在工作中使用 AI 之前

你將學到什麼

• 工作資訊分三類：可以直接貼上、先清理再貼上、絕對不能貼上
• 為什麼公司核准的工具和個人帳號不是同一回事
• 隱私設定控制的是什麼
• 開始之前要問 IT 部門或主管什麼，以及為什麼送出的內容仍由你負責

核心概念

你在 AI 工具裡輸入或上傳的內容，通常會傳送給工具的提供者。在工作上，這些素材往往屬於你的公司、公司的客戶或你的同事。所以在寫第一個提示詞之前，先把它們分成三類。

• 可以直接貼上：公開資訊，例如已經發布的網頁，以及完全不涉及客戶、同事或業務的文字。
• 先清理再貼上：移除或替換姓名、聯絡資料、訂單編號、價格，以及其他任何能指向某個人或某個客戶的資訊之後，就可以使用的工作素材。大部分的會議紀錄和客戶電子郵件都屬於這一類。
• 絕對不能貼上：密碼、銀行帳號和身分證號碼，任何人的健康、薪資或人事資料，以及公司規定不能放進 AI 工具的任何內容。如果不確定，在問清楚之前，一律當作絕對不能貼上。

接著是帳號。很多 AI 產品同時提供個人帳號，以及由公司設定的工作帳號，你的資料會怎麼被處理，取決於你用的是哪一個。工作帳號通常附帶公司和提供者談好的條款。它的管理員可以控制許多設定，也可能保留並查看你問了什麼。個人帳號只牽涉你和提供者，公司通常無法管理裡面的內容。所以，公司的素材只能放進核准的工具和帳號。

很多工具也有隱私設定，用來控制你的對話能不能被用來改善提供者的模型，以及是否保留你的聊天紀錄。在工作帳號上，公司可能已經幫你設定好了。開始之前先看一看。

最後，工具可以起草，但寄件人是你。任何內容送出之前，都要先讀過並檢查。

範例

Lena 在一家貨運公司的辦公室工作。有位客戶的包裹晚到了，她想請 AI 幫忙寫一封語氣平和的回覆。她的手機上有一個用個人帳號登入的聊天機器人。她先把這封回覆需要的資訊分類：

可以直接貼上：  我們的配送條款，已公布在公司網站上
先清理再貼上：  客訴內容（客戶姓名、地址、訂單編號）
絕對不能貼上：  客戶銀行轉帳的截圖

她去問辦公室經理。得到的答覆是：用公司核准的助理，並用她的工作帳號登入，不要用手機上的聊天機器人。在這個助理裡可以使用客戶姓名和訂單編號，銀行資料絕對不行。不確定的情況，交給個資保護窗口。

Lena 登入後貼上客訴內容，沒有附上截圖。草稿裡承諾了一筆只有她的主管才能核准的退款，所以她刪掉那句話，然後自己寄出回覆。

動手練習

1. 挑一項工作任務，例如寫一封回覆或做一份摘要。
2. 列出這項任務需要的資訊，並為每一項分類：可以直接貼上、先清理再貼上，或絕對不能貼上。
3. 弄清楚你的工作單位由誰決定 AI 工具的使用：IT 部門、你的主管，還是個資保護窗口。
4. 今天就把下面的訊息寄給他們。描述你的素材，不要附上素材本身。
5. 在他們回覆之前，只使用可以直接貼上的內容。收到回覆後，記下工具、帳號、哪些內容不能用，以及該問誰，然後查看那個帳號的隱私設定。

最後你應該會有一份分類好的清單、一個已經交給對的人的問題，以及在對方回覆後，集中記在一處的公司規定。

複製這個範本

主旨：在工作中使用 AI 工具

[姓名]您好：

我想用 AI 工具來協助處理[任務，例如回覆客戶的電子郵件]。
開始之前，能否請您告訴我：

1. 哪些 AI 工具核准用於工作？
2. 我應該使用哪個帳號？要怎麼取得使用權限？
3. 哪些資訊絕對不能放進 AI 工具？
4. 我應該檢查哪些設定，例如聊天紀錄，或對話是否可能被用來
   訓練提供者的模型？
5. 遇到特定情況不確定時，我應該問誰？

相關素材是[描述素材但不要貼上，例如
「含有姓名和訂單編號的客戶電子郵件」]。

謝謝，
[你的姓名]

如果對方回答「要看情況」，就請對方各舉一個例子：一個允許的，一個不允許的。

檢查結果

• 你知道核准的工具、要用的帳號，以及下次該問誰嗎？
• 你清楚哪些內容不能用嗎？要能說得具體，而不只是一句「小心一點」。
• 貼上之前，每一項都是可以直接貼上或已經清理過的嗎？有沒有混進絕對不能貼上清單裡的東西？
• 你是用工作帳號登入的嗎？在別人看到 AI 寫的文字之前，你讀過了嗎？

常見錯誤

• 直接用已經登入的那個帳號。手機上的聊天機器人通常是個人帳號，不在公司的管理範圍內。
• 以為付費方案就是工作工具。你自己付費的個人方案，仍然是個人帳號。
• 只清理姓名。訂單編號、電子郵件簽名和檔案名稱，仍然可能指向某個人或某個客戶。
• 讓工具替你發言。草稿可能承諾一筆沒人同意過的退款，或一個沒人答應過的日期。寄件人是你，所以要由你來檢查。