Usa la IA integrada en tus apps de trabajo

Lo que aprenderás

• Con qué puede trabajar la IA integrada en tus apps de correo, documentos y reuniones, y por qué importa
• Cuatro tareas: resumir un hilo, redactar una respuesta, enumerar las decisiones y los responsables de una reunión, convertir notas en un primer borrador
• Cómo comprobar cada resultado antes de que lo vea nadie más

La idea

Muchas apps de trabajo ya traen IA integrada, como un botón o un panel lateral en tu correo, tus documentos o tu app de reuniones. Algunos ejemplos son Microsoft Copilot en Outlook, Word y Teams, y Gemini en Gmail y Docs. Si la tienes, y qué partes, depende del plan y la configuración de tu empresa: el departamento de TI te lo puede decir.

A diferencia de un chatbot en otra pestaña del navegador, la IA de una app de trabajo puede trabajar con lo que ya está ahí: el hilo abierto, el documento, la transcripción de la reunión y, en algunas apps, el resto de tu correo y tus archivos. En una cuenta de trabajo, normalmente funciona con los permisos de tu empresa: usa lo que tu cuenta ya puede abrir, y nada más.

Por eso es útil, y por eso siguen valiendo las normas de Antes de usar la IA en el trabajo. Usa la cuenta de trabajo que aprobó tu empresa. Poder abrir un archivo no significa que su contenido deba ir en un resumen que reenvías a otras personas.

Aun así, hay que comprobarla. Un resumen puede presentar una sugerencia como algo acordado, lo que es una alucinación: un resultado que no coincide con el material que se le dio. También puede pasar por alto la última respuesta, la que cambió el plan. En cada tarea, di qué quieres recibir, pídele que no adivine y compara el resultado con la fuente.

Ejemplo

Tom, responsable de oficina, vuelve el lunes y se encuentra 23 correos sobre la mudanza de la oficina. En el panel de IA de su app de correo, con su cuenta de trabajo, pide:

Resume este hilo en dos listas: decisiones tomadas y preguntas abiertas.
En cada punto, indica quién lo dijo y la fecha del mensaje.
Si algo se decidió y luego cambió, da solo la versión más reciente.

Tom comprueba cada punto con los correos. Una «decisión», un nuevo plan de aparcamiento, era solo una sugerencia que nadie confirmó, así que la pasa a las preguntas abiertas. Luego pide una respuesta:

Redacta una respuesta para todos los participantes de este hilo a partir de mis puntos de abajo,
con el tono de mis mensajes anteriores aquí. No añadas nada más.
- La empresa de mudanzas está reservada para el 14 de noviembre
- Necesito la lista de llaves de servicios generales para el viernes
- El plan de aparcamiento sigue abierto; propondré uno el miércoles

Cambia dos expresiones que no suenan a él y la envía. Después de una reunión, pide a la IA de la app de reuniones las decisiones y los responsables a partir de la transcripción, con «sin indicar» donde nadie asumió una tarea, y los compara con sus notas. Luego, en un documento nuevo, convierte sus notas sin pulir en un primer borrador del plan de mudanza y completa dos fechas que el borrador había dejado en blanco.

Practica ahora

1. Con tu cuenta de trabajo, busca el botón o el panel lateral de IA en tu app de correo. Si no hay ninguno, pregunta al departamento de TI si lo tienes activado.
2. En un hilo largo en el que participaste, pide las decisiones y las preguntas abiertas. Comprueba cada punto con los mensajes.
3. Escribe tres puntos y pide una respuesta con tu tono. Edítala y envíala tú.
4. Si tu app de reuniones guarda una transcripción, pide las decisiones y los responsables. Compáralos con tus notas.
5. En un documento nuevo, pide un primer borrador a partir de notas sin pulir. Completa todo lo que haya marcado como pendiente.

Al final deberías tener cuatro resultados comprobados: un resumen, una respuesta que enviaste, decisiones con responsables y un primer borrador.

Copia esta plantilla

Usa solo [este hilo / esta transcripción / mis notas de abajo].
Si algo no aparece, escribe «sin indicar» en lugar de adivinar.
Elige la parte que necesites:

1. Hilo: enumera las decisiones tomadas y las preguntas abiertas, cada una con quién
   lo dijo y la fecha. Si una decisión cambió después, da la más reciente.

2. Respuesta: redacta una respuesta para [persona o grupo] a partir de mis puntos, con el
   tono de mis mensajes anteriores, en menos de [número] palabras. No añadas nada más.
   - [punto]
   - [punto]

3. Reunión: enumera las decisiones y luego las tareas, cada una con un responsable y
   una fecha de entrega.

4. Primer borrador: convierte mis notas en [tipo de documento] para
   [destinatarios], con encabezados. Marca todo lo que falte como «por añadir».

Notas:
[pega tus notas sin pulir, si las hay]

Revisa el resultado

• ¿Cada decisión del resumen se acordó en el hilo, y no solo se sugirió?
• ¿El resumen incluyó los últimos mensajes, donde los planes suelen cambiar?
• ¿Cada responsable es alguien que de verdad asumió la tarea?
• ¿La respuesta dice solo lo que decían tus puntos, con palabras que usarías tú?
• ¿El primer borrador añadió hechos, cifras o fechas que no estaban en tus notas?

Errores comunes

• Reenviar el resumen de un hilo que no has leído. Puede omitir la respuesta que cambió el plan. Lee tú mismo los últimos mensajes.
• Dar por hecho que solo ve el correo abierto. En algunas apps puede usar otros correos y archivos que tú puedes abrir. Pregúntale cuáles usó.
• Creer que integrada significa permitida para todo. Tu empresa decide qué funciones están activadas y para qué se pueden usar. Si no estás seguro, pregunta.
• Aceptar los responsables que eligió la IA. Puede asignar una tarea a quien la mencionó, no a la persona que aceptó hacerla.