Utiliser l'IA avec un tableur et vérifier les chiffres

Ce que vous allez apprendre

• Comment faire décrire vos données par l'IA avant qu'elle ne fasse quoi que ce soit
• Comment vous faire expliquer une formule, et mettre l'explication à l'épreuve
• Comment nettoyer une liste : doublons, orthographes, formats et colonnes
• Comment vérifier un total ou trouver pourquoi deux totaux diffèrent, puis le prouver

L'idée

Vous pouvez utiliser l'IA avec un tableur de deux façons : l'IA intégrée à votre tableur (Microsoft Copilot dans Excel, Gemini dans Google Sheets), ou un assistant conversationnel auquel vous envoyez un fichier (ChatGPT, Claude). Celle dont vous disposez dépend souvent de votre compte ou de votre offre.

Elle convient à trois tâches : expliquer une formule écrite par quelqu'un d'autre ; nettoyer une liste (doublons, orthographes et dates incohérentes, colonnes à séparer ou à fusionner) ; et vérifier un total, ou trouver pourquoi deux totaux diffèrent.

Les chiffres donnés par l'IA ont l'air exacts, même quand l'outil a sauté des lignes ou mal lu une colonne. C'est aussi une hallucination : un résultat qui ne correspond pas au contenu fourni.

Travaillez donc en trois étapes. D'abord, demandez à l'IA de décrire les données : les colonnes, le nombre de lignes, les cellules vides et tout ce qui est incohérent. Comparez avec votre feuille. Ensuite, donnez-lui une seule tâche. Enfin, demandez-lui comment vérifier le résultat, puis vérifiez-le.

La règle : n'utilisez jamais un chiffre que vous ne pouvez pas recalculer vous-même d'une autre façon. Pour un total, utilisez une SOMME, un filtre ou un tableau croisé dynamique. Pour une formule, calculez une ligne à la main à partir de l'explication et comparez avec la cellule. Pour une liste nettoyée, comptez les lignes avant et après ; la différence doit correspondre aux doublons qu'elle dit avoir supprimés.

Travaillez sur une copie, jamais sur l'original. Retirez d'abord les données personnelles, comme les noms, les coordonnées et les salaires, en supprimant les colonnes dont la tâche n'a pas besoin. La leçon Avant d'utiliser l'IA au travail en dit plus à ce sujet.

Exemple

Amira, assistante administrative, a les frais de déplacement de ce trimestre : 214 lignes. Son total est de 18 430,50, mais le rapport du service financier indique 18 112,00. Elle enregistre une copie, supprime les colonnes des noms et des coordonnées bancaires, l'envoie et demande seulement une description :

Décris ce fichier : les colonnes, le nombre de lignes, les cellules vides et
les valeurs qui semblent incohérentes. Ne modifie rien pour l'instant.

L'outil indique cinq colonnes et 214 lignes, ce qui correspond à sa feuille, et signale deux orthographes pour une même catégorie, « Taxi » et « taxi ». Elle lui donne ensuite une seule tâche :

Le total de ma colonne Montant est de 18 430,50. Un autre rapport indique 18 112,00.
Liste les raisons possibles que tu vois dans ce fichier, avec les numéros de ligne, et comment
je peux vérifier chacune moi-même.

L'outil trouve une facture d'hôtel de 318,50 saisie deux fois, aux lignes 88 et 141, et signale deux courses de taxi comme doublon possible. Un filtre sur 318,50 montre que les deux lignes ont la même date et le même numéro de reçu : un vrai doublon. Les courses de taxi ont des dates différentes, elles restent donc. Amira supprime la ligne 141 dans sa copie, et une SOMME donne 18 112,00. Elle envoie au service financier les numéros de ligne et la façon dont elle a vérifié.

À vous de pratiquer

1. Choisissez une vraie feuille avec un total ou une liste à mettre en ordre. Enregistrez une copie et ne travaillez que sur celle-ci.
2. Supprimez les données personnelles dont la tâche n'a pas besoin.
3. Demandez à l'IA de décrire les données. Comparez avec votre feuille.
4. Donnez-lui une seule tâche : expliquer une formule, nettoyer une colonne ou vérifier un total.
5. Demandez-lui comment vérifier le résultat, puis faites cette vérification vous-même.
6. Notez le résultat et la façon dont vous l'avez confirmé.

À la fin, vous devriez avoir un résultat confirmé de deux façons, et une note sur la manière de le faire.

Copiez ce modèle

Voici une copie d'un tableur dont les données personnelles ont été retirées.
Travaille en trois étapes et arrête-toi après chacune.

Étape 1, décrire : les colonnes, le nombre de lignes, les cellules vides et les valeurs
qui semblent incohérentes (orthographes, formats, doublons possibles).
Ne modifie rien.

Étape 2, une seule tâche : [par exemple : explique la formule de D14 en termes simples /
uniformise l'orthographe de la colonne Ville / trouve pourquoi mon total X diffère de Y].
Liste chaque ligne que tu as modifiée ou sur laquelle tu t'es appuyé.

Étape 3, vérifier : dis-moi comment confirmer moi-même le résultat d'une autre façon,
par exemple avec un filtre, un tableau croisé dynamique ou une SOMME, et ce que je devrais obtenir.

Si quelque chose n'est pas clair, pose-moi la question au lieu de deviner.

Demander à l'IA de signaler ses doutes ne rend pas sa réponse exacte. Continuez à vérifier les points importants.

Vérifiez le résultat

• Le nombre de lignes et les colonnes correspondent-ils à votre feuille ?
• Formule : une ligne calculée à la main correspond-elle à la cellule ?
• Liste nettoyée : le nouveau nombre de lignes est-il l'ancien moins les doublons qu'elle a listés ?
• Total : une SOMME, un filtre ou un tableau croisé dynamique donnent-ils le même chiffre ?
• A-t-elle modifié quelque chose que vous n'aviez pas demandé ?
• L'original est-il intact, et la copie exempte de données personnelles ?

Erreurs fréquentes

• Faire confiance à un chiffre parce qu'il a l'air précis. Des décimales ne veulent pas dire que chaque ligne a été comptée. Recalculez-le d'une autre façon.
• Sauter la description. Si l'IA a lu 400 de vos 412 lignes, toutes les réponses qui suivent sont faussées. Vérifiez d'abord le nombre de lignes.
• La laisser travailler sur l'original. Certains outils peuvent modifier directement votre classeur. Utilisez une copie pour pouvoir comparer et annuler.
• Envoyer des noms et des coordonnées. Supprimez d'abord les colonnes dont la tâche n'a pas besoin.
• Demander plusieurs tâches à la fois. Les erreurs se cachent dans une longue réponse. Une tâche, une vérification.