Antes de usar la IA en el trabajo

Lo que aprenderás

• Los tres tipos de información del trabajo: se puede pegar, hay que limpiarla antes, no se pega nunca
• Por qué una herramienta aprobada por la empresa y una cuenta personal no son lo mismo
• Qué controla la configuración de privacidad
• Qué preguntar al departamento de TI o a tu responsable antes de empezar, y por qué sigues respondiendo de lo que se envía

La idea

Lo que escribes o subes a una herramienta de IA normalmente se envía al proveedor de la herramienta. En el trabajo, ese material suele pertenecer a tu empresa, a sus clientes o a tus compañeros. Por eso, antes del primer prompt, clasifícalo en tres tipos.

• Se puede pegar: información pública, como una página web publicada, y texto que no dice nada de clientes, compañeros ni del negocio.
• Hay que limpiarlo antes: material de trabajo que se puede usar una vez que quitas o sustituyes nombres, datos de contacto, números de pedido, precios y todo lo que apunte a una persona o a un cliente. La mayoría de las notas de reunión y de los correos de clientes están aquí.
• No se pega nunca: contraseñas, números bancarios y de identificación, datos de salud, de salario o de recursos humanos de cualquier persona, y todo lo que las normas de tu empresa dejan fuera de las herramientas de IA. Si no estás seguro, trátalo como algo que no se pega nunca hasta que hayas preguntado.

Después, la cuenta. Muchos productos de IA ofrecen una cuenta personal y una cuenta de trabajo que configura tu empresa, y lo que pasa con tus datos depende de cuál uses. Una cuenta de trabajo suele venir con condiciones que tu empresa acordó con el proveedor. Sus administradores pueden controlar muchos ajustes y quizá puedan conservar y revisar lo que preguntas. Una cuenta personal es un asunto entre tú y el proveedor, y tu empresa normalmente no tiene ningún control sobre lo que hay en ella. Por eso, el material de la empresa va solo a la herramienta y la cuenta aprobadas.

Muchas herramientas también tienen una configuración de privacidad que controla si tus chats se pueden usar para mejorar los modelos del proveedor y si se guarda tu historial de chats. En una cuenta de trabajo, puede que tu empresa ya la haya ajustado por ti. Revísala antes de empezar.

Por último, la herramienta puede redactar, pero el remitente eres tú. Lee y comprueba todo antes de que salga.

Ejemplo

Lena trabaja en la oficina de una empresa de reparto. Quiere ayuda para escribir una respuesta tranquila a un cliente cuyo paquete llegó tarde. En su teléfono tiene un chatbot con una cuenta personal. Primero clasifica lo que necesita la respuesta:

Se puede pegar:          nuestras condiciones de entrega, publicadas en nuestra web
Hay que limpiarlo antes: la reclamación (nombre, dirección y número de pedido del cliente)
No se pega nunca:        la captura de pantalla de la transferencia bancaria del cliente

Pregunta al responsable de la oficina. La respuesta: usar el asistente aprobado con su cuenta de trabajo, no el chatbot de su teléfono. En él se permiten nombres de clientes y números de pedido, pero nunca datos bancarios. Los casos dudosos se consultan con la persona de contacto de protección de datos.

Lena inicia sesión y pega la reclamación sin la captura de pantalla. El borrador promete un reembolso que solo puede aprobar su responsable, así que borra esa frase y envía la respuesta ella misma.

Practica ahora

1. Elige una tarea del trabajo, como una respuesta o un resumen.
2. Enumera la información que necesita y clasifica cada elemento: se puede pegar, hay que limpiarlo antes o no se pega nunca.
3. Averigua quién decide sobre las herramientas de IA donde trabajas: el departamento de TI, tu responsable o una persona de contacto de protección de datos.
4. Envíale hoy el mensaje de abajo. Describe tu material; no lo adjuntes.
5. Hasta que te responda, usa solo lo que se puede pegar. Cuando lo haga, anota la herramienta, la cuenta, lo que está prohibido y a quién preguntar, y luego revisa la configuración de privacidad de esa cuenta.

Al final deberías tener una lista clasificada, una pregunta enviada a la persona adecuada y, cuando te responda, las normas de tu empresa en un solo sitio.

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Asunto: Uso de herramientas de IA en mi trabajo

Hola, [nombre]:

Me gustaría usar una herramienta de IA para ayudarme con [tarea, por ejemplo
las respuestas a correos de clientes]. Antes de empezar, ¿podrías responderme a estas preguntas?

1. ¿Qué herramientas de IA están aprobadas para el trabajo?
2. ¿Qué cuenta debo usar y cómo consigo acceso?
3. ¿Qué información no debe ir nunca a una herramienta de IA?
4. ¿Qué ajustes debo revisar, como el historial de chats o si los chats
   se pueden usar para entrenar los modelos del proveedor?
5. ¿A quién debo preguntar cuando tenga dudas sobre un caso concreto?

El material sería [descríbelo sin pegarlo, por ejemplo
«correos de clientes con nombres y números de pedido»].

Gracias,
[tu nombre]

Si la respuesta es «depende», pide un ejemplo de lo que está permitido y otro de lo que no.

Revisa el resultado

• ¿Sabes cuál es la herramienta aprobada, qué cuenta usar y a quién preguntar la próxima vez?
• ¿Sabes qué está prohibido, dicho con palabras claras y no solo «ten cuidado»?
• Antes de pegar, ¿cada elemento se puede pegar o está limpio, sin nada de la lista de lo que no se pega nunca?
• ¿Has iniciado sesión con la cuenta de trabajo, y leíste el texto de la IA antes de que lo viera nadie más?

Errores comunes

• Usar la cuenta que ya está abierta. El chatbot de tu teléfono suele ser una cuenta personal, fuera del control de tu empresa.
• Creer que un plan de pago la convierte en una herramienta de trabajo. Un plan personal que pagas tú sigue siendo una cuenta personal.
• Limpiar solo los nombres. Los números de pedido, las firmas de correo y los nombres de archivo pueden seguir apuntando a una persona o a un cliente.
• Dejar que la herramienta hable por ti. Un borrador puede prometer un reembolso o una fecha que nadie acordó. Lo envías tú, así que lo compruebas tú.