Use IA com uma planilha e confira os números

O que você vai aprender

• Como fazer a IA descrever os seus dados antes de fazer qualquer coisa
• Como pedir a explicação de uma fórmula e testar essa explicação
• Como limpar uma lista: duplicatas, grafias, formatos e colunas
• Como conferir um total ou descobrir por que dois totais são diferentes, e depois comprovar

A ideia

Você pode usar IA com uma planilha de duas formas: a IA integrada ao seu app de planilhas (Microsoft Copilot no Excel, Gemini no Google Sheets) ou um assistente de chat para o qual você envia um arquivo (ChatGPT, Claude). Qual delas você tem muitas vezes depende da sua conta ou do seu plano.

Ela serve para três tarefas: explicar uma fórmula que outra pessoa escreveu; limpar uma lista (duplicatas, grafias e datas inconsistentes, colunas para dividir ou juntar); e conferir um total, ou descobrir por que dois totais são diferentes.

Os números da IA parecem exatos, mesmo quando a ferramenta pulou linhas ou leu errado uma coluna. Isso também é uma alucinação: um resultado que não corresponde ao material que ela recebeu.

Por isso, trabalhe em três etapas. Primeiro, peça à IA que descreva os dados: as colunas, o número de linhas, as células vazias e tudo o que estiver inconsistente. Compare isso com a sua planilha. Segundo, dê a ela uma única tarefa. Terceiro, pergunte como conferir o resultado e depois confira.

A regra: nunca use um número que você não consiga recalcular você mesmo de uma segunda forma. Para um total, use uma SOMA, um filtro ou uma tabela dinâmica. Para uma fórmula, calcule uma linha à mão a partir da explicação e compare com a célula. Para uma lista limpa, conte as linhas antes e depois; a diferença deve bater com as duplicatas que ela diz ter removido.

Trabalhe em uma cópia, nunca no original. Tire antes os dados pessoais, como nomes, contatos e salários, apagando as colunas de que a tarefa não precisa. Antes de usar IA no trabalho fala mais sobre isso.

Exemplo

Amira, assistente administrativa, tem as despesas de viagem deste trimestre: 214 linhas. O total dela é 18.430,50, mas o relatório do financeiro diz 18.112,00. Ela salva uma cópia, apaga as colunas de nome e de dados bancários, envia o arquivo e pede só uma descrição:

Descreva este arquivo: as colunas, o número de linhas, as células vazias e
os valores que parecem inconsistentes. Não mude nada por enquanto.

A IA informa cinco colunas e 214 linhas, o que bate com a planilha dela, e aponta duas grafias para a mesma categoria, “Táxi” e “táxi”. Depois Amira dá a ela uma única tarefa:

O total da minha coluna Valor é 18.430,50. Outro relatório diz 18.112,00.
Liste os possíveis motivos que você vê neste arquivo, com os números das
linhas, e como eu mesma posso conferir cada um.

A IA encontra uma fatura de hotel de 318,50 lançada duas vezes, nas linhas 88 e 141, e marca duas corridas de táxi como possível duplicata. Um filtro em 318,50 mostra que as duas linhas têm a mesma data e o mesmo número de recibo: uma duplicata real. As corridas de táxi têm datas diferentes, então ficam. Amira apaga a linha 141 na cópia, e uma SOMA mostra 18.112,00. Ela envia ao financeiro os números das linhas e como conferiu.

Pratique agora

1. Escolha uma planilha real com um total ou uma lista para organizar. Salve uma cópia e trabalhe só nela.
2. Apague todos os dados pessoais de que a tarefa não precisa.
3. Peça à IA que descreva os dados. Compare com a sua planilha.
4. Dê a ela uma única tarefa: explicar uma fórmula, limpar uma coluna ou conferir um total.
5. Pergunte como conferir o resultado e depois faça você mesmo essa conferência.
6. Anote o resultado e como você o confirmou.

No fim, você deve ter um resultado confirmado de duas formas e uma anotação de como fez isso.

Copie este modelo

Esta é uma cópia de uma planilha sem os dados pessoais.
Trabalhe em três etapas e pare depois de cada uma.

Etapa 1, descrever: as colunas, o número de linhas, as células vazias e os
valores que parecem inconsistentes (grafias, formatos, possíveis duplicatas).
Não mude nada.

Etapa 2, uma tarefa: [por exemplo: explique a fórmula em D14 em palavras
simples / faça a coluna Cidade usar uma única grafia / descubra por que o meu
total X é diferente de Y].
Liste cada linha que você mudou ou em que se baseou.

Etapa 3, conferir: diga como eu mesmo posso confirmar o resultado de uma
segunda forma, como um filtro, uma tabela dinâmica ou uma SOMA, e o que eu
devo ver.

Se algo não estiver claro, me pergunte em vez de adivinhar.

Pedir à IA que aponte suas incertezas não torna a resposta correta. Continue conferindo as partes que importam.

Confira o resultado

• O número de linhas e as colunas batem com a sua planilha?
• Fórmula: uma linha calculada à mão bate com a célula?
• Lista limpa: o novo número de linhas é o antigo menos as duplicatas que ela listou?
• Total: uma SOMA, um filtro ou uma tabela dinâmica dá o mesmo número?
• Ela mudou algo que você não pediu?
• O original está intacto, e a cópia está sem dados pessoais?

Erros comuns

• Confiar em um número porque ele parece preciso. Casas decimais não significam que todas as linhas foram contadas. Recalcule de uma segunda forma.
• Pular a descrição. Se a IA leu 400 das suas 412 linhas, todas as respostas depois disso estão erradas. Confira primeiro a contagem.
• Deixar que ela trabalhe no original. Algumas ferramentas conseguem editar a sua pasta de trabalho diretamente. Use uma cópia para poder comparar e desfazer.
• Enviar nomes e contatos. Apague antes as colunas de que a tarefa não precisa.
• Pedir várias tarefas de uma vez. Os erros se escondem em uma resposta longa. Uma tarefa, uma conferência.