用 AI 处理电子表格并核对数字

你将学到什么

• 如何让 AI 在动手之前先描述你的数据
• 如何让它解释一个公式，并检验这个解释
• 如何清理列表：重复项、拼写、格式和列
• 如何核对合计，或找出两个合计不一致的原因，然后加以证明

核心概念

用 AI 处理电子表格有两种方式：电子表格应用里内置的 AI（Excel 里的 Microsoft Copilot、Google Sheets 里的 Gemini），或者你可以上传文件的聊天助手（ChatGPT、Claude）。你能用哪一种，往往取决于你的账号或方案。

它适合三类工作：解释别人写的公式；清理列表（重复项、不一致的拼写和日期、需要拆分或合并的列）；以及核对合计，或找出两个合计不一致的原因。

AI 给出的数字看起来很精确，即使工具跳过了一些行或读错了一列也是如此。这同样是幻觉：输出与它收到的材料不一致。

所以要分三步来做。第一步，让 AI 描述数据：有哪些列、多少行、哪些空白单元格，以及任何不一致的地方。把这些和你的表格对比。第二步，只给它一项工作。第三步，问它如何检查结果，然后亲自检查。

规则是：凡是你不能用另一种方法自己重新算出来的数字，绝不要用。合计可以用 SUM、筛选或数据透视表来验证。公式可以根据解释手算一行，再和单元格对比。清理过的列表要数一数清理前后的行数，差值应该等于它说删掉的重复项数量。

在副本上操作，绝不要动原件。先删除个人数据，例如姓名、联系方式和薪资，做法是删掉这项工作不需要的列。在工作中使用 AI 之前里有更多相关内容。

示例

Amira 是一名办公室行政人员，手上有本季度的差旅费用：214 行。她算出的合计是 18,430.50，但财务报告上是 18,112.00。她保存了一份副本，删掉姓名列和银行信息列，上传后只要求它描述：

描述这个文件：有哪些列、多少行、空白单元格，以及看起来不一致的值。
先不要做任何改动。

它报告有五列、214 行，和她的表格一致，还指出同一个类别有两种写法：“Taxi”和“taxi”。然后她给了它一项工作：

我算出的“金额”列合计是 18,430.50。另一份报告上是 18,112.00。
列出你能在这个文件里看到的可能原因，附上行号，并说明我可以怎样
自己逐一核对。

它发现一张 318.50 的酒店发票被录入了两次，分别在第 88 行和第 141 行，还把两笔出租车费用标为可能的重复项。按 318.50 筛选后可以看到，这两行的日期和收据编号都相同：确实是重复项。两笔出租车费用的日期不同，所以保留。Amira 在副本里删掉第 141 行，用 SUM 一算，结果是 18,112.00。她把行号和自己的核对方法发给了财务部门。

动手练习

1. 挑一张真实的表格，里面要有合计或需要整理的列表。保存一份副本，只在副本上操作。
2. 删除这项工作不需要的任何个人数据。
3. 让 AI 描述数据。和你的表格对比。
4. 给它一项工作：解释一个公式、清理一列，或核对一个合计。
5. 问它如何检查结果，然后自己做这项检查。
6. 写下结果，以及你是如何确认的。

最后，你应该得到一个用两种方法确认过的结果，以及一份关于如何确认的记录。

复制这个模板

这是一份已删除个人数据的电子表格副本。
请分三步进行，每完成一步就停下来。

第 1 步，描述：有哪些列、多少行、空白单元格，以及看起来不一致的值
（拼写、格式、可能的重复项）。
不要做任何改动。

第 2 步，一项工作：[例如：用通俗的话解释 D14 里的公式 /
让“城市”列统一使用一种写法 / 找出我的合计 X 为什么和 Y 不一致]。
列出你改动过或依据的每一行。

第 3 步，检查：告诉我如何用另一种方法自己确认结果，
例如筛选、数据透视表或 SUM，以及我应该看到什么。

如果有不清楚的地方，请问我，不要猜。

要求 AI 标出不确定的地方，并不会让它的回答变得正确。重要的部分仍要继续核对。

检查结果

• 行数和列与你的表格一致吗？
• 公式：手算的那一行和单元格里的结果一致吗？
• 清理过的列表：新的行数是否等于原来的行数减去它列出的重复项？
• 合计：用 SUM、筛选或数据透视表能得到同一个数字吗？
• 它有没有改动你没要求改的内容？
• 原件是否完好未动，副本里是否已没有个人数据？

常见错误

• 因为数字看起来精确就相信它。有小数，并不代表每一行都算进去了。用另一种方法重新算一遍。
• 跳过描述这一步。如果 AI 只读了你 412 行中的 400 行，之后的每个回答都会有偏差。先核对行数。
• 让它直接处理原件。有些工具可以直接编辑你的工作簿。用副本操作，这样你可以对比和撤销。
• 上传姓名和联系方式。先删掉这项工作不需要的列。
• 一次要求做好几项工作。错误会藏在冗长的回答里。一项工作，一次检查。