استخدم الذكاء الاصطناعي المدمج في تطبيقات عملك

ما ستتعلمه

• ما الذي يستطيع الذكاء الاصطناعي المدمج في تطبيقات البريد الإلكتروني والمستندات والاجتماعات العمل عليه، ولماذا يهم ذلك
• أربع مهام: تلخيص سلسلة رسائل، وصياغة رد، وسرد القرارات والمسؤولين عنها من اجتماع، وتحويل الملاحظات إلى مسودة أولى
• كيف تتحقق من كل نتيجة قبل أن يراها أي شخص آخر

الفكرة

أصبح الذكاء الاصطناعي مدمجًا في كثير من تطبيقات العمل، على شكل زر أو لوحة جانبية في تطبيق البريد الإلكتروني أو المستندات أو الاجتماعات. ومن الأمثلة Microsoft Copilot في Outlook وWord وTeams، وGemini في Gmail وDocs. وتوفره لديك، والأجزاء المتاحة منه، يتوقفان على خطة شركتك وإعداداتها، ويستطيع قسم تقنية المعلومات أن يخبرك بذلك.

بخلاف روبوت دردشة في علامة تبويب أخرى في المتصفح، يستطيع الذكاء الاصطناعي داخل تطبيق العمل أن يعمل على ما هو موجود فيه أصلًا: سلسلة الرسائل المفتوحة، والمستند، والتفريغ النصي للاجتماع، وفي بعض التطبيقات رسائلك وملفاتك الأخرى. وفي حساب العمل، يعمل عادة ضمن صلاحيات شركتك: فهو يستخدم ما يسمح لحسابك بفتحه أصلًا، ولا شيء أكثر.

ولهذا هو مفيد، ولهذا تبقى قواعد درس قبل أن تستخدم الذكاء الاصطناعي في العمل سارية. استخدم حساب العمل الذي اعتمدته شركتك. وقدرتك على فتح ملف لا تعني أن محتواه مكانه ملخص ترسله إلى الآخرين.

ومع ذلك يحتاج إلى تحقق. فقد يقدم الملخص اقتراحًا على أنه متفق عليه، وهذا ما يسمى الهلوسة: مخرجات لا تطابق المواد التي أعطيت له. وقد يفوته أيضًا آخر رد غير الخطة. في كل مهمة، قل ما تريد أن تحصل عليه، واطلب منه ألا يخمن، وتحقق من النتيجة مقابل المصدر.

مثال

يعود Tom، وهو مدير مكتب، يوم الاثنين ليجد 23 رسالة عن نقل المكتب. في لوحة الذكاء الاصطناعي في تطبيق بريده، وبحساب العمل، يطلب:

لخص سلسلة الرسائل هذه في قائمتين: القرارات المتخذة، والأسئلة المفتوحة.
لكل عنصر، اذكر من قاله وتاريخ الرسالة.
إذا تقرر شيء ثم تغير لاحقًا، فاذكر أحدث صيغة فقط.

يتحقق Tom من كل عنصر مقابل الرسائل. أحد «القرارات»، وهو خطة جديدة لمواقف السيارات، لم يكن إلا اقتراحًا لم يؤكده أحد، فينقله إلى الأسئلة المفتوحة. ثم يطلب ردًا:

اكتب مسودة رد على كل من في سلسلة الرسائل هذه من نقاطي أدناه،
بنبرة رسائلي السابقة هنا. لا تضف شيئًا آخر.
- شركة النقل محجوزة ليوم 14 نوفمبر
- أحتاج إلى قائمة المفاتيح من قسم المرافق بحلول يوم الجمعة
- خطة مواقف السيارات لم تحسم بعد؛ سأقترح خطة يوم الأربعاء

يغير عبارتين لا تشبهان أسلوبه ويرسل الرد. وبعد اجتماع، يطلب من الذكاء الاصطناعي في تطبيق الاجتماعات القرارات والمسؤولين عنها من التفريغ النصي، مع كتابة «غير مذكور» حيث لم يتول أحد المهمة، ويتحقق منها مقابل ملاحظاته. ثم يحول، في مستند جديد، ملاحظاته الأولية إلى مسودة أولى لخطة النقل، ويملأ تاريخين تركتهما المسودة فارغين.

