İş uygulamalarınızdaki yerleşik yapay zekayı kullanın

Neler öğreneceksiniz

• E-posta, belge ve toplantı uygulamalarınıza yerleşik yapay zekanın neler üzerinde çalışabildiği ve bunun neden önemli olduğu
• Dört iş: bir yazışmayı özetlemek, bir yanıt taslağı hazırlamak, bir toplantıdan kararları ve sorumluları listelemek, notları ilk taslağa dönüştürmek
• Her sonucu başka biri görmeden önce nasıl kontrol edeceğiniz

Fikir

Birçok iş uygulamasında artık e-postanızda, belgelerinizde veya toplantı uygulamanızda bir düğme ya da yan panel olarak yerleşik yapay zeka var. Outlook, Word ve Teams'teki Microsoft Copilot ile Gmail ve Docs'taki Gemini buna örnektir. Bunun sizde olup olmadığı ve hangi bölümlerinin olduğu şirketinizin planına ve ayarlarına bağlıdır: BT ekibi size söyleyebilir.

Başka bir tarayıcı sekmesindeki bir sohbet botunun aksine, bir iş uygulamasının içindeki yapay zeka orada zaten bulunanlar üzerinde çalışabilir: açık yazışma, belge, toplantı dökümü ve bazı uygulamalarda diğer e-postalarınız ve dosyalarınız. İş hesabında genellikle şirketinizin izinleriyle çalışır: hesabınızın zaten açmasına izin verilenleri kullanır, fazlasını değil.

Yararlı olmasının nedeni budur; Yapay zekayı işte kullanmadan önce dersindeki kuralların hâlâ geçerli olmasının nedeni de budur. Şirketinizin onayladığı iş hesabını kullanın. Bir dosyayı açabilmeniz, içeriğinin başkalarına ilettiğiniz bir özete girmesi gerektiği anlamına gelmez.

Yine de kontrol edilmesi gerekir. Bir özet, bir öneriyi kararlaştırılmış gibi sunabilir; bu bir halüsinasyondur: ona verilen materyalle örtüşmeyen çıktı. Planı değiştiren son yanıtı da gözden kaçırabilir. Her iş için ne istediğinizi söyleyin, tahmin etmemesini söyleyin ve sonucu kaynakla karşılaştırın.

Örnek

Ofis müdürü Tom pazartesi günü işe döndüğünde ofis taşınmasıyla ilgili 23 e-posta buluyor. E-posta uygulamasının yapay zeka panelinde, iş hesabıyla şunu istiyor:

Bu yazışmayı iki liste hâlinde özetle: alınan kararlar ve açık sorular.
Her madde için bunu kimin söylediğini ve mesajın tarihini belirt.
Bir şey kararlaştırılıp sonra değiştiyse yalnızca en son hâlini ver.

Tom her maddeyi e-postalarla karşılaştırıyor. Bir “karar”, yani yeni bir otopark planı, aslında kimsenin onaylamadığı bir öneriymiş; bu yüzden onu açık sorulara taşıyor. Sonra bir yanıt istiyor:

Aşağıdaki maddelerimden yola çıkarak bu yazışmadaki herkese bir yanıt
taslağı hazırla, buradaki önceki mesajlarımın tonunda. Başka hiçbir şey ekleme.
- Nakliyeciler 14 Kasım için ayarlandı
- Cuma gününe kadar tesis yönetiminden anahtar listesine ihtiyacım var
- Otopark planı hâlâ açık; çarşamba günü bir plan önereceğim

Kendisi gibi durmayan iki ifadeyi değiştirip gönderiyor. Bir toplantıdan sonra toplantı uygulamasının yapay zekasından dökümdeki kararları ve sorumluları istiyor; kimsenin üstlenmediği görevler için “belirtilmemiş” yazmasını söylüyor ve bunları kendi notlarıyla karşılaştırıyor. Ardından yeni bir belgede kabataslak notlarını taşınma planının ilk taslağına dönüştürüyor ve taslağın boş bıraktığı iki tarihi dolduruyor.

Şimdi pratik yapın

1. İş hesabınızda, e-posta uygulamanızdaki yapay zeka düğmesini veya yan panelini bulun. Yoksa sizin için açık olup olmadığını BT ekibine sorun.
2. Dahil olduğunuz uzun bir yazışmada kararları ve açık soruları isteyin. Her maddeyi mesajlarla karşılaştırın.
3. Üç madde yazın ve sizin tonunuzda bir yanıt isteyin. Düzenleyin ve kendiniz gönderin.
4. Toplantı uygulamanız bir döküm tutuyorsa kararları ve sorumluları isteyin. Bunları notlarınızla karşılaştırın.
5. Yeni bir belgede kabataslak notlardan bir ilk taslak isteyin. Eksik olarak işaretlediği her şeyi doldurun.

Sonunda kontrol edilmiş dört sonucunuz olmalı: bir özet, gönderdiğiniz bir yanıt, sorumlularıyla birlikte kararlar ve bir ilk taslak.

Bu şablonu kopyalayın

Yalnızca [bu yazışmayı / bu dökümü / aşağıdaki notlarımı] kullan.
Bir şey orada yoksa tahmin etmek yerine “belirtilmemiş” yaz.
İhtiyacınız olan bölümü seçin:

1. Yazışma: alınan kararları ve açık soruları, her birini kimin
   söylediği ve tarihiyle listele. Bir karar sonradan değiştiyse en
   son hâlini ver.

2. Yanıt: maddelerimden yola çıkarak [kişi veya grup] için bir yanıt
   taslağı hazırla; önceki mesajlarımın tonunda, [sayı] kelimeden kısa.
   Başka hiçbir şey ekleme.
   - [madde]
   - [madde]

3. Toplantı: önce kararları, sonra görevleri listele; her görev bir
   sorumlu ve bir teslim tarihiyle.

4. İlk taslak: notlarımı [hedef kitle] için başlıklı bir
   [belge türü] hâline getir. Eksik olan her şeyi “eklenecek” olarak
   işaretle.

Notlar:
[varsa kabataslak notları yapıştırın]

Sonucu kontrol edin

• Özetteki her karar yazışmada gerçekten kararlaştırılmış mı, yoksa yalnızca önerilmiş mi?
• Özet, planların sık değiştiği son mesajları da kapsıyor mu?
• Her sorumlu, görevi gerçekten üstlenen biri mi?
• Yanıt yalnızca maddelerinizde yazanları, sizin kullanacağınız sözcüklerle mi söylüyor?
• İlk taslak, notlarınızda olmayan bilgiler, rakamlar veya tarihler ekledi mi?

Sık yapılan hatalar

• Okumadığınız bir yazışmanın özetini iletmek. Özet, planı değiştiren yanıtı atlayabilir. Son birkaç mesajı kendiniz okuyun.
• Yalnızca açık e-postayı gördüğünü varsaymak. Bazı uygulamalarda açabildiğiniz diğer e-postaları ve dosyaları da kullanabilir. Hangilerini kullandığını sorun.
• Yerleşik olmasının her şey için izinli olduğu anlamına geldiğini düşünmek. Hangi özelliklerin açık olacağına ve ne için kullanılabileceğine şirketiniz karar verir. Emin değilseniz sorun.
• Yapay zekanın seçtiği sorumluları kabul etmek. Görevi, onu yapmayı kabul eden kişiye değil, ondan bahseden kişiye verebilir.