업무용 앱에 내장된 AI 쓰기

이번에 배울 내용

• 이메일, 문서, 회의 앱에 내장된 AI가 다룰 수 있는 것과 그게 중요한 이유
• 네 가지 작업: 스레드 요약하기, 답장 초안 쓰기, 회의에서 결정 사항과 담당자 정리하기, 메모를 첫 초안으로 바꾸기
• 다른 사람이 보기 전에 각 결과를 확인하는 방법

핵심 개념

이제 많은 업무용 앱에 AI가 내장되어 있어요. 이메일, 문서, 회의 앱 안의 버튼이나 사이드 패널 형태예요. 예를 들어 Outlook, Word, Teams의 Microsoft Copilot, Gmail과 Docs의 Gemini가 있어요. 이 기능을 쓸 수 있는지, 어떤 부분을 쓸 수 있는지는 회사의 플랜과 설정에 따라 달라요. IT 담당자에게 물어보세요.

다른 브라우저 탭에 띄운 챗봇과 달리, 업무용 앱 안의 AI는 이미 거기 있는 것을 다룰 수 있어요. 열려 있는 스레드, 문서, 회의 녹취록, 그리고 일부 앱에서는 다른 메일과 파일까지요. 업무용 계정에서는 보통 회사의 권한 안에서 작동해요. 내 계정이 이미 열 수 있는 것만 쓰고, 그 이상은 쓰지 않아요.

그래서 유용하고, 그래서 업무에 AI를 쓰기 전에의 규칙이 여전히 적용돼요. 회사가 승인한 업무용 계정을 쓰세요. 파일을 열 수 있다고 해서 그 내용을 다른 사람에게 전달할 요약에 넣어도 되는 것은 아니에요.

그래도 확인은 필요해요. 요약이 제안을 합의된 것처럼 보여 줄 수 있는데, 이것이 환각이에요. 주어진 자료와 맞지 않는 결과물이죠. 계획을 바꾼 마지막 답장을 놓칠 수도 있어요. 작업마다 무엇을 돌려받고 싶은지 말하고, 짐작하지 말라고 하고, 결과를 원본과 대조하세요.

예시

사무실 관리자 Tom이 월요일에 출근해 보니 사무실 이전에 관한 이메일이 23통 와 있어요. Tom은 업무용 계정으로 이메일 앱의 AI 패널을 열고 이렇게 요청해요.

이 스레드를 두 목록으로 요약해 주세요: 결정된 사항, 그리고 아직 열려 있는 질문.
항목마다 누가 말했는지와 그 메시지의 날짜를 적어 주세요.
결정됐다가 나중에 바뀐 것이 있으면 가장 최근 내용만 적어 주세요.

Tom은 항목마다 이메일과 대조해요. “결정 사항” 중 하나인 새 주차 계획은 아무도 확정하지 않은 제안일 뿐이어서, 열린 질문으로 옮겨요. 그다음 답장을 요청해요.

아래 제 요점으로 이 스레드의 모든 사람에게 보낼 답장 초안을 써 주세요.
이 스레드에 있는 제 이전 메시지와 같은 어조로요. 다른 내용은 덧붙이지 마세요.
- 이삿짐 업체는 11월 14일로 예약됨
- 시설팀에서 금요일까지 열쇠 목록을 받아야 함
- 주차 계획은 아직 미정이며, 수요일에 제가 하나 제안할 예정

Tom은 자기 말투 같지 않은 표현 두 개를 고쳐서 보내요. 회의가 끝나면 회의 앱의 AI에게 녹취록에서 결정 사항과 담당자를 뽑아 달라고 하고, 아무도 맡지 않은 일에는 “명시되지 않음”이라고 쓰게 한 뒤 자기 메모와 대조해요. 그다음 새 문서에서 대충 적은 메모를 이전 계획의 첫 초안으로 바꾸고, 초안에서 비어 있던 날짜 두 개를 채워요.

직접 해 보기

1. 업무용 계정으로 이메일 앱에서 AI 버튼이나 사이드 패널을 찾으세요. 없으면 IT 담당자에게 내 계정에서 켜져 있는지 물어보세요.
2. 내가 참여한 긴 스레드에서 결정 사항과 열린 질문을 요청하세요. 항목마다 메시지와 대조하세요.
3. 요점 세 개를 쓰고 내 어조로 답장을 써 달라고 하세요. 고친 다음 직접 보내세요.
4. 회의 앱이 녹취록을 남긴다면 결정 사항과 담당자를 요청하세요. 내 메모와 비교하세요.
5. 새 문서에서 대충 적은 메모로 첫 초안을 써 달라고 하세요. 빠졌다고 표시된 부분을 채우세요.

마지막에는 확인을 마친 결과 네 가지가 남아 있어야 해요. 요약, 내가 보낸 답장, 담당자가 정해진 결정 사항, 첫 초안이요.

이 템플릿 복사하기

[이 스레드 / 이 녹취록 / 아래 제 메모]만 사용해 주세요.
거기에 없는 내용은 짐작하지 말고 “명시되지 않음”이라고 써 주세요.
필요한 부분을 고르세요:

1. 스레드: 결정된 사항과 열린 질문을 정리하고, 각각 누가 말했는지와
   날짜를 적어 주세요. 나중에 바뀐 결정은 가장 최근 것만 적어 주세요.

2. 답장: 제 요점으로 [사람 또는 그룹]에게 보낼 답장 초안을 써 주세요.
   제 이전 메시지와 같은 어조로, [숫자]단어 이내로. 다른 내용은 덧붙이지 마세요.
   - [요점]
   - [요점]

3. 회의: 결정 사항을 정리한 다음, 할 일을 각각 담당자와 마감일과 함께
   정리해 주세요.

4. 첫 초안: 제 메모를 [대상]을 위한 [문서 종류]로 바꾸고 제목을 달아
   주세요. 빠진 내용은 “추가 필요”라고 표시해 주세요.

메모:
[대충 적은 메모가 있으면 붙여 넣기]

결과 확인하기

• 요약의 결정 사항이 모두 스레드에서 제안만 된 것이 아니라 합의된 것인가요?
• 계획이 자주 바뀌는 최근 메시지까지 요약에 들어갔나요?
• 담당자가 모두 실제로 그 일을 맡은 사람인가요?
• 답장이 내 요점에 있는 내용만, 내가 쓸 법한 말로 담고 있나요?
• 첫 초안에 메모에 없던 사실, 수치, 날짜가 들어가지 않았나요?

자주 하는 실수

• 읽지 않은 스레드의 요약 전달하기. 계획을 바꾼 답장이 빠질 수 있어요. 마지막 몇 개 메시지는 직접 읽으세요.
• 열려 있는 이메일만 본다고 생각하기. 일부 앱에서는 내가 열 수 있는 다른 메일과 파일도 쓸 수 있어요. 어떤 것을 썼는지 물어보세요.
• 내장되어 있으면 무엇에든 써도 된다고 생각하기. 어떤 기능을 켜고 무엇에 쓸 수 있는지는 회사가 정해요. 확실하지 않으면 물어보세요.
• AI가 고른 담당자를 그대로 받아들이기. AI는 일을 하겠다고 한 사람이 아니라 그 일을 언급한 사람에게 맡길 수도 있어요.