Die integrierte KI in deinen Arbeits-Apps nutzen

Das lernst du

• Woran die KI in deinen E-Mail-, Dokument- und Meeting-Apps arbeiten kann und warum das wichtig ist
• Vier Aufgaben: einen Verlauf zusammenfassen, eine Antwort entwerfen, Entscheidungen und Verantwortliche aus einem Meeting auflisten, Notizen in einen ersten Entwurf verwandeln
• Wie du jedes Ergebnis prüfst, bevor es jemand anderes sieht

Die Idee

Viele Arbeits-Apps haben inzwischen KI eingebaut, als Schaltfläche oder Seitenleiste in deiner E-Mail-, Dokument- oder Meeting-App. Beispiele sind Microsoft Copilot in Outlook, Word und Teams sowie Gemini in Gmail und Docs. Ob du sie hast und welche Teile davon, hängt vom Tarif und den Einstellungen deiner Firma ab: Die IT kann es dir sagen.

Anders als ein Chatbot in einem anderen Browser-Tab kann die KI in einer Arbeits-App mit dem arbeiten, was schon da ist: dem geöffneten Verlauf, dem Dokument, dem Meeting-Transkript und in manchen Apps auch deinen anderen E-Mails und Dateien. Bei einem Arbeitskonto arbeitet sie meist mit den Berechtigungen deiner Firma: Sie nutzt, was dein Konto ohnehin öffnen darf, und nichts darüber hinaus.

Deshalb ist sie nützlich, und deshalb gelten die Regeln aus Bevor du KI bei der Arbeit nutzt weiter. Nutze das Arbeitskonto, das deine Firma freigegeben hat. Dass du eine Datei öffnen kannst, heißt nicht, dass ihr Inhalt in eine Zusammenfassung gehört, die du an andere weiterleitest.

Prüfen musst du trotzdem. Eine Zusammenfassung kann einen Vorschlag als beschlossen darstellen. Das ist eine Halluzination: eine Ausgabe, die nicht zu dem Material passt, das die KI bekommen hat. Sie kann auch die letzte Antwort übersehen, die den Plan geändert hat. Sag bei jeder Aufgabe, was du zurückhaben willst, sag ihr, dass sie nicht raten soll, und prüfe das Ergebnis an der Quelle.

Beispiel

Tom, Büroleiter, kommt am Montag zurück und findet 23 E-Mails zum Büroumzug vor. Im KI-Bereich seiner E-Mail-App, mit seinem Arbeitskonto, fragt er:

Fasse diesen Verlauf in zwei Listen zusammen: getroffene Entscheidungen und offene Fragen.
Nenne bei jedem Punkt, wer es gesagt hat, und das Datum der Nachricht.
Wenn etwas beschlossen und später geändert wurde, nenne nur die neueste Fassung.

Tom prüft jeden Punkt anhand der E-Mails. Eine „Entscheidung“, ein neuer Parkplan, war nur ein Vorschlag, den niemand bestätigt hatte, also verschiebt er ihn zu den offenen Fragen. Dann bittet er um eine Antwort:

Entwirf aus meinen Punkten unten eine Antwort an alle in diesem Verlauf,
im Ton meiner früheren Nachrichten hier. Füge nichts anderes hinzu.
- Die Umzugsfirma ist für den 14. November gebucht
- Ich brauche die Schlüsselliste vom Facility Management bis Freitag
- Der Parkplan ist noch offen; ich schlage am Mittwoch einen vor

Er ändert zwei Formulierungen, die nicht nach ihm klingen, und schickt die Antwort ab. Nach einem Meeting bittet er die KI der Meeting-App um Entscheidungen und Verantwortliche aus dem Transkript, mit „nicht angegeben“, wo niemand eine Aufgabe übernommen hat, und prüft sie anhand seiner Notizen. Dann macht er in einem neuen Dokument aus seinen groben Notizen einen ersten Entwurf des Umzugsplans und ergänzt zwei Termine, die darin offen geblieben sind.

Jetzt üben

1. Such in deiner E-Mail-App mit deinem Arbeitskonto die KI-Schaltfläche oder Seitenleiste. Wenn es keine gibt, frag die IT, ob die Funktion für dich eingeschaltet ist.
2. Bitte in einem langen Verlauf, an dem du beteiligt warst, um Entscheidungen und offene Fragen. Prüfe jeden Punkt anhand der Nachrichten.
3. Schreib drei Stichpunkte und bitte um eine Antwort in deinem Ton. Überarbeite sie und schick sie selbst ab.
4. Wenn deine Meeting-App ein Transkript speichert, bitte um Entscheidungen und Verantwortliche. Vergleiche sie mit deinen Notizen.
5. Bitte in einem neuen Dokument um einen ersten Entwurf aus groben Notizen. Ergänze alles, was als fehlend markiert ist.

Am Ende solltest du vier geprüfte Ergebnisse haben: eine Zusammenfassung, eine abgeschickte Antwort, Entscheidungen mit Verantwortlichen und einen ersten Entwurf.

Diese Vorlage kopieren

Nutze nur [diesen Verlauf / dieses Transkript / meine Notizen unten].
Wenn etwas nicht darin steht, schreib „nicht angegeben“, statt zu raten.
Wähle den Teil, den du brauchst:

1. Verlauf: Liste getroffene Entscheidungen und offene Fragen auf, jeweils mit
   der Person, die es gesagt hat, und dem Datum. Wenn sich eine Entscheidung
   später geändert hat, nenne die neueste.

2. Antwort: Entwirf aus meinen Punkten eine Antwort an [Person oder Gruppe], im
   Ton meiner früheren Nachrichten, unter [Anzahl] Wörtern. Füge nichts anderes hinzu.
   - [Punkt]
   - [Punkt]

3. Meeting: Liste die Entscheidungen auf, dann die Aufgaben, jeweils mit einer
   verantwortlichen Person und einem Fälligkeitsdatum.

4. Erster Entwurf: Mach aus meinen Notizen [Art des Dokuments] für
   [Zielgruppe], mit Zwischenüberschriften. Markiere alles Fehlende mit „ergänzen“.

Notizen:
[grobe Notizen einfügen, falls vorhanden]

Das Ergebnis prüfen

• Wurde jede Entscheidung in der Zusammenfassung im Verlauf wirklich beschlossen und nicht nur vorgeschlagen?
• Hat die Zusammenfassung die neuesten Nachrichten berücksichtigt, in denen sich Pläne oft ändern?
• Ist jede verantwortliche Person jemand, der die Aufgabe wirklich übernommen hat?
• Sagt die Antwort nur, was in deinen Punkten stand, in Worten, die du selbst verwenden würdest?
• Hat der erste Entwurf Fakten, Zahlen oder Termine ergänzt, die nicht in deinen Notizen standen?

Häufige Fehler

• Eine Zusammenfassung eines Verlaufs weiterleiten, den du nicht gelesen hast. Sie kann die Antwort weglassen, die den Plan geändert hat. Lies die letzten Nachrichten selbst.
• Annehmen, dass sie nur die geöffnete E-Mail sieht. In manchen Apps kann sie andere E-Mails und Dateien nutzen, die du öffnen kannst. Frag sie, welche sie verwendet hat.
• Glauben, eingebaut heiße für alles erlaubt. Deine Firma entscheidet, welche Funktionen eingeschaltet sind und wofür sie genutzt werden dürfen. Wenn du unsicher bist, frag nach.
• Die Verantwortlichen übernehmen, die die KI ausgewählt hat. Sie gibt eine Aufgabe womöglich der Person, die sie erwähnt hat, und nicht der, die zugesagt hat, sie zu erledigen.