用 AI 處理試算表並核對數字

你將學到什麼

• 如何讓 AI 在動手之前先描述你的資料
• 如何請它解釋一個公式，並驗證這個解釋
• 如何整理清單：重複項目、拼寫、格式和欄位
• 如何核對總計，或找出兩個總計不一致的原因，然後加以證明

核心概念

用 AI 處理試算表有兩種方式：試算表應用程式內建的 AI（Excel 裡的 Microsoft Copilot、Google Sheets 裡的 Gemini），或是可以上傳檔案的聊天助理（ChatGPT、Claude）。你能用哪一種，通常取決於你的帳號或方案。

它適合三種工作：解釋別人寫的公式；整理清單（重複項目、不一致的拼寫和日期、需要分割或合併的欄）；以及核對總計，或找出兩個總計不一致的原因。

AI 給的數字看起來很精確，即使工具跳過了某些列，或讀錯了一欄也一樣。這同樣是幻覺：輸出和它收到的素材不一致。

所以要分三個步驟進行。第一步，請 AI 描述資料：有哪些欄、多少列、哪些空白儲存格，以及任何不一致的地方。把這些和你的工作表比對。第二步，只交給它一項工作。第三步，問它如何檢查結果，然後親自檢查。

規則是：凡是你無法用另一種方法自己重新算出來的數字，絕對不要用。總計可以用 SUM、篩選或樞紐分析表驗證。公式可以根據解釋手算一列，再和儲存格比對。整理過的清單要數一數整理前後的列數，差距應該等於它說刪掉的重複項目數量。

在副本上作業，絕對不要動原始檔案。先移除個人資料，例如姓名、聯絡資料和薪資，做法是刪掉這項工作不需要的欄。在工作中使用 AI 之前有更多相關說明。

範例

Amira 是辦公室行政人員，手上有這一季的差旅費用：214 列。她算出的總計是 18,430.50，但財務報告上寫的是 18,112.00。她儲存一份副本，刪掉姓名欄和銀行資料欄，上傳後只要求它描述：

描述這個檔案：有哪些欄、多少列、空白儲存格，以及看起來不一致的值。
先不要做任何修改。

它回報有五欄、214 列，和她的工作表一致，還指出同一個類別有兩種寫法：「Taxi」和「taxi」。接著她交給它一項工作：

我算出的「金額」欄總計是 18,430.50。另一份報告上寫的是 18,112.00。
列出你在這個檔案裡看得到的可能原因，附上列號，並說明我可以怎麼
自己逐一核對。

它發現一張 318.50 的飯店發票被輸入了兩次，分別在第 88 列和第 141 列，也把兩筆計程車費標為可能重複。用 318.50 篩選後可以看到，這兩列的日期和收據編號都相同：確實重複了。兩筆計程車費的日期不同，所以保留。Amira 在副本中刪掉第 141 列，用 SUM 一算，結果是 18,112.00。她把列號和自己的核對方式寄給財務部門。

動手練習

1. 挑一份真實的工作表，裡面要有總計或需要整理的清單。儲存一份副本，只在副本上作業。
2. 刪除這項工作不需要的任何個人資料。
3. 請 AI 描述資料。和你的工作表比對。
4. 交給它一項工作：解釋一個公式、整理一欄，或核對一個總計。
5. 問它如何檢查結果，然後自己做這項檢查。
6. 寫下結果，以及你是怎麼確認的。

最後你應該會有一個用兩種方法確認過的結果，以及一份說明如何確認的紀錄。

複製這個範本

這是一份已移除個人資料的試算表副本。
請分三個步驟進行，每完成一步就停下來。

第 1 步，描述：有哪些欄、多少列、空白儲存格，以及看起來不一致的值
（拼寫、格式、可能的重複項目）。
不要做任何修改。

第 2 步，一項工作：[例如：用淺白的文字解釋 D14 的公式 /
讓「城市」欄統一使用一種寫法 / 找出我的總計 X 為什麼和 Y 不一致]。
列出你修改過或依據的每一列。

第 3 步，檢查：告訴我如何用另一種方法自己確認結果，
例如篩選、樞紐分析表或 SUM，以及我應該看到什麼。

如果有不清楚的地方，請問我，不要用猜的。

要求 AI 標出不確定的地方，並不會讓它的回答變得正確。重要的部分還是要繼續查證。

檢查結果

• 列數和欄位跟你的工作表一致嗎？
• 公式：手算的那一列和儲存格的結果一致嗎？
• 整理過的清單：新的列數是否等於原本的列數減去它列出的重複項目？
• 總計：用 SUM、篩選或樞紐分析表能得到同一個數字嗎？
• 它有沒有修改你沒要求改的地方？
• 原始檔案是否完全沒動過，副本裡是否已經沒有個人資料？

常見錯誤

• 因為數字看起來精確就相信它。有小數點，不代表每一列都算進去了。用另一種方法重新算一次。
• 跳過描述這一步。如果 AI 只讀了你 412 列中的 400 列，之後的每個回答都會有誤差。先核對列數。
• 讓它直接處理原始檔案。有些工具可以直接編輯你的活頁簿。用副本作業，你才能比對和復原。
• 上傳姓名和聯絡資料。先刪掉這項工作不需要的欄。
• 一次要求好幾項工作。錯誤會藏在冗長的回答裡。一項工作，一次檢查。