Usa la IA con una hoja de cálculo y comprueba las cifras

Lo que aprenderás

• Cómo hacer que la IA describa tus datos antes de hacer nada
• Cómo pedir que te explique una fórmula, y poner a prueba la explicación
• Cómo limpiar una lista: duplicados, grafías, formatos y columnas
• Cómo comprobar un total o averiguar por qué dos totales no coinciden, y luego demostrarlo

La idea

Puedes usar la IA con una hoja de cálculo de dos maneras: la IA integrada en tu app de hojas de cálculo (Microsoft Copilot en Excel, Gemini en Google Sheets), o un asistente de chat al que le subes un archivo (ChatGPT, Claude). Cuál tienes suele depender de tu cuenta o de tu plan.

Sirve para tres tareas: explicar una fórmula que escribió otra persona; limpiar una lista (duplicados, grafías y fechas incoherentes, columnas que hay que dividir o unir); y comprobar un total, o averiguar por qué dos totales no coinciden.

Las cifras que da la IA parecen exactas, incluso cuando la herramienta se saltó filas o leyó mal una columna. Eso también es una alucinación: un resultado que no coincide con el material que se le dio.

Así que trabaja en tres pasos. Primero, pide a la IA que describa los datos: las columnas, el número de filas, las celdas vacías y todo lo que sea incoherente. Compáralo con tu hoja. Segundo, dale una sola tarea. Tercero, pregúntale cómo comprobar el resultado, y compruébalo.

La regla: no uses nunca una cifra que no puedas volver a calcular tú de otra forma. Para un total, usa una SUMA, un filtro o una tabla dinámica. Para una fórmula, calcula a mano una fila a partir de la explicación y compárala con la celda. Para una lista limpia, cuenta las filas antes y después; la diferencia debe coincidir con los duplicados que dice haber eliminado.

Trabaja con una copia, nunca con el original. Quita antes los datos personales, como nombres, datos de contacto y salarios, borrando las columnas que la tarea no necesita. En Antes de usar la IA en el trabajo encontrarás más sobre esto.

Ejemplo

Amira, administrativa de oficina, tiene los gastos de viaje de este trimestre: 214 filas. Su total es 18.430,50, pero el informe de finanzas dice 18.112,00. Guarda una copia, borra las columnas de nombres y de datos bancarios, la sube y pide solo una descripción:

Describe este archivo: las columnas, el número de filas, las celdas vacías y
los valores que parezcan incoherentes. No cambies nada todavía.

Informa de cinco columnas y 214 filas, lo que coincide con su hoja, y señala dos grafías de una misma categoría, «Taxi» y «taxi». Luego le da una sola tarea:

El total de mi columna Importe es 18.430,50. Otro informe dice 18.112,00.
Enumera las posibles causas que veas en este archivo, con números de fila, y cómo
puedo comprobar cada una yo misma.

Encuentra una factura de hotel de 318,50 registrada dos veces, en las filas 88 y 141, y marca dos trayectos en taxi como posible duplicado. Un filtro por 318,50 muestra que ambas filas tienen la misma fecha y el mismo número de recibo: un duplicado real. Los trayectos en taxi tienen fechas distintas, así que se quedan. Amira borra la fila 141 de su copia, y una SUMA da 18.112,00. Envía a finanzas los números de fila y cómo lo comprobó.

Practica ahora

1. Elige una hoja real con un total o una lista que ordenar. Guarda una copia y trabaja solo en ella.
2. Borra los datos personales que la tarea no necesite.
3. Pide a la IA que describa los datos. Compáralo con tu hoja.
4. Dale una sola tarea: explicar una fórmula, limpiar una columna o comprobar un total.
5. Pregúntale cómo comprobar el resultado y haz tú esa comprobación.
6. Anota el resultado y cómo lo confirmaste.

Al final deberías tener un resultado confirmado de dos formas, y una nota de cómo lo hiciste.

Copia esta plantilla

Esta es una copia de una hoja de cálculo sin datos personales.
Trabaja en tres pasos y detente después de cada uno.

Paso 1, describir: las columnas, el número de filas, las celdas vacías y los valores
que parezcan incoherentes (grafías, formatos, posibles duplicados).
No cambies nada.

Paso 2, una tarea: [por ejemplo: explica con palabras sencillas la fórmula de D14 /
haz que la columna Ciudad use una sola grafía / averigua por qué mi total X no coincide con Y].
Enumera cada fila que hayas cambiado o en la que te hayas basado.

Paso 3, comprobar: dime cómo confirmar yo el resultado de otra forma,
como un filtro, una tabla dinámica o una SUMA, y qué debería ver.

Si algo no está claro, pregúntame en lugar de adivinar.

Pedirle a la IA que señale lo que no sabe con seguridad no hace que su respuesta sea correcta. Sigue comprobando las partes importantes.

Revisa el resultado

• ¿El número de filas y las columnas coinciden con tu hoja?
• Fórmula: ¿una fila calculada a mano coincide con la celda?
• Lista limpia: ¿el nuevo número de filas es el anterior menos los duplicados que enumeró?
• Total: ¿una SUMA, un filtro o una tabla dinámica dan la misma cifra?
• ¿Cambió algo que no pediste?
• ¿El original está intacto, y la copia, libre de datos personales?

Errores comunes

• Fiarse de una cifra porque parece precisa. Los decimales no significan que se hayan contado todas las filas. Vuelve a calcularla de otra forma.
• Saltarse la descripción. Si la IA leyó 400 de tus 412 filas, todas las respuestas posteriores fallan. Comprueba primero el recuento.
• Dejar que trabaje sobre el original. Algunas herramientas pueden editar tu libro directamente. Usa una copia para poder comparar y deshacer.
• Subir nombres y datos de contacto. Borra antes las columnas que la tarea no necesita.
• Pedir varias tareas a la vez. Los errores se esconden en una respuesta larga. Una tarea, una comprobación.