Utiliser l'IA intégrée à vos applications de travail

Ce que vous allez apprendre

• Sur quoi l'IA intégrée à vos applications de messagerie, de documents et de réunions peut travailler, et pourquoi c'est important
• Quatre tâches : résumer un fil de discussion, rédiger une réponse, lister les décisions et les responsables d'une réunion, transformer des notes en première version
• Comment vérifier chaque résultat avant que quelqu'un d'autre le voie

L'idée

Beaucoup d'applications de travail intègrent désormais l'IA, sous forme de bouton ou de panneau latéral dans votre messagerie, vos documents ou votre application de réunion. Par exemple Microsoft Copilot dans Outlook, Word et Teams, et Gemini dans Gmail et Docs. Que vous y ayez accès, et à quelles fonctions, dépend de l'offre et des réglages de votre entreprise : le service informatique peut vous le dire.

Contrairement à un chatbot ouvert dans un autre onglet du navigateur, l'IA intégrée à une application de travail peut travailler sur ce qui s'y trouve déjà : le fil ouvert, le document, la transcription de la réunion et, dans certaines applications, vos autres e-mails et fichiers. Sur un compte professionnel, elle fonctionne généralement avec les autorisations de votre entreprise : elle utilise ce que votre compte peut déjà ouvrir, et rien de plus.

C'est ce qui la rend utile, et c'est pourquoi les règles de la leçon Avant d'utiliser l'IA au travail s'appliquent toujours. Utilisez le compte professionnel validé par votre entreprise. Pouvoir ouvrir un fichier ne veut pas dire que son contenu a sa place dans un résumé que vous transférez à d'autres personnes.

Il faut quand même vérifier. Un résumé peut présenter une suggestion comme une décision prise, ce qui est une hallucination : un résultat qui ne correspond pas au contenu fourni. Il peut aussi manquer la dernière réponse, celle qui a changé le plan. Pour chaque tâche, dites ce que vous voulez obtenir, demandez-lui de ne pas deviner et comparez le résultat avec la source.

Exemple

Tom, office manager, revient le lundi et trouve 23 e-mails sur le déménagement du bureau. Dans le panneau IA de sa messagerie, sur son compte professionnel, il demande :

Résume ce fil en deux listes : décisions prises et questions ouvertes.
Pour chaque point, indique qui l'a dit et la date du message.
Si quelque chose a été décidé puis modifié, donne uniquement la dernière version.

Tom vérifie chaque point dans les e-mails. Une « décision », un nouveau plan de stationnement, n'était qu'une suggestion que personne n'avait confirmée : il la déplace donc dans les questions ouvertes. Puis il demande une réponse :

Rédige une réponse à tous les participants de ce fil à partir de mes points ci-dessous,
dans le ton de mes messages précédents ici. N'ajoute rien d'autre.
- Les déménageurs sont réservés pour le 14 novembre
- J'ai besoin de la liste des clés des services généraux d'ici vendredi
- Le plan de stationnement n'est pas encore décidé ; j'en proposerai un mercredi

Il modifie deux formulations qui ne lui ressemblent pas, puis l'envoie. Après une réunion, il demande à l'IA de l'application de réunion les décisions et les responsables à partir de la transcription, avec « non précisé » là où personne n'a pris la tâche, et les compare avec ses notes. Ensuite, dans un nouveau document, il transforme ses notes brutes en première version du plan de déménagement et complète deux dates que cette version avait laissées en blanc.

À vous de pratiquer

1. Sur votre compte professionnel, trouvez le bouton ou le panneau latéral d'IA dans votre messagerie. S'il n'y en a pas, demandez au service informatique s'il est activé pour vous.
2. Dans un long fil auquel vous avez participé, demandez les décisions et les questions ouvertes. Vérifiez chaque point dans les messages.
3. Écrivez trois points et demandez une réponse dans votre ton. Modifiez-la et envoyez-la vous-même.
4. Si votre application de réunion conserve une transcription, demandez les décisions et les responsables. Comparez-les avec vos notes.
5. Dans un nouveau document, demandez une première version à partir de notes brutes. Complétez tout ce qu'elle a signalé comme manquant.

À la fin, vous devriez avoir quatre résultats vérifiés : un résumé, une réponse que vous avez envoyée, des décisions avec leurs responsables et une première version.

Copiez ce modèle

Utilise uniquement [ce fil / cette transcription / mes notes ci-dessous].
Si une information n'y figure pas, écris « non précisé » au lieu de deviner.
Choisissez la partie dont vous avez besoin :

1. Fil : liste les décisions prises et les questions ouvertes, chacune avec qui
   l'a dit et la date. Si une décision a changé ensuite, donne la plus récente.

2. Réponse : rédige une réponse à [personne ou groupe] à partir de mes points, dans le
   ton de mes messages précédents, en moins de [nombre] mots. N'ajoute rien d'autre.
   - [point]
   - [point]

3. Réunion : liste les décisions, puis les tâches, chacune avec un responsable et
   une échéance.

4. Première version : transforme mes notes en [type de document] pour
   [destinataires], avec des intertitres. Marque tout ce qui manque comme « à compléter ».

Notes :
[collez vos notes brutes, s'il y en a]

Vérifiez le résultat

• Chaque décision du résumé a-t-elle été actée dans le fil, et pas seulement suggérée ?
• Le résumé a-t-il pris en compte les derniers messages, là où les plans changent souvent ?
• Chaque responsable est-il quelqu'un qui a réellement pris la tâche ?
• La réponse dit-elle uniquement ce que disaient vos points, avec des mots que vous utiliseriez ?
• La première version a-t-elle ajouté des faits, des chiffres ou des dates absents de vos notes ?

Erreurs fréquentes

• Transférer le résumé d'un fil que vous n'avez pas lu. Il peut omettre la réponse qui a changé le plan. Lisez vous-même les derniers messages.
• Supposer qu'elle ne voit que l'e-mail ouvert. Dans certaines applications, elle peut utiliser d'autres e-mails et fichiers auxquels vous avez accès. Demandez-lui lesquels elle a utilisés.
• Croire qu'intégré veut dire autorisé pour tout. C'est votre entreprise qui décide quelles fonctions sont activées et à quoi elles peuvent servir. En cas de doute, demandez.
• Accepter les responsables choisis par l'IA. Elle peut attribuer une tâche à la personne qui l'a mentionnée, et non à celle qui a accepté de s'en charger.