仕事のアプリに組み込まれたAIを使う

このレッスンで学ぶこと

• メール、文書、会議のアプリに組み込まれたAIが何を扱えるのか、それがなぜ重要なのか
• 4つの作業：スレッドの要約、返信の下書き、会議の決定事項と担当者の一覧、メモからの最初の下書き
• ほかの人が見る前に、それぞれの結果を確認する方法

考え方

いまでは多くの仕事用アプリにAIが組み込まれていて、メール、文書、会議のアプリの中にボタンやサイドパネルとして表示されます。たとえば、Outlook、Word、TeamsのMicrosoft Copilotや、GmailとDocsのGeminiです。使えるかどうか、どの機能が使えるかは、会社のプランと設定によって決まります。IT部門に聞けばわかります。

別のブラウザタブで開くチャットボットと違い、仕事用アプリの中のAIは、そこにすでにあるものを扱えます。開いているスレッド、文書、会議の文字起こし、アプリによってはほかのメールやファイルもです。仕事用アカウントでは、ふつう会社の権限の範囲で動きます。つまり、あなたのアカウントがもともと開けるものだけを使い、それ以上は使いません。

だからこそ便利なのであり、仕事でAIを使う前にのルールも引き続き当てはまります。会社が承認した仕事用アカウントを使ってください。ファイルを開けるからといって、その中身をほかの人に転送する要約に入れてよいことにはなりません。

それでも確認は必要です。要約は、提案にすぎないものを合意済みのように書くことがあります。これはハルシネーション、つまり渡された資料と合わない出力です。計画を変えた最後の返信を見落とすこともあります。どの作業でも、何を返してほしいかを伝え、推測しないよう指示し、結果を元の内容と照らし合わせてください。

例

オフィスマネージャーのTomさんが月曜日に出社すると、事務所の移転に関するメールが23通たまっていました。メールアプリのAIパネルで、仕事用アカウントからこう頼みます。

このスレッドを2つのリストにまとめてください。決定事項と、未解決の質問です。
それぞれの項目に、誰が言ったかと、そのメッセージの日付をつけてください。
一度決まってからあとで変わったものは、最新の内容だけを書いてください。

Tomさんは各項目をメールと照らし合わせます。「決定事項」の1つだった新しい駐車場の計画は、誰も確認していない提案にすぎなかったので、未解決の質問に移します。続けて、返信を頼みます。

以下の私の要点をもとに、このスレッドの全員に宛てた返信の下書きを、
このスレッドでの私の以前のメッセージと同じトーンで書いてください。
ほかには何も加えないでください。
- 引っ越し業者は11月14日で予約済み
- 金曜日までに総務から鍵の一覧がほしい
- 駐車場の計画はまだ決まっていない。水曜日に案を出す

Tomさんは自分らしくない言い回しを2か所直して送信します。会議のあとには、会議アプリのAIに、文字起こしから決定事項と担当者を出してもらいます。誰も引き受けていないタスクには「記載なし」と書かせ、自分のメモと照らし合わせます。それから新しい文書で、走り書きのメモを移転計画の最初の下書きにしてもらい、空欄になっていた2つの日付を自分で埋めます。

やってみましょう

1. 仕事用アカウントで、メールアプリのAIボタンかサイドパネルを探します。見つからなければ、自分に対して有効になっているかIT部門に聞きます。
2. 自分も参加していた長いスレッドで、決定事項と未解決の質問を出してもらいます。各項目をメッセージと照らし合わせます。
3. 箇条書きで要点を3つ書き、自分のトーンで返信を書いてもらいます。手を入れて、自分で送信します。
4. 会議アプリが文字起こしを残すなら、決定事項と担当者を出してもらいます。自分のメモと比べます。
5. 新しい文書で、走り書きのメモから最初の下書きを作ってもらいます。足りないと示された部分を埋めます。

終わったときには、確認済みの結果が4つそろっているはずです。要約、送信した返信、担当者つきの決定事項、そして最初の下書きです。

このテンプレートをコピー

[このスレッド / この文字起こし / 以下の私のメモ]だけを使ってください。
そこにないことは、推測せずに「記載なし」と書いてください。
必要な部分を選んで使ってください。

1. スレッド：決定事項と未解決の質問を一覧にし、それぞれに誰が言ったかと
   日付をつけてください。あとで変わった決定は、最新のものを書いてください。

2. 返信：私の要点をもとに、[相手の人またはグループ]への返信を、私の以前の
   メッセージと同じトーンで、[字数]字以内で書いてください。ほかには何も加えないでください。
   - [要点]
   - [要点]

3. 会議：決定事項を一覧にし、次にタスクを、それぞれ担当者と期限をつけて
   一覧にしてください。

4. 最初の下書き：私のメモを、[読み手]向けの[文書の種類]に、見出しをつけて
   まとめてください。足りない部分には「要追加」と書いてください。

メモ：
[走り書きのメモがあれば貼り付け]

結果を確認する

• 要約の決定事項は、どれもスレッドの中で合意されたもので、提案されただけのものではありませんか？
• 計画がよく変わる最新のメッセージまで、要約に入っていますか？
• 担当者は、どれも実際にそのタスクを引き受けた人ですか？
• 返信には、あなたの要点に書いたことだけが、あなたが使う言葉で書かれていますか？
• 最初の下書きに、メモになかった事実、数字、日付が加わっていませんか？

よくある間違い

• 読んでいないスレッドの要約を転送する。計画を変えた返信が抜けていることがあります。最後のいくつかのメッセージは自分で読んでください。
• 開いているメールしか見ていないと思い込む。アプリによっては、あなたが開けるほかのメールやファイルも使えます。どれを使ったか聞いてください。
• 組み込まれているなら何に使ってもよいと思う。どの機能をオンにし、何に使ってよいかを決めるのは会社です。迷ったら聞いてください。
• AIが選んだ担当者をそのまま受け入れる。タスクを、引き受けた人ではなく、そのタスクに触れただけの人に割り当てることがあります。