angka memerlukan asumsi, sebutkan asumsinya.

Di mana hasilnya bisa keliru

• Duplikat dan baris kosong mengubah total tanpa disadari siapa pun. Karena itulah deskripsi datang lebih dulu.
• Rata-rata menyembunyikan pencilan. Mintalah juga median serta nilai terbesar dan terkecil.

Cara melakukannya

1. 1Mulai Deep Research di Gemini, atau Researcher di Microsoft Copilot, dan berikan keputusan yang ingin didukung laporan itu, bukan hanya topiknya.
2. 2Baca rencana riset yang diusulkan Gemini, atau jawab pertanyaan lanjutan dari Researcher, dan sebutkan sumber yang diperhitungkan, seperti regulator, statistik resmi, dan laporan resmi perusahaan.
3. 3Saat laporan siap, daftarkan tiga klaim yang menjadi dasar keputusan Anda dan buka sendiri sumbernya.
4. 4Pangkas menjadi satu halaman: rekomendasi, bukti, dan apa yang akan mengubah pendapat Anda.

Bawaan

• Gemini · Deep Research
• Microsoft Copilot · Researcher

Prompt untuk disalin

Saya memerlukan laporan singkat untuk memutuskan [keputusan] paling lambat [tanggal], untuk [audiens].
Utamakan sumber resmi dan primer: regulator, statistik resmi, laporan resmi perusahaan. Perlakukan materi pemasaran vendor sebagai klaim, bukan bukti.
Struktur: rekomendasi; 3 fakta yang menjadi dasarnya, masing-masing dengan sumber dan tanggal; argumen tandingan utama; apa yang akan mengubah rekomendasi.

Di mana hasilnya bisa keliru

• Sumber yang tampak independen sering menyalin satu sumber asli. Telusuri klaim kunci Anda kembali ke asalnya.
• Angka pasar dari tiga tahun lalu bukan angka tahun ini. Periksa tanggal setiap angka.

Cara melakukannya

1. 1Gunakan mode agen dari alat yang sudah Anda bayar: Work di ChatGPT, Cowork di Claude, atau Cowork di Microsoft Copilot.
2. 2Tulis arahannya dengan prompt di halaman ini dan lampirkan file yang harus dipakai.
3. 3Ikuti kemajuannya. ChatGPT Work dan Copilot Cowork meminta persetujuan Anda untuk tindakan penting; baca apa yang akan dilakukannya sebelum Anda menyetujui.
4. 4Periksa hasilnya seperti draf pertama dari rekan kerja: fakta, angka, dan apa pun yang diasumsikannya.

Bawaan

• ChatGPT · ChatGPT Work
• Claude · Claude Cowork
• Microsoft Copilot · Cowork

Prompt untuk disalin

Tugas: [apa yang harus diserahkan], untuk [audiens], paling lambat [kapan].
Gunakan file ini: [daftar]. Jangan gunakan yang lain kecuali Anda memberi tahu saya asalnya.
Format: [presentasi n slide / spreadsheet dengan kolom-kolom ini / laporan 2 halaman].
Jangan mengirim, menghapus, atau membagikan apa pun.
Sebelum mulai, sampaikan rencana Anda dalam 5 langkah dan apa yang akan Anda asumsikan.

Di mana hasilnya bisa keliru

• Agen yang salah membaca arahan akan mengerjakan banyak hal yang salah dengan cepat. Rencananya adalah tempat Anda menangkap kesalahan itu.
• Agen bertindak dengan akses Anda. Mulailah dengan tugas yang membaca dan membuat file, bukan yang mengirim atau menghapus.

Cara melakukannya

1. 1Buat Project di Claude, atau notebook di Microsoft Copilot, untuk satu bidang pekerjaan, misalnya satu klien atau satu laporan.
2. 2Tambahkan apa yang harus selalu diketahuinya: templat, panduan gaya, dan dua atau tiga contoh pekerjaan jadi yang Anda sukai.
3. 3Tulis instruksi tetapnya dengan prompt di halaman ini.
4. 4Ganti file saat ada perubahan; templat lama di ruang kerja menghasilkan pekerjaan versi lama.

Bawaan

• Claude · Projects
• Microsoft Copilot · Copilot Notebooks

Prompt untuk disalin

Instruksi tetap untuk ruang kerja ini:
Saya [peran] di [jenis perusahaan]. Audiensnya biasanya [audiens].
Tulislah seperti contoh-contoh di ruang kerja ini: [panjang, nada, format].
Selalu gunakan templat kami untuk [jenis dokumen].
Jika suatu permintaan bertentangan dengan file-file ini, katakan begitu alih-alih menebak.
Jika suatu permintaan tidak jelas, ajukan satu pertanyaan kepada saya alih-alih mengisi kekosongan.

Di mana hasilnya bisa keliru

• File perusahaan di akun pribadi bisa melanggar aturan perusahaan Anda. Gunakan akun yang disetujui perusahaan Anda.
• Contoh akan ditiru dengan sangat mirip. Tambahkan hanya contoh yang tidak keberatan Anda lihat diulang.