Gebruik de ingebouwde AI in je werkapps

Wat je leert

• Waarmee de AI in je e-mail-, document- en vergaderapps kan werken, en waarom dat belangrijk is
• Vier taken: een thread samenvatten, een antwoord opstellen, besluiten en verantwoordelijken uit een vergadering op een rij zetten, notities omzetten in een eerste versie
• Hoe je elk resultaat controleert voordat iemand anders het ziet

Het idee

Veel werkapps hebben nu ingebouwde AI, als knop of zijpaneel in je e-mail, documenten of vergaderapp. Voorbeelden zijn Microsoft Copilot in Outlook, Word en Teams, en Gemini in Gmail en Docs. Of je het hebt, en welke onderdelen, hangt af van het abonnement en de instellingen van je bedrijf: IT kan het je vertellen.

Anders dan een chatbot in een ander browsertabblad kan de AI in een werkapp werken met wat er al staat: de open thread, het document, het transcript van de vergadering en in sommige apps je andere mail en bestanden. Op een werkaccount werkt hij meestal binnen de rechten van je bedrijf: hij gebruikt wat je account al mag openen, en niets meer.

Daarom is hij nuttig, en daarom gelden de regels uit Voordat je AI op je werk gebruikt nog steeds. Gebruik het werkaccount dat je bedrijf heeft goedgekeurd. Dat je een bestand kunt openen, betekent niet dat de inhoud thuishoort in een samenvatting die je aan anderen doorstuurt.

Controleren blijft nodig. Een samenvatting kan een voorstel presenteren als iets wat is afgesproken. Dat is een hallucinatie: uitvoer die niet klopt met het materiaal dat de AI kreeg. Ook kan het laatste antwoord ontbreken dat het plan veranderde. Zeg bij elke taak wat je terug wilt, zeg dat hij niet moet gokken, en controleer het resultaat aan de hand van de bron.

Voorbeeld

Tom, officemanager, komt op maandag terug en vindt 23 e-mails over de kantoorverhuizing. In het AI-paneel van zijn e-mailapp, op zijn werkaccount, vraagt hij:

Vat deze thread samen in twee lijsten: genomen besluiten en open vragen.
Noem bij elk punt wie het zei en de datum van het bericht.
Als iets is besloten en later veranderd, geef dan alleen de nieuwste versie.

Tom controleert elk punt aan de hand van de e-mails. Eén “besluit”, een nieuw parkeerplan, was alleen een voorstel dat niemand had bevestigd, dus hij zet het bij de open vragen. Dan vraagt hij om een antwoord:

Stel op basis van mijn punten hieronder een antwoord op aan iedereen in deze thread,
in de toon van mijn eerdere berichten hier. Voeg verder niets toe.
- De verhuizers zijn geboekt voor 14 november
- Ik heb de sleutellijst van facilitaire zaken uiterlijk vrijdag nodig
- Het parkeerplan ligt nog open; ik doe woensdag een voorstel

Hij past twee zinnetjes aan die niet als hem klinken en verstuurt het. Na een vergadering vraagt hij de AI van de vergaderapp om besluiten en verantwoordelijken uit het transcript, met “niet vermeld” waar niemand een taak op zich nam, en controleert ze aan de hand van zijn notities. Daarna maakt hij in een nieuw document van zijn ruwe notities een eerste versie van het verhuisplan en vult hij twee datums in die nog openstonden.

Nu oefenen

1. Zoek op je werkaccount de AI-knop of het zijpaneel in je e-mailapp. Is die er niet, vraag IT dan of de functie voor jou is ingeschakeld.
2. Vraag in een lange thread waar je bij betrokken was om besluiten en open vragen. Controleer elk punt aan de hand van de berichten.
3. Schrijf drie opsommingspunten en vraag om een antwoord in jouw toon. Bewerk het en verstuur het zelf.
4. Als je vergaderapp een transcript bewaart, vraag dan om besluiten en verantwoordelijken. Vergelijk ze met je notities.
5. Vraag in een nieuw document om een eerste versie op basis van ruwe notities. Vul alles in wat als ontbrekend is gemarkeerd.

Aan het eind heb je vier gecontroleerde resultaten: een samenvatting, een verstuurd antwoord, besluiten met verantwoordelijken en een eerste versie.

Kopieer dit sjabloon

Gebruik alleen [deze thread / dit transcript / mijn notities hieronder].
Als iets er niet in staat, schrijf dan “niet vermeld” in plaats van te gokken.
Kies het deel dat je nodig hebt:

1. Thread: maak een lijst van genomen besluiten en open vragen, elk met wie
   het zei en de datum. Als een besluit later veranderde, geef dan het nieuwste.

2. Antwoord: stel op basis van mijn punten een antwoord op aan [persoon of groep],
   in de toon van mijn eerdere berichten, in minder dan [aantal] woorden. Voeg verder niets toe.
   - [punt]
   - [punt]

3. Vergadering: noem de besluiten en daarna de taken, elk met een verantwoordelijke
   en een deadline.

4. Eerste versie: maak van mijn notities een [soort document] voor
   [doelgroep], met tussenkoppen. Markeer alles wat ontbreekt als “nog aanvullen”.

Notities:
[plak ruwe notities, als je die hebt]

Controleer het resultaat

• Is elk besluit in de samenvatting in de thread ook echt afgesproken, en niet alleen voorgesteld?
• Heeft de samenvatting de laatste berichten meegenomen, waarin plannen vaak veranderen?
• Is elke verantwoordelijke iemand die de taak echt op zich heeft genomen?
• Zegt het antwoord alleen wat jouw punten zeiden, in woorden die jij zou gebruiken?
• Heeft de eerste versie feiten, cijfers of datums toegevoegd die niet in je notities stonden?

Veelgemaakte fouten

• Een samenvatting doorsturen van een thread die je niet hebt gelezen. Daarin kan het antwoord ontbreken dat het plan veranderde. Lees de laatste paar berichten zelf.
• Ervan uitgaan dat hij alleen de open e-mail ziet. In sommige apps kan hij andere mail en bestanden gebruiken die jij kunt openen. Vraag welke hij heeft gebruikt.
• Denken dat ingebouwd betekent dat alles mag. Je bedrijf bepaalt welke functies aanstaan en waarvoor ze mogen worden gebruikt. Twijfel je, vraag het dan.
• De verantwoordelijken overnemen die de AI koos. Hij kan een taak geven aan wie hem noemde, niet aan degene die heeft toegezegd hem te doen.