تدرب الآن

1. في حساب العمل، ابحث عن زر الذكاء الاصطناعي أو اللوحة الجانبية في تطبيق بريدك. إذا لم تجده، فاسأل قسم تقنية المعلومات هل هو مفعل لك.
2. في سلسلة رسائل طويلة كنت طرفًا فيها، اطلب القرارات والأسئلة المفتوحة. تحقق من كل عنصر مقابل الرسائل.
3. اكتب ثلاث نقاط واطلب ردًا بنبرتك. عدله وأرسله بنفسك.
4. إذا كان تطبيق اجتماعاتك يحتفظ بتفريغ نصي، فاطلب القرارات والمسؤولين عنها. قارنها بملاحظاتك.
5. في مستند جديد، اطلب مسودة أولى من ملاحظات أولية. املأ كل ما وضع عليه علامة ناقص.

في النهاية يجب أن تكون لديك أربع نتائج جرى التحقق منها: ملخص، ورد أرسلته، وقرارات مع مسؤوليها، ومسودة أولى.

انسخ هذا القالب

استخدم [سلسلة الرسائل هذه / هذا التفريغ النصي / ملاحظاتي أدناه] فقط.
إذا لم يكن شيء ما موجودًا فيها، فاكتب «غير مذكور» بدلًا من التخمين.
اختر الجزء الذي تحتاج إليه:

1. سلسلة الرسائل: اذكر القرارات المتخذة والأسئلة المفتوحة، مع من قال كلًا منها
   وتاريخه. إذا تغير قرار لاحقًا، فاذكر أحدث صيغة.

2. الرد: اكتب مسودة رد إلى [الشخص أو المجموعة] من نقاطي، بنبرة رسائلي
   السابقة، في أقل من [العدد] كلمة. لا تضف شيئًا آخر.
   - [نقطة]
   - [نقطة]

3. الاجتماع: اذكر القرارات، ثم المهام، مع مسؤول وموعد تسليم لكل منها.

4. المسودة الأولى: حول ملاحظاتي إلى [نوع المستند] موجه إلى [الجمهور]،
   مع عناوين. ضع علامة «يضاف لاحقًا» على كل ما هو ناقص.

الملاحظات:
[الصق الملاحظات الأولية، إن وجدت]

تحقق من النتيجة

• هل كل قرار في الملخص متفق عليه في سلسلة الرسائل، لا مقترح فقط؟
• هل شمل الملخص أحدث الرسائل، حيث تتغير الخطط كثيرًا؟
• هل كل مسؤول شخص تولى المهمة فعلًا؟
• هل يقول الرد ما قالته نقاطك فقط، وبكلمات قد تستخدمها أنت؟
• هل أضافت المسودة الأولى حقائق أو أرقامًا أو تواريخ لم تكن في ملاحظاتك؟

أخطاء شائعة

• إعادة توجيه ملخص لسلسلة رسائل لم تقرأها. قد يسقط منه الرد الذي غير الخطة. اقرأ آخر بضع رسائل بنفسك.
• افتراض أنه لا يرى إلا الرسالة المفتوحة. في بعض التطبيقات يستطيع استخدام رسائل وملفات أخرى يمكنك فتحها. اسأله أيها استخدم.
• الظن أن كونه مدمجًا يعني أنه مسموح لكل شيء. شركتك هي التي تقرر أي الميزات مفعلة وفيم يجوز استخدامها. إذا لم تكن متأكدًا، فاسأل.
• قبول المسؤولين الذين اختارهم الذكاء الاصطناعي. قد يسند مهمة إلى من ذكرها، لا إلى الشخص الذي وافق على القيام بها.