Korzystaj z AI wbudowanego w aplikacje do pracy

Czego się nauczysz

• Z czym może pracować AI wbudowane w aplikacje do poczty, dokumentów i spotkań i dlaczego to ważne
• Cztery zadania: streszczenie wątku, szkic odpowiedzi, lista decyzji i osób odpowiedzialnych ze spotkania, pierwsza wersja dokumentu z notatek
• Jak sprawdzić każdy wynik, zanim zobaczy go ktoś inny

Idea

Wiele aplikacji do pracy ma już wbudowane AI, jako przycisk lub panel boczny w poczcie, dokumentach albo aplikacji do spotkań. Przykłady to Microsoft Copilot w Outlooku, Wordzie i Teams oraz Gemini w Gmailu i Docs. To, czy je masz i które funkcje, zależy od planu i ustawień twojej firmy: powie ci to dział IT.

W przeciwieństwie do chatbota w innej karcie przeglądarki AI w aplikacji do pracy może korzystać z tego, co już tam jest: otwartego wątku, dokumentu, transkrypcji spotkania, a w niektórych aplikacjach także twoich innych e-maili i plików. Na koncie służbowym zwykle działa w ramach uprawnień nadanych przez twoją firmę: korzysta z tego, co twoje konto i tak może otworzyć, i z niczego więcej.

Dlatego jest przydatne i dlatego zasady z lekcji Zanim użyjesz AI w pracy nadal obowiązują. Korzystaj z konta służbowego zatwierdzonego przez firmę. To, że możesz otworzyć plik, nie znaczy, że jego treść powinna trafić do streszczenia, które przekazujesz innym.

Wynik nadal trzeba sprawdzić. Streszczenie może przedstawić propozycję jako uzgodnioną, a to jest halucynacja: wynik niezgodny z materiałem, który AI dostało. Może też pominąć ostatnią odpowiedź, która zmieniła plan. Przy każdym zadaniu powiedz, co chcesz dostać, poproś, żeby AI nie zgadywało, i porównaj wynik ze źródłem.

Przykład

Tom, kierownik biura, wraca w poniedziałek do 23 e-maili o przeprowadzce biura. W panelu AI swojej aplikacji pocztowej, na koncie służbowym, prosi:

Streść ten wątek w dwóch listach: podjęte decyzje i otwarte pytania.
Przy każdym punkcie podaj, kto to powiedział, i datę wiadomości.
Jeśli coś zostało ustalone, a potem zmienione, podaj tylko najnowszą wersję.

Tom sprawdza każdy punkt w e-mailach. Jedna „decyzja”, nowy plan parkowania, była tylko propozycją, której nikt nie potwierdził, więc przenosi ją do otwartych pytań. Potem prosi o odpowiedź:

Na podstawie moich punktów poniżej napisz szkic odpowiedzi do wszystkich w tym wątku,
w tonie moich wcześniejszych wiadomości tutaj. Nie dodawaj nic więcej.
- Firma przeprowadzkowa jest zarezerwowana na 14 listopada
- Potrzebuję listy kluczy od działu administracji do piątku
- Plan parkowania jest wciąż otwarty; w środę zaproponuję rozwiązanie

Zmienia dwa zwroty, które nie brzmią jak on, i wysyła. Po spotkaniu prosi AI w aplikacji do spotkań o decyzje i osoby odpowiedzialne z transkrypcji, z „nie podano” tam, gdzie nikt nie wziął zadania, i sprawdza je ze swoimi notatkami. Potem w nowym dokumencie zamienia swoje robocze notatki w pierwszą wersję planu przeprowadzki i uzupełnia dwie daty, które zostały puste.

Poćwicz teraz

1. Na koncie służbowym znajdź przycisk AI lub panel boczny w aplikacji pocztowej. Jeśli go nie ma, zapytaj dział IT, czy ta funkcja jest dla ciebie włączona.
2. W długim wątku, w którym bierzesz udział, poproś o decyzje i otwarte pytania. Sprawdź każdy punkt w wiadomościach.
3. Napisz trzy punkty i poproś o odpowiedź w twoim tonie. Popraw ją i wyślij samodzielnie.
4. Jeśli twoja aplikacja do spotkań zapisuje transkrypcję, poproś o decyzje i osoby odpowiedzialne. Porównaj je ze swoimi notatkami.
5. W nowym dokumencie poproś o pierwszą wersję na podstawie roboczych notatek. Uzupełnij wszystko, co zostało oznaczone jako brakujące.

Na koniec będziesz mieć cztery sprawdzone wyniki: streszczenie, wysłaną odpowiedź, decyzje z osobami odpowiedzialnymi i pierwszą wersję dokumentu.

Skopiuj ten szablon

Korzystaj tylko z [tego wątku / tej transkrypcji / moich notatek poniżej].
Jeśli czegoś tam nie ma, napisz „nie podano”, zamiast zgadywać.
Wybierz część, której potrzebujesz:

1. Wątek: wypisz podjęte decyzje i otwarte pytania, każde z informacją, kto
   to powiedział, i datą. Jeśli decyzja później się zmieniła, podaj najnowszą.

2. Odpowiedź: na podstawie moich punktów napisz szkic odpowiedzi do [osoba lub grupa],
   w tonie moich wcześniejszych wiadomości, poniżej [liczba] słów. Nie dodawaj nic więcej.
   - [punkt]
   - [punkt]

3. Spotkanie: wypisz decyzje, a potem zadania, każde z osobą odpowiedzialną
   i terminem.

4. Pierwsza wersja: zamień moje notatki w [rodzaj dokumentu] dla
   [odbiorcy], z nagłówkami. Wszystko, czego brakuje, oznacz jako „do uzupełnienia”.

Notatki:
[wklej robocze notatki, jeśli je masz]

Sprawdź wynik

• Czy każda decyzja w streszczeniu została w wątku uzgodniona, a nie tylko zaproponowana?
• Czy streszczenie obejmuje najnowsze wiadomości, w których plany często się zmieniają?
• Czy każda osoba odpowiedzialna faktycznie przyjęła zadanie?
• Czy odpowiedź mówi tylko to, co było w twoich punktach, i brzmi tak, jak piszesz?
• Czy pierwsza wersja dodała fakty, liczby lub daty, których nie było w twoich notatkach?

Częste błędy

• Przekazywanie dalej streszczenia bez czytania wątku. Streszczenie może pominąć odpowiedź, która zmieniła plan. Przeczytaj samodzielnie kilka ostatnich wiadomości.
• Zakładanie, że AI widzi tylko otwarty e-mail. W niektórych aplikacjach może korzystać z innych e-maili i plików, które możesz otworzyć. Zapytaj je, z których skorzystało.
• Myślenie, że skoro jest wbudowane, to wolno go używać do wszystkiego. Twoja firma decyduje, które funkcje są włączone i do czego można ich używać. Jeśli nie masz pewności, zapytaj.
• Przyjmowanie osób odpowiedzialnych wybranych przez AI. Może przypisać zadanie temu, kto o nim wspomniał, a nie osobie, która zgodziła się je wykonać.