스프레드시트에 AI를 쓰고 숫자 확인하기

이번에 배울 내용

• AI가 무언가를 하기 전에 먼저 내 데이터를 설명하게 하는 방법
• 수식 설명을 받고, 그 설명을 검증하는 방법
• 목록 정리하기: 중복, 표기, 형식, 열
• 합계를 확인하거나 두 합계가 다른 이유를 찾고, 그것을 증명하는 방법

핵심 개념

스프레드시트에 AI를 쓰는 방법은 두 가지예요. 스프레드시트 앱에 내장된 AI(Excel의 Microsoft Copilot, Google Sheets의 Gemini)를 쓰거나, 파일을 업로드할 수 있는 채팅 어시스턴트(ChatGPT, Claude)를 쓰는 거예요. 어느 쪽을 쓸 수 있는지는 계정이나 플랜에 따라 다른 경우가 많아요.

AI는 세 가지 작업에 잘 맞아요. 다른 사람이 쓴 수식 설명하기, 목록 정리하기(중복, 들쭉날쭉한 표기와 날짜, 나누거나 합칠 열), 합계 확인하기 또는 두 합계가 다른 이유 찾기예요.

AI가 내놓는 숫자는 도구가 행을 건너뛰었거나 열을 잘못 읽었을 때도 정확해 보여요. 이것도 환각이에요. 주어진 자료와 맞지 않는 결과물이죠.

그러니 세 단계로 작업하세요. 먼저 AI에게 데이터를 설명해 달라고 하세요. 열, 행 수, 빈 셀, 일관되지 않은 부분이요. 그 설명을 내 시트와 비교하세요. 둘째, 작업을 하나만 주세요. 셋째, 결과를 확인하는 방법을 물어보고, 직접 확인하세요.

원칙은 이거예요. 내가 다른 방법으로 다시 계산할 수 없는 숫자는 절대 쓰지 마세요. 합계라면 SUM, 필터, 피벗 테이블을 쓰세요. 수식이라면 설명을 보고 한 행을 손으로 계산해서 셀 값과 비교하세요. 정리한 목록이라면 전후의 행 수를 세세요. 그 차이가 AI가 지웠다고 말한 중복 수와 맞아야 해요.

원본이 아니라 사본으로 작업하세요. 이름, 연락처, 급여 같은 개인정보는 작업에 필요 없는 열을 지워서 먼저 없애세요. 자세한 내용은 업무에 AI를 쓰기 전에에 있어요.

예시

사무 행정 담당자 Amira에게 이번 분기 출장비 자료가 있어요. 214행이에요. Amira가 계산한 합계는 18,430.50인데, 재무 보고서에는 18,112.00으로 나와요. Amira는 사본을 저장하고, 이름과 계좌 열을 지우고, 업로드한 다음 설명만 요청해요.

이 파일을 설명해 주세요: 열, 행 수, 빈 셀, 일관되지 않아 보이는 값.
아직 아무것도 바꾸지 마세요.

AI는 열 5개와 행 214개라고 알려 주는데, Amira의 시트와 일치해요. 그리고 한 비용 항목이 “Taxi”와 “taxi” 두 가지로 표기되어 있다고 짚어 줘요. 그다음 Amira는 작업을 하나 줘요.

금액 열의 제 합계는 18,430.50이에요. 다른 보고서에는 18,112.00으로 나와요.
이 파일에서 보이는 가능한 원인을 행 번호와 함께 나열하고, 각각을 제가 직접
어떻게 확인할 수 있는지 알려 주세요.

AI는 318.50짜리 호텔 청구서가 88행과 141행에 두 번 입력된 것을 찾아내고, 택시 이용 두 건을 중복일 수 있다고 표시해요. 318.50으로 필터를 걸어 보니 두 행의 날짜와 영수증 번호가 같아요. 진짜 중복이에요. 택시 이용 두 건은 날짜가 달라서 그대로 둬요. Amira가 사본에서 141행을 지우자 SUM이 18,112.00을 보여 줘요. Amira는 재무팀에 행 번호와 확인 방법을 보내요.

직접 해 보기

1. 합계가 있거나 정리할 목록이 있는 실제 시트를 하나 고르세요. 사본을 저장하고 사본에서만 작업하세요.
2. 작업에 필요 없는 개인정보는 지우세요.
3. AI에게 데이터를 설명해 달라고 하세요. 그 설명을 내 시트와 비교하세요.
4. 작업을 하나 주세요. 수식 설명, 열 하나 정리, 합계 확인 중 하나요.
5. 결과를 확인하는 방법을 물어보고, 그 확인을 직접 하세요.
6. 결과와 확인한 방법을 적어 두세요.

마지막에는 두 가지 방법으로 확인한 결과 하나와, 어떻게 확인했는지 적은 메모가 남아 있어야 해요.

이 템플릿 복사하기

이 파일은 개인정보를 지운 스프레드시트 사본이에요.
세 단계로 작업하고, 단계마다 멈춰 주세요.

1단계, 설명: 열, 행 수, 빈 셀, 일관되지 않아 보이는 값(표기, 형식,
중복 가능성). 아무것도 바꾸지 마세요.

2단계, 작업 하나: [예: D14의 수식을 쉬운 말로 설명하기 / 도시 열의 표기를
하나로 통일하기 / 내 합계 X가 Y와 다른 이유 찾기].
바꾸거나 근거로 삼은 행을 모두 나열해 주세요.

3단계, 확인: 필터, 피벗 테이블, SUM처럼 결과를 제가 직접 다른 방법으로
확인하는 법과, 그때 무엇이 보여야 하는지 알려 주세요.

불분명한 부분이 있으면 짐작하지 말고 저에게 물어봐 주세요.

AI에게 불확실한 부분을 표시해 달라고 해도 답이 정확해지는 것은 아니에요. 중요한 부분은 계속 확인하세요.

결과 확인하기

• 행 수와 열이 내 시트와 일치하나요?
• 수식: 손으로 계산한 한 행이 셀 값과 일치하나요?
• 정리한 목록: 새 행 수가 이전 행 수에서 AI가 나열한 중복 수를 뺀 값인가요?
• 합계: SUM, 필터, 피벗 테이블로도 같은 숫자가 나오나요?
• 요청하지 않은 것을 바꾸지 않았나요?
• 원본은 그대로이고, 사본에는 개인정보가 없나요?

자주 하는 실수

• 정밀해 보인다고 숫자를 믿기. 소수점이 있다고 모든 행을 셌다는 뜻은 아니에요. 다른 방법으로 다시 계산하세요.
• 설명 단계 건너뛰기. AI가 412행 중 400행만 읽었다면 그 뒤의 모든 답이 틀어져요. 행 수부터 확인하세요.
• 원본에서 작업하게 두기. 어떤 도구는 통합 문서를 직접 편집할 수 있어요. 비교하고 되돌릴 수 있게 사본을 쓰세요.
• 이름과 연락처 업로드하기. 작업에 필요 없는 열은 먼저 지우세요.
• 여러 작업을 한 번에 요청하기. 실수는 긴 답 속에 숨어요. 작업 하나에 확인 하나예요.