KI mit einer Tabelle nutzen und die Zahlen prüfen

Das lernst du

• Wie du die KI deine Daten beschreiben lässt, bevor sie irgendetwas tut
• Wie du dir eine Formel erklären lässt und die Erklärung testest
• Wie du eine Liste bereinigst: Duplikate, Schreibweisen, Formate und Spalten
• Wie du eine Summe prüfst oder herausfindest, warum zwei Summen abweichen, und es dann belegst

Die Idee

Du kannst KI auf zwei Arten mit einer Tabelle nutzen: die KI in deiner Tabellen-App (Microsoft Copilot in Excel, Gemini in Google Sheets) oder einen Chat-Assistenten, in den du eine Datei hochlädst (ChatGPT, Claude). Welche du hast, hängt oft von deinem Konto oder Tarif ab.

Sie eignet sich für drei Aufgaben: eine Formel erklären, die jemand anderes geschrieben hat; eine Liste bereinigen (Duplikate, uneinheitliche Schreibweisen und Datumsangaben, Spalten zum Teilen oder Zusammenführen); und eine Summe prüfen oder herausfinden, warum zwei Summen voneinander abweichen.

Zahlen von KI wirken exakt, selbst wenn das Tool Zeilen übersprungen oder eine Spalte falsch gelesen hat. Auch das ist eine Halluzination: eine Ausgabe, die nicht zu dem Material passt, das die KI bekommen hat.

Arbeite deshalb in drei Schritten. Erstens: Bitte die KI, die Daten zu beschreiben, also die Spalten, die Anzahl der Zeilen, leere Zellen und alles Uneinheitliche. Vergleiche das mit deiner Tabelle. Zweitens: Gib ihr eine einzige Aufgabe. Drittens: Frag, wie du das Ergebnis prüfen kannst, und prüfe es dann.

Die Regel: Verwende nie eine Zahl, die du nicht selbst auf einem zweiten Weg nachrechnen kannst. Für eine Summe nimm SUMME, einen Filter oder eine Pivot-Tabelle. Für eine Formel rechne anhand der Erklärung eine Zeile von Hand nach und vergleiche sie mit der Zelle. Für eine bereinigte Liste zähle die Zeilen vorher und nachher; der Unterschied sollte zu den Duplikaten passen, die die KI nach eigener Aussage entfernt hat.

Arbeite mit einer Kopie, nie mit dem Original. Entferne vorher personenbezogene Daten wie Namen, Kontaktdaten und Gehälter, indem du die Spalten löschst, die die Aufgabe nicht braucht. Mehr dazu steht in Bevor du KI bei der Arbeit nutzt.

Beispiel

Amira, Büroassistentin, hat die Reisekosten dieses Quartals vor sich: 214 Zeilen. Ihre Summe ist 18.430,50, der Finanzbericht sagt aber 18.112,00. Sie speichert eine Kopie, löscht die Spalten mit Namen und Bankdaten, lädt sie hoch und bittet nur um eine Beschreibung:

Beschreibe diese Datei: die Spalten, die Anzahl der Zeilen, leere Zellen und
Werte, die uneinheitlich wirken. Ändere noch nichts.

Die KI meldet fünf Spalten und 214 Zeilen, was zu ihrer Tabelle passt, und weist auf zwei Schreibweisen einer Kategorie hin, „Taxi“ und „taxi“. Dann gibt Amira ihr eine einzige Aufgabe:

Meine Summe der Spalte Betrag ist 18.430,50. Ein anderer Bericht sagt 18.112,00.
Liste mögliche Gründe auf, die du in dieser Datei siehst, mit Zeilennummern, und wie
ich jeden davon selbst prüfen kann.

