スプレッドシートでAIを使い、数字を確かめる

このレッスンで学ぶこと

• AIに、何かをする前にまずデータを説明させる方法
• 数式を説明してもらい、その説明を確かめる方法
• リストを整える方法：重複、表記ゆれ、形式、列
• 合計を確かめたり、2つの合計が合わない理由を見つけたりして、それを裏づける方法

考え方

スプレッドシートでAIを使う方法は2つあります。スプレッドシートのアプリに組み込まれたAI（ExcelのMicrosoft Copilot、Google SheetsのGemini）か、ファイルをアップロードできるチャットアシスタント（ChatGPT、Claude）です。どちらが使えるかは、アカウントやプランによって決まることがよくあります。

向いている作業は3つです。ほかの人が書いた数式の説明、リストの整理（重複、表記や日付のばらつき、分割や結合が必要な列）、そして合計の確認や、2つの合計が合わない理由の特定です。

AIが出す数字は、ツールが行を飛ばしたり列を読み違えたりしていても、正確そうに見えます。これもハルシネーション、つまり渡された資料と合わない出力です。

そこで、3つのステップで進めます。まず、AIにデータを説明してもらいます。列、行数、空白のセル、ばらつきのある箇所です。それを自分のシートと比べます。次に、作業を1つだけ頼みます。最後に、結果の確かめ方を聞き、実際に確かめます。

ルールは、自分で別の方法で計算し直せない数字は使わない、ということです。合計なら、SUM、フィルター、ピボットテーブルを使います。数式なら、説明をもとに1行を手で計算し、セルの値と比べます。整えたリストなら、前後の行数を数えます。その差は、AIが削除したと言う重複の数と一致するはずです。

作業はコピーで行い、元のファイルには手を触れません。まず、名前、連絡先、給与などの個人データを、作業に不要な列ごと削除します。詳しくは仕事でAIを使う前にを見てください。

例

事務担当のAmiraさんの手元には、今四半期の出張費のデータが214行あります。自分で出した合計は18,430.50ですが、経理のレポートでは18,112.00です。コピーを保存し、名前と銀行の列を削除してアップロードし、説明だけを頼みます。

このファイルについて説明してください。列、行数、空白のセル、
ばらつきがありそうな値です。まだ何も変更しないでください。

AIは、列が5つ、行が214行で、シートと一致すると報告し、1つのカテゴリに「Taxi」と「taxi」の2つの表記があることを指摘します。次に、作業を1つ頼みます。

「金額」列の私の合計は18,430.50です。別のレポートでは18,112.00です。
このファイルから考えられる理由を行番号つきで挙げ、それぞれを私が
自分で確かめる方法も書いてください。

AIは、318.50のホテルの請求書が88行目と141行目に二重に入力されているのを見つけ、2件のタクシー代も重複の可能性があると指摘します。318.50でフィルターをかけると、2つの行は日付も領収書番号も同じで、本当の重複でした。タクシー代は日付が違うので残します。Amiraさんがコピーの141行目を削除すると、SUMは18,112.00になります。経理には、行番号と確かめた方法を送ります。

やってみましょう

1. 合計や整えたいリストがある実際のシートを1つ選びます。コピーを保存し、作業はコピーだけで行います。
2. 作業に必要のない個人データを削除します。
3. AIにデータを説明してもらいます。自分のシートと比べます。
4. 作業を1つ頼みます。数式の説明、列の整理、合計の確認のどれかです。
5. 結果の確かめ方を聞き、その確認を自分で行います。
6. 結果と、それをどう確かめたかを書き留めます。

終わったときには、2つの方法で確かめた結果が1つと、その確かめ方のメモができているはずです。

このテンプレートをコピー

これは、個人データを削除したスプレッドシートのコピーです。
3つのステップで進め、ステップごとに止まってください。

ステップ1、説明：列、行数、空白のセル、ばらつきがありそうな値
（表記、形式、重複の可能性）。
何も変更しないでください。

ステップ2、作業を1つ：[例：D14の数式をわかりやすい言葉で説明する /
「都市」列の表記を1つにそろえる / 私の合計XがYと合わない理由を探す]。
変更した行、または根拠にした行をすべて挙げてください。

ステップ3、確認：フィルター、ピボットテーブル、SUMなど、
別の方法で私が自分で結果を確かめる方法と、何が表示されるはずかを教えてください。

不明な点があれば、推測せずに質問してください。

AIに不確かな点を示すよう頼んでも、答えが正しくなるわけではありません。大事な部分は引き続き確認してください。

結果を確認する

• 行数と列は、自分のシートと一致していますか？
• 数式：説明をもとに手で計算した1行は、セルの値と一致しますか？
• 整えたリスト：新しい行数は、元の行数から、AIが挙げた重複の数を引いたものになっていますか？
• 合計：SUM、フィルター、ピボットテーブルで同じ数字になりますか？
• 頼んでいないところまで変更していませんか？
• 元のファイルは手つかずで、コピーには個人データが残っていませんか？

よくある間違い

• 正確そうに見えるから数字を信じる。小数まで出ていても、すべての行が数えられたとは限りません。別の方法で計算し直してください。
• 説明のステップを飛ばす。AIが412行のうち400行しか読んでいなければ、そのあとの答えはすべてずれます。まず行数を確かめてください。
• 元のファイルで作業させる。ブックを直接編集できるツールもあります。比べたり元に戻したりできるよう、コピーを使ってください。
• 名前や連絡先をアップロードする。作業に不要な列は先に削除してください。
• 一度にいくつもの作業を頼む。長い答えの中に間違いが隠れます。作業1つに、確認1つです。