Usa l'IA integrata nelle tue app di lavoro

Cosa imparerai

• Su cosa può lavorare l'IA integrata nelle tue app di email, documenti e riunioni, e perché è importante
• Quattro attività: riassumere una conversazione, scrivere una bozza di risposta, elencare decisioni e responsabili di una riunione, trasformare degli appunti in una prima bozza
• Come controllare ogni risultato prima che lo veda qualcun altro

L'idea

Molte app di lavoro ora hanno l'IA integrata, come un pulsante o un pannello laterale nella tua email, nei tuoi documenti o nella tua app per le riunioni. Alcuni esempi sono Microsoft Copilot in Outlook, Word e Teams, e Gemini in Gmail e Docs. Se ce l'hai, e quali parti, dipende dal piano e dalle impostazioni della tua azienda: l'IT te lo può dire.

A differenza di un chatbot in un'altra scheda del browser, l'IA dentro un'app di lavoro può lavorare su ciò che è già lì: la conversazione aperta, il documento, la trascrizione della riunione e, in alcune app, le altre tue email e i tuoi file. In un account di lavoro, di solito opera con i permessi della tua azienda: usa ciò che il tuo account può già aprire, e niente di più.

Per questo è utile, e per questo valgono ancora le regole di Prima di usare l'IA al lavoro. Usa l'account di lavoro approvato dalla tua azienda. Poter aprire un file non significa che il suo contenuto debba finire in un riassunto che inoltri ad altri.

Va comunque controllata. Un riassunto può presentare un suggerimento come una cosa concordata, e questa è un'allucinazione: un output che non corrisponde al materiale che ha ricevuto. Può anche perdersi l'ultima risposta, quella che ha cambiato il piano. Per ogni attività, di' cosa vuoi ricevere, chiedile di non tirare a indovinare e confronta il risultato con la fonte.

Esempio

Tom, office manager, torna il lunedì e trova 23 email sul trasloco dell'ufficio. Nel pannello IA della sua app di posta, con il suo account di lavoro, chiede:

Riassumi questa conversazione in due elenchi: decisioni prese e domande aperte.
Per ogni voce, indica chi l'ha detto e la data del messaggio.
Se qualcosa è stato deciso e poi è cambiato, dai solo la versione più recente.

Tom controlla ogni voce con le email. Una «decisione», un nuovo piano per i parcheggi, era solo un suggerimento che nessuno aveva confermato, quindi la sposta tra le domande aperte. Poi chiede una risposta:

Scrivi una bozza di risposta a tutti i partecipanti di questa conversazione partendo dai miei punti qui sotto,
con il tono dei miei messaggi precedenti qui. Non aggiungere altro.
- La ditta di traslochi è prenotata per il 14 novembre
- Mi serve l'elenco delle chiavi dai servizi generali entro venerdì
- Il piano per i parcheggi è ancora aperto; ne proporrò uno mercoledì

Cambia due espressioni che non sembrano sue e la invia. Dopo una riunione, chiede all'IA dell'app per le riunioni le decisioni e i responsabili dalla trascrizione, con «non indicato» dove nessuno si è preso un compito, e li confronta con i suoi appunti. Poi, in un nuovo documento, trasforma i suoi appunti sommari in una prima bozza del piano di trasloco e completa due date che la bozza aveva lasciato in sospeso.

Esercitati ora

1. Con il tuo account di lavoro, trova il pulsante o il pannello laterale dell'IA nella tua app di posta. Se non c'è, chiedi all'IT se è attivo per te.
2. In una conversazione lunga a cui hai partecipato, chiedi le decisioni e le domande aperte. Controlla ogni voce con i messaggi.
3. Scrivi tre punti elenco e chiedi una risposta con il tuo tono. Modificala e inviala tu.
4. Se la tua app per le riunioni conserva una trascrizione, chiedi le decisioni e i responsabili. Confrontali con i tuoi appunti.
5. In un nuovo documento, chiedi una prima bozza a partire da appunti sommari. Completa tutto ciò che ha segnato come mancante.

Alla fine dovresti avere quattro risultati controllati: un riassunto, una risposta che hai inviato, decisioni con i responsabili e una prima bozza.

Copia questo modello

Usa solo [questa conversazione / questa trascrizione / i miei appunti qui sotto].
Se qualcosa non c'è, scrivi «non indicato» invece di tirare a indovinare.
Scegli la parte che ti serve:

1. Conversazione: elenca le decisioni prese e le domande aperte, ognuna con chi
   l'ha detto e la data. Se una decisione è cambiata in seguito, dai la più recente.

2. Risposta: scrivi una bozza di risposta a [persona o gruppo] partendo dai miei punti, con il
   tono dei miei messaggi precedenti, in meno di [numero] parole. Non aggiungere altro.
   - [punto]
   - [punto]

3. Riunione: elenca le decisioni, poi le attività, ognuna con un responsabile e
   una scadenza.

4. Prima bozza: trasforma i miei appunti in [tipo di documento] per
   [destinatari], con titoli di sezione. Segna tutto ciò che manca come «da aggiungere».

Appunti:
[incolla gli appunti sommari, se ci sono]

Controlla il risultato

• Ogni decisione nel riassunto è stata concordata nella conversazione, e non solo suggerita?
• Il riassunto ha incluso gli ultimi messaggi, dove i piani cambiano spesso?
• Ogni responsabile è qualcuno che si è davvero preso il compito?
• La risposta dice solo quello che dicevano i tuoi punti, con parole che useresti tu?
• La prima bozza ha aggiunto fatti, cifre o date che non erano nei tuoi appunti?

Errori comuni

• Inoltrare il riassunto di una conversazione che non hai letto. Può tralasciare la risposta che ha cambiato il piano. Leggi tu gli ultimi messaggi.
• Dare per scontato che veda solo l'email aperta. In alcune app può usare altre email e altri file che puoi aprire. Chiedile quali ha usato.
• Pensare che integrata significhi consentita per tutto. È la tua azienda a decidere quali funzioni sono attive e per cosa si possono usare. Se non sei sicuro, chiedi.
• Accettare i responsabili scelti dall'IA. Potrebbe assegnare un compito a chi l'ha nominato, non alla persona che ha accettato di farlo.