Die KI findet eine Hotelrechnung über 318,50, die zweimal eingetragen ist, in den Zeilen 88 und 141, und markiert zwei Taxifahrten als mögliches Duplikat. Ein Filter auf 318,50 zeigt, dass beide Zeilen dasselbe Datum und dieselbe Belegnummer haben: ein echtes Duplikat. Die Taxifahrten haben unterschiedliche Daten, also bleiben sie. Amira löscht Zeile 141 in ihrer Kopie, und SUMME zeigt 18.112,00. Sie schickt der Buchhaltung die Zeilennummern und schreibt dazu, wie sie geprüft hat.

Jetzt üben

1. Such dir eine echte Tabelle mit einer Summe oder einer Liste aus, die aufgeräumt werden soll. Speichere eine Kopie und arbeite nur darin.
2. Lösche alle personenbezogenen Daten, die die Aufgabe nicht braucht.
3. Bitte die KI, die Daten zu beschreiben. Vergleiche das mit deiner Tabelle.
4. Gib ihr eine einzige Aufgabe: eine Formel erklären, eine Spalte bereinigen oder eine Summe prüfen.
5. Frag, wie du das Ergebnis prüfen kannst, und mach diese Prüfung dann selbst.
6. Schreib das Ergebnis auf und wie du es bestätigt hast.

Am Ende solltest du ein Ergebnis haben, das auf zwei Wegen bestätigt ist, und eine Notiz, wie du das gemacht hast.

Diese Vorlage kopieren

Das ist eine Kopie einer Tabelle, aus der personenbezogene Daten entfernt wurden.
Arbeite in drei Schritten und hör nach jedem Schritt auf.

Schritt 1, beschreiben: die Spalten, die Anzahl der Zeilen, leere Zellen und Werte,
die uneinheitlich wirken (Schreibweisen, Formate, mögliche Duplikate).
Ändere nichts.

Schritt 2, eine Aufgabe: [zum Beispiel: erkläre die Formel in D14 in einfachen Worten /
vereinheitliche die Schreibweise in der Spalte Ort / finde heraus, warum meine Summe X von Y abweicht].
Liste jede Zeile auf, die du geändert oder verwendet hast.

Schritt 3, prüfen: Sag mir, wie ich das Ergebnis selbst auf einem zweiten Weg bestätigen kann,
etwa mit einem Filter, einer Pivot-Tabelle oder SUMME, und was ich dann sehen sollte.

Wenn etwas unklar ist, frag mich, statt zu raten.

Auch wenn du die KI bittest, Unsicherheiten zu kennzeichnen, ist ihre Antwort damit noch nicht richtig. Prüfe weiterhin die Teile, auf die es ankommt.

Das Ergebnis prüfen

• Passen die Zeilenzahl und die Spalten zu deiner Tabelle?
• Formel: Stimmt eine von Hand nachgerechnete Zeile mit der Zelle überein?
• Bereinigte Liste: Ist die neue Zeilenzahl die alte minus die aufgelisteten Duplikate?
• Summe: Ergeben SUMME, ein Filter oder eine Pivot-Tabelle dieselbe Zahl?
• Hat die KI etwas geändert, worum du nicht gebeten hast?
• Ist das Original unberührt und die Kopie frei von personenbezogenen Daten?

Häufige Fehler

• Einer Zahl trauen, weil sie genau aussieht. Nachkommastellen heißen nicht, dass jede Zeile gezählt wurde. Rechne sie auf einem zweiten Weg nach.
• Die Beschreibung überspringen. Wenn die KI 400 deiner 412 Zeilen gelesen hat, liegt jede Antwort danach daneben. Prüfe zuerst die Anzahl.
• Sie am Original arbeiten lassen. Manche Tools können deine Arbeitsmappe direkt bearbeiten. Nutze eine Kopie, damit du vergleichen und rückgängig machen kannst.
• Namen und Kontaktdaten hochladen. Lösche vorher die Spalten, die die Aufgabe nicht braucht.
• Um mehrere Aufgaben auf einmal bitten. Fehler verstecken sich in einer langen Antwort. Eine Aufgabe, eine Prüfung.