Use a IA integrada aos seus apps de trabalho

O que você vai aprender

• Com o que a IA integrada aos seus apps de e-mail, documentos e reuniões consegue trabalhar, e por que isso importa
• Quatro tarefas: resumir uma conversa por e-mail, rascunhar uma resposta, listar decisões e responsáveis de uma reunião, transformar anotações em um primeiro rascunho
• Como conferir cada resultado antes que outra pessoa o veja

A ideia

Muitos apps de trabalho agora têm IA integrada, como um botão ou um painel lateral no seu e-mail, nos seus documentos ou no seu app de reuniões. Exemplos são o Microsoft Copilot no Outlook, no Word e no Teams, e o Gemini no Gmail e no Docs. Se você tem acesso a ela, e a quais partes, depende do plano e das configurações da sua empresa: a TI pode dizer.

Diferente de um chatbot em outra aba do navegador, a IA dentro de um app de trabalho consegue trabalhar com o que já está ali: a conversa aberta, o documento, a transcrição da reunião e, em alguns apps, seus outros e-mails e arquivos. Em uma conta de trabalho, ela normalmente funciona com as permissões da sua empresa: usa o que a sua conta já tem permissão para abrir, e nada além disso.

É por isso que ela é útil, e é por isso que as regras de Antes de usar IA no trabalho continuam valendo. Use a conta de trabalho que a sua empresa aprovou. Poder abrir um arquivo não significa que o conteúdo dele deva entrar em um resumo que você encaminha a outras pessoas.

Ela ainda precisa ser conferida. Um resumo pode apresentar uma sugestão como algo combinado, o que é uma alucinação: um resultado que não corresponde ao material que ela recebeu. Ele também pode deixar passar a última resposta, aquela que mudou o plano. Para cada tarefa, diga o que você quer de volta, peça que ela não tente adivinhar e confira o resultado com a fonte.

Exemplo

Tom, gerente de escritório, volta na segunda-feira e encontra 23 e-mails sobre a mudança do escritório. No painel de IA do app de e-mail, na conta de trabalho, ele pede:

Resuma esta conversa em duas listas: decisões tomadas e perguntas em aberto.
Para cada item, diga quem falou e a data da mensagem.
Se algo foi decidido e depois mudou, dê só a versão mais recente.

Tom confere cada item com os e-mails. Uma “decisão”, um novo plano de estacionamento, era só uma sugestão que ninguém confirmou, então ele a passa para as perguntas em aberto. Depois ele pede uma resposta:

Rascunhe uma resposta para todos nesta conversa a partir dos meus pontos abaixo,
no tom das minhas mensagens anteriores aqui. Não acrescente mais nada.
- A empresa de mudanças está agendada para 14 de novembro
- Preciso da lista de chaves da equipe de manutenção até sexta-feira
- O plano de estacionamento ainda está em aberto; vou propor um na quarta-feira

Ele muda duas expressões que não soam como ele e envia. Depois de uma reunião, ele pede à IA do app de reuniões as decisões e os responsáveis a partir da transcrição, com “não informado” onde ninguém assumiu uma tarefa, e confere tudo com as suas anotações. Depois, em um novo documento, ele transforma as anotações soltas em um primeiro rascunho do plano de mudança e preenche duas datas que ficaram em aberto.

Pratique agora

1. Na sua conta de trabalho, encontre o botão ou o painel lateral de IA no seu app de e-mail. Se não houver, pergunte à TI se ele está ativado para você.
2. Em uma conversa longa da qual você participou, peça as decisões e as perguntas em aberto. Confira cada item com as mensagens.
3. Escreva três tópicos e peça uma resposta no seu tom. Edite e envie você mesmo.
4. Se o seu app de reuniões guarda uma transcrição, peça as decisões e os responsáveis. Compare com as suas anotações.
5. Em um novo documento, peça um primeiro rascunho a partir de anotações soltas. Preencha tudo o que ela marcou como faltando.

No fim, você deve ter quatro resultados conferidos: um resumo, uma resposta que você enviou, decisões com responsáveis e um primeiro rascunho.

Copie este modelo

Use só [esta conversa / esta transcrição / as minhas anotações abaixo].
Se algo não estiver lá, escreva “não informado” em vez de adivinhar.
Escolha a parte de que você precisa:

1. Conversa: liste as decisões tomadas e as perguntas em aberto, cada uma
   com quem falou e a data. Se uma decisão mudou depois, dê a mais recente.

2. Resposta: rascunhe uma resposta para [pessoa ou grupo] a partir dos meus
   pontos, no tom das minhas mensagens anteriores, com menos de [número]
   palavras. Não acrescente mais nada.
   - [ponto]
   - [ponto]

3. Reunião: liste as decisões e depois as tarefas, cada uma com um
   responsável e um prazo.

4. Primeiro rascunho: transforme as minhas anotações em um
   [tipo de documento] para [público], com títulos. Marque o que faltar
   como “a acrescentar”.

Anotações:
[cole as anotações soltas, se houver]

Confira o resultado

• Cada decisão do resumo foi combinada na conversa, e não só sugerida?
• O resumo incluiu as mensagens mais recentes, onde os planos costumam mudar?
• Cada responsável é alguém que de fato assumiu a tarefa?
• A resposta diz só o que os seus pontos diziam, com palavras que você usaria?
• O primeiro rascunho acrescentou fatos, valores ou datas que não estavam nas suas anotações?

Erros comuns

• Encaminhar o resumo de uma conversa que você não leu. Ele pode deixar de fora a resposta que mudou o plano. Leia você mesmo as últimas mensagens.
• Achar que ela só vê o e-mail aberto. Em alguns apps, ela pode usar outros e-mails e arquivos que você consegue abrir. Pergunte a ela quais usou.
• Achar que integrada significa permitida para tudo. A sua empresa decide quais recursos ficam ativados e para que podem ser usados. Se não tiver certeza, pergunte.
• Aceitar os responsáveis que a IA escolheu. Ela pode dar uma tarefa a quem a mencionou, e não à pessoa que concordou em fazê-